CLM e IPD: transformando contratos em ferramentas do Lean Construction

Em 2023, o cenário global da construção civil parece estar vivendo um momento positivo. 

O destravamento das obras no período pós Pandemia de COVID-19, fez com que 66% dos gestores de projeto se dissessem otimistas ou muito otimistas com as perspectivas para o mercado, segundo a KPMG. 

Porém, antigos desafios ainda permanecem. 

De acordo com a mesma pesquisa, 37% dos administradores relataram ter ultrapassado orçamentos e/ou datas de entrega em mais de 20% por causa de má gestão de riscos, sendo que esse percentual chega a 40% em relação às firmas de engenharia e construção. Naturalmente, isso contribui para o aumento do custo do capital, motivo pelo qual, 87% dos entrevistados enxergam um nível maior de escrutínio ao redor de projetos que envolvem grandes valores. 

No Brasil, um estudo conduzido pela FGV identificou que, desde 1995, a produtividade da construção civil nacional caiu em 0.62% ao ano. Uma outra análise, que incluiu o período entre 2007 e 2021, também mapeou a tendência de queda, alcançando 0.92% ao ano no segmento de edificações. Nem mesmo o boom do mercado imobiliário entre 2007 e 2013 foi suficiente para reverter essa média, já que o crescimento não se manteve nos anos subsequentes.

É evidente que esse problema é complexo e tem várias causas. 

Fatores macroeconômicos, como o alto custo do financiamento, complexa carga tributária e reduzida qualificação da mão-de-obra convivem com a realidade específica cada vez mais complicada das cadeias produtivas e dos parâmetros regulatórios do setor da construção.

Nesse cenário, muitos gestores recorrem aos princípios do Lean Construction, ou Construção Enxuta, em português, para melhorar a produtividade dos seus projetos.

Lean Construction: melhorando a produtividade da construção civil

Segundo o Lean Construction Institute, Lean Construction é um processo de entrega de projetos que usa vários métodos para maximizar o valor gerado para os envolvidos, ao mesmo tempo em que reduz desperdícios ao enfatizar a colaboração entre times.

Os seis princípios que orientam a construção enxuta são:

• Eliminar o que não acrescenta: fontes de desperdício precisam ser identificadas e suprimidas, de forma que tudo o que for comprado, processado, armazenado e entregue o seja nas quantidades corretas e ao tempo certo. Essa lógica se aplica, inclusive, à perda de criatividade e do potencial humano das pessoas envolvidas no trabalho.
• Agregar valor: desde o início é preciso identificar os pontos que geram valor a todos os envolvidos. Uma forma de fazer isso é mapeando o que satisfaz as necessidades dos stakeholders, disseminando essa informação entre todos os integrantes do projeto e usando esse parâmetro não só como fator de priorização, mas também para avaliação do resultado final.
• Diminuir a variabilidade: sempre que for possível, institua processos padronizados, com o objetivo de promover a consistência. Isso reduz a curva de aprendizado em momentos em que é necessário pivotar a estratégia, ou realocar equipes, já que todos os fluxos e atividades seguem uma lógica familiar.
• Otimização do ciclo: esse movimento passa pela reavaliação do tempo gasto em cada atividade do projeto e também envolve a redução do número de passos e/ou partes, optando pela adoção de etapas síncronas, quando possível, ou até mesmo a reestruturação de fluxos para eliminação de entraves.
• Tornar processos transparentes: quando o projeto é gerido de forma transparente em todas as suas frentes, fica mais fácil identificar pontos de falha ou decisões que, se tomadas, trarão prejuízo para outras demandas atuais ou futuras. Isso vai desde processos simples com menos pontos de atrito, até a eliminação de obstáculos visuais nos canteiros de obras, garantindo sempre um canal de comunicação aberto.
• Respeito pelas pessoas: confiança e colaboração são essenciais para permitir que as pessoas envolvidas nos projetos alcancem uma performance que contribui para a qualidade do resultado final.

Existem diferentes ferramentas e abordagens que ajudam a implementar os princípios do Lean Construction, inclusive os contratos. 

Entenda mais na sequência.

O que Lean Construction tem a ver com gestão de contratos?

Existem duas formas de implementar a lógica da Lean Construction usando contratos na construção civil:

• Integrated Project Delivery (IPD), ou entrega integrada de projetos
• Contract Lifecycle Management (CLM), ou gestão do ciclo de vida dos contratos

Enquanto essas duas abordagens funcionam melhor em conjunto, é interessante observar que elas também entregam bons resultados separadamente. Assim, é possível adotar a metodologia que melhor se adapte ao cenário atual da sua empresa. 

Integrated Project Delivery

O IPD é uma abordagem colaborativa para a entrega de projetos na construção civil. Segundo o American Institute of Architects (AIA), ou instituto americano de arquitetos, a proposta é integrar pessoas, sistemas, estruturas de negócios e práticas em um processo único que otimize resultados, aumente a geração de valor, reduza prejuízos e maximize a eficiência.  

Com esse direcionamento, o IPD acaba se tornando, por excelência, uma ferramenta de construção enxuta.

O instrumento que operacionaliza o IPD é um contrato que envolve pelo menos o projetista principal, o construtor principal e o proprietário da obra. A AIA desenvolveu, inclusive, o modelo de documento A295, para ser usado por empresas que desejem implementar esse tipo de prática nos seus projetos.

Como explica o livro “Lean Construction: core concepts and new frontiers”, juntos, esses três atores formalizam alguns pontos centrais:

• Questões comerciais: sistema de distribuição de riscos e benefícios. Partindo de uma lógica de open book, o dono da obra indica qual é o valor máximo que ele pode pagar no empreendimento, e cabe aos três envolvidos buscarem formas de estruturar a obra dentro dessa margem. Como incentivo, o IPD costuma prever que a diferença entre o valor final e o preço calculado neste momento inicial será dividida entre os integrantes do acordo quando da entrega.
• Questões operacionais: prevê rotinas de gestão de pessoas, fluxos de informações, e outras disposições importantes para manter o projeto no curso certo.  
• Questões organizacionais: é estruturado um órgão responsável pela gestão da obra, que pode ser chamado de Core Group, ou grupo central, em português, composto pelos três agentes envolvidos no acordo. São eles os responsáveis pela tomada de decisões ao longo da execução da obra, sendo que todas as conclusões devem ser consensuais.

Esse tipo de contrato difere bastante da lógica tradicional de contratação na construção civil.

Fora do contexto do IPD, o que se faz em geral é envolver sucessivamente o projetista, os serviços de engenharia, o construtor e, só então, os fornecedores dos demais serviços necessários. Cada um desses agentes firma contratos diferentes com o proprietário do investimento, deixando o esquema centralizado, mas pouco colaborativo. Na prática, isso pode desperdiçar o potencial articulador dos contratos, que acabam sendo deixados de lado até que algum conflito aconteça.

Contract Lifecycle Management (CLM)

Por sua influência no modelo de negócios, e também por uma necessidade de treinamento específico da mão de obra para aplicação eficiente das rotinas de colaboração, nem todas as organizações estão prontas para adotar sem restrições o modelo do IPD.

Isso não significa, no entanto, que o Lean Construction esteja fora do horizonte dessas empresas. Ainda é possível melhorar, e muito, os resultados gerados pelas formas tradicionais de contratação quando se promove uma gestão eficiente dos acordos.

Dados apontam que essa tarefa ainda é um desafio considerável para grandes empresas:

• Segundo a World Commerce and Contracting Association, a má gestão de obrigações pode levar a perda de até 20% da receita total da empresa.
• Já de acordo com a consultoria KPMG, prejuízos em acordos específicos podem levar a uma redução de até 40% do valor esperado com o contrato.

Essas perdas se somam às várias ineficiências nos fluxos do projeto que acabam resultando na baixa produtividade do setor de construção civil.

O Contract Lifecycle Management, ou gestão do ciclo de vida dos contratos, é um conjunto de práticas gerenciais que permite reverter esses prejuízos, levando ao aumento da eficiência em todas as etapas que fazem parte da administração desse tipo de documento dentro de uma empresa.

O sucesso dessa abordagem tem um segredo: tecnologia. 

Quando o CLM é implementado usando uma plataforma de automatização de documentos e fluxos de trabalho, ele funciona como uma verdadeira ferramenta Lean, já que promove a identificação e eliminação de desperdícios, além da transparência e a geração de mais valor para os envolvidos.

Veja abaixo como é possível otimizar cada etapa do ciclo de vida dos contratos com CLM:

O interessante é que as ferramentas de CLM se aplicam tanto à abordagem tradicional de contratação quanto ao IPD. Afinal, tratam-se de documentos contratuais cujos ciclos de vida incluem as sete etapas descritas na imagem, e que ainda podem se beneficiar da simplificação e agilidade promovida pelo uso de tecnologia.

Para se aprofundar nesse tema e ver exemplos específicos de aplicação do CLM aos contratos de construção civil, leia: Menos custos, mais eficiência: a tecnologia de CLM na Construção Civil

Gestão de contratos na construção civil é com netLex

Empresas no setor da construção civil estão atentas a formas de melhorar produtividade, entregando obras dentro do orçamento e dos prazos planejados. Alcançar esse resultado passa pela otimização de todos os detalhes do projeto, desde o planejamento até a execução e a entrega.

Na busca por formas de reduzir desperdícios nos projetos, o Lean Construction, e a aplicação dos seus princípios aos contratos, tem chamado cada vez mais a atenção do mercado. Nesse cenário, três possibilidades se abrem: a adoção de técnicas de IPD, de plataformas de CLM, ou a somatória das duas abordagens.

Se você gostaria de ver na prática como funciona uma plataforma de gestão do ciclo de vida dos contratos, tanto na abordagem tradicional quanto para um cenário colaborativo, venha conhecer o netLex, um software de CLM completo usado por empresas como a MRV e a Andrade Gutierrez.