Dotadas de presunção de veracidade e de publicidade, as procurações públicas são instrumentos preferidos e muitas vezes necessários para realização dos mais variados tipos de negócios jurídicos pelas empresas.
A grande vantagem desses documentos é a segurança jurídica que eles agregam à transação.
Isso porque todos os atos praticados pelos notários têm fé pública, conferindo à parte contratante a garantia de que aquele procurador efetivamente representa os interesses da empresa com a qual está concluindo um acordo. A qualquer momento, os envolvidos podem buscar assegurar-se ainda mais e conferir o documento original, cuja publicidade também é promovida pelo registro.
Para tornar possíveis essas vantagens, a lavratura desse tipo de documento costuma estar envolta em uma série de formalidades.
Embora, em geral, elas possam ser consideradas necessárias para garantir um alto nível de confiabilidade, como esses serviços públicos realizam centenas de atendimentos diários, não raro o simples envio da procuração para análise pode se transformar em um gargalo das operações da empresa. E para complicar ainda mais, a essas dificuldades se somam aquelas que decorrem dos fluxos internos da própria companhia quando se trata desse tipo de instrumento.
Conheça o netLex Soluções
O netLex já é reconhecido no mercado nacional e internacional por oferecer aos nossos clientes um serviço altamente personalizado, que permite a configuração integral dos workflows e documentos de acordo com as demandas específicas da sua empresa.
Porém, a cada novo cliente, nós observamos que alguns fluxos eram muito parecidos, pois envolvem rotinas presentes em quase todas as organizações, como é o caso da gestão de procurações. Para atender a essas demandas de forma mais rápida, nós desenvolvemos as Soluções.
A ideia é deixar a plataforma pronta para uso, reduzindo o tempo de implantação e, consequentemente, os custos da contratação do software de CLM, sem perder a simplicidade e segurança proporcionadas por essa tecnologia.
Neste texto da série netLex Soluções, você vai conhecer uma dessas aplicações, a de gestão de procurações públicas, e vai entender como é possível simplificar esse workflow da sua empresa.
Solicitação, elaboração e aprovação: similaridades entre as procurações públicas e particulares
As etapas de solicitação, elaboração e de aprovação, pelo gestor do outorgado e pelo departamento Jurídico, são muito similares nos casos das procurações particulares e das públicas, já que estas são fases conduzidas ainda dentro da empresa.
Solicitação de procurações
Com o netLex, a solicitação é realizada a partir de questionários pré-estruturados, que contém todas as informações necessárias à análise da demanda por parte do gestor. Esse procedimento tem a vantagem de ser realizado integralmente dentro da plataforma, evitando que solicitações sejam recebidas em múltiplas fontes, o que torna muito mais simples o trabalho de quem tem que avaliar a pertinência dos pedidos.
Elaboração de procurações
Os dados preenchidos pelo solicitante no questionário já são automaticamente incluídos no documento padrão da empresa, de forma que a etapa de elaboração da procuração é simultânea à de solicitação.
Portanto, não é preciso copiar e colar um modelo ou preencher manualmente as informações necessárias a partir de e-mails enviados dos mais diversos setores da empresa. Isso reduz a possibilidade de erros humanos e, consequentemente, aumenta as chances de que a procuração passe rapidamente pelo cartório.
Aprovação pelo gestor
O encarregado da área recebe todos os dados preenchidos pelo solicitante em um painel simplificado e pode ter a certeza de que as informações ali indicadas foram corretamente inseridas no documento final. Assim, ele pode se dedicar à verificação da regularidade daquela solicitação conforme o organograma da empresa e identificar quem será o responsável pela assinatura, por exemplo.
Aprovação pelo Jurídico
Uma vez aprovada administrativamente a procuração, o documento é enviado ao departamento Jurídico, que incluirá informações como o fundamento normativo daquele mandato, além de conferir a regularidade dos poderes atribuídos.
Essas atividades podem ser realizadas por meio do questionário automatizado e pela simples verificação do dashboard, o que afasta a necessidade de “correr o olho” pelo documento para garantir que tudo esteja correto. Novamente, evita-se, assim, erros humanos.
