O setor de construção civil é a maior indústria do mundo, representando 13% do PIB global. No Brasil, a fatia do produto interno bruto correspondente às atividades da área cresceu 9,7% em 2021, puxando a retomada da economia após a pandemia de COVID-19.

Chegar a esses resultados, no entanto, não é simples. O sucesso dos grandes empreendimentos, com alto grau de complexidade, depende de uma incomparável excelência logística. E não só: essa eficiência precisa se manter por toda a duração do contrato, que pode variar de 2 a 4,5 anos.

Durante todo esse intervalo, é preciso acompanhar o cumprimento de dezenas, senão centenas de acordos com fornecedores, isso sem contar a gestão dos colaboradores e as negociações para venda das unidades construídas.

Nem sempre essa articulação dá certo. Um estudo conduzido pela McKinsey, que avaliou 100 grandes projetos brasileiros, identificou que houve aumento de custos e atraso de quase 20 meses em 80% dos empreendimentos analisados.

O recente estado de desorganização das cadeias produtivas, causado pelo aumento do dólar e pela pandemia de COVID-19, tem o potencial de complicar ainda mais esse cenário. Aço, PVC, alumínio e pisos cerâmicos são alguns dos produtos que têm preocupado os coordenadores de projetos no setor, segundo a Associação dos Comerciantes de Materiais de Construção.

Uma parte substancial desses contratempos poderia ser revertida com uma gestão mais eficiente de contratos no setor de Suprimentos das grandes construtoras. Identificando essa janela de oportunidades, 67% dos executivos da área indicam que a melhoria dos processos internos das suas empresas é prioridade na gestão, segundo estudo conduzido pela World Commerce and Contracting em 2021.

O sucesso nessa empreitada é um grande diferencial competitivo da companhia. Considerando o período de ajustamento pelo qual passa o setor, a consultoria McKinsey projeta que os disruptores terão acesso mais rápido a uma nova fatia do mercado equivalente a 265 bilhões de dólares.

No texto de hoje, você vai entender como um software de Contract Lifecycle Management -CLM, ou gestão do ciclo de vida dos contratos, é um poderoso aliado da sua empresa na melhora dos processos internos e da gestão eficiente na área de Suprimentos.

CLM no setor de Suprimentos

A área de compras na construção civil tem a hercúlea tarefa de assegurar que todos os insumos necessários à realização das obras sejam adquiridos de fornecedores competentes, entregues e conferidos em tempo, além de garantir a observância dos mais variados controles de qualidade. Para fazê-lo, precisam articular com eficiência as solicitações das áreas de planejamento, levando em consideração pontos levantados pelos times do Jurídico e do Financeiro.

Desempenhar essas atividades de forma ágil passa pela gestão eficiente de documentos e bases de dados importantes para o negócio, como é o caso dos cadastros de fornecedores e os próprios contratos de compra de materiais.

Uma forma eficiente de fazê-lo é adotando o Contract Lifecycle Management, um conjunto de técnicas de gestão de contratos que leva em consideração todas as etapas do ciclo de vida desses instrumentos.

Somada à tecnologia, essa abordagem permite a manutenção da qualidade dos procedimentos, ao mesmo tempo em que gera redução de custos, tornando-se uma ferramenta necessária para aprimorar o trabalho no setor de Suprimentos.

Veja abaixo algumas aplicações específicas de um bom software de CLM, como o netLex, à área de compras de uma empresa no ramo de construção civil.

1. Cadastro e análise de de fornecedores

Grandes construtoras contam com uma quantidade considerável de fornecedores.

Com alguns deles, a parceria já é, inclusive, mais consolidada, e a confiança que foi construída nesse vínculo torna a atualização do cadastro e das análises uma tarefa relativamente simples. Mas os custos do insucesso na contratação de um fornecedor são consideráveis. Por isso, quando o contratado ainda não é conhecido ou tem pouca projeção no mercado, é preciso ter atenção redobrada.

Algumas das funcionalidades de uma plataforma de CLM que auxiliam o setor de compras nessa etapa, são:

• Questionário automatizado: assegure o preenchimento de todas as informações relevantes a partir de perguntas intuitivas e dinâmicas.
• Workflow de análise pré-programado: envie de forma automática todos os dados coletados para o colaborador responsável pela análise da entidade cadastrante;
• Registro integral com pesquisa simplificada: todo o trâmite de cadastro e análise fica registrado na plataforma, com possibilidade de pesquisa simplificada, dispensando o preenchimento manual de planilhas.

2. Formação de contratos

Uma vez cadastrados e aprovados os fornecedores, é preciso iniciar a etapa de negociação e elaboração dos contratos.

Muitas das ferramentas utilizadas para essa atividade são marcadas por limitações que aumentam o tempo de negociação e, consequentemente, seus custos. É o caso da comunicação por e-mail, que cria cadeias de mensagens confusas e incompletas, ou ainda da construção de minutas muito manualizadas em editores que não demarcam claramente o versionamento nem as alterações promovidas ao texto.

Nesse cenário, uma plataforma de CLM agrega simplicidade e segurança, como nos seguintes casos:

• Elaboração de documentos a partir de questionários dinâmicos, conciliando a necessidade institucional de padronização com as demandas negociais por personalização dos instrumentos;
• Engajamento do fornecedor na negociação do contrato, via plataforma, com registro integral das comunicações e modificações ao texto;
• Extração de informações diretamente dos cadastros ou das solicitações, dispensando preenchimento manual de dados e eliminando uma fonte