Com a solução, os advogados também podem deixar pré-configurada a redação dos poderes que constarão dos documentos, usando uma estrutura intuitiva e no code (“sem código”, em português).
O diferencial da procuração pública: a revisão pelo cartório e etapa adicional no Jurídico
Uma vez aprovado o documento pelos advogados da empresa, é necessário o registro da procuração no tabelionato de notas. Como vimos, essa etapa é um potencial gargalo das operações, já que o instrumento passará por um fluxo de trabalho externo ao da companhia, essencialmente complexo e marcado por formalidades.
A desconformidade com qualquer dos requisitos previstos nas diversas regras aplicáveis pode resultar na reprovação da solicitação, de forma que a companhia precisará iniciar todo o procedimento novamente. Além dos potenciais custos com pessoal e com as taxas de cartório, esse cenário pode ser altamente prejudicial se ocorrer, por exemplo, durante negociações para uma transação importante.
Por isso, uma das etapas da gestão de procurações públicas com a solução de gestão de procurações públicas é a revisão pelo cartório, que pode ocorrer de duas formas.
Incluindo o cartório no fluxo de revisão
Caso o tabelionato da sua localidade já tenha digitalizado seus serviços, é possível que estejam dispostos a receber o documento para revisão via netLex. Assim, a unidade serventuária poderá ser incluída no fluxo, receber por email a autorização de acesso ao arquivo feito na plataforma, realizar as modificações que entender necessárias e remetê-lo para o próximo passo de gestão da procuração.
Esse vínculo cooperativo pode ser muito vantajoso para ambas as partes na medida em que agrega eficiência, simplicidade e segurança à fase de revisão do instrumento.
Retirando temporariamente o documento da plataforma
Caso o cartório ainda não esteja nesse grau de digitalização, é possível extrair o documento diretamente da plataforma, tramitá-lo na repartição pública e depois colocá-lo novamente no sistema. Nessa hipótese, o usuário receberá informações detalhadas sobre como deverá proceder para assegurar que todas as etapas do processo externo à empresa ocorram da melhor forma possível.
Em qualquer dos dois casos, o workflow no netLex coloca uma revisão adicional pelo jurídico logo após o recebimento do documento aprovado pelo cartório, para que os advogados tenham a oportunidade de conferir se todos os trâmites foram realizados da forma correta e se nenhuma informação importante foi modificada ou acidentalmente suprimida enquanto o instrumento estava fora da companhia.
Assinaturas e gerenciamento das procurações
Quando a procuração já tiver sido aprovada pelo cartório e revisada novamente pelo time do Jurídico, mais duas ações são necessárias: a coordenação das assinaturas e a inclusão de informações finais, como a data e local de conclusão, e as custas cartorárias.
A assinatura pode ser realizada por meio das diversas integrações nativas que o netLex possui com os principais prestadores desse serviço no mercado. Caso o cartório não aceite as assinaturas eletrônicas, também é possível extrair o documento do sistema, colher as assinaturas presencialmente, reconhecer as firmas e depois colocar o instrumento novamente no ambiente digital.
A partir da data de assinatura e dos prazos de vigência, a plataforma calcula o termo final do documento, com a possibilidade de configurar avisos sobre a aproximação da janela de renovação. O dado sobre as despesas com o registro também será compilado para fins de prestação de contas pelos respectivos setores.
Há outros três tipos de dados que podem ser extraídos de procurações para seu acompanhamento eficiente. Veja quais são eles no texto Data-driven: 3 tipos de dados para uma gestão eficiente de procurações
Some a segurança da procuração pública à simplicidade do netLex
Não é porque o fluxo de gestão da procuração pública passa por um agente externo à empresa que ele precisa ser mais complexo ou moroso.
Com as soluções do netLex é possível promover o máximo de eficiência aos procedimentos internos, da solicitação às revisões, além de criar uma comunicação eficiente com o tabelionato para análise e registro do documento. Assim, a companhia pode usufruir da enorme segurança jurídica proporcionada pela escritura pública, ao mesmo tempo em que aposta em workflows simples e 100% digitalizados.
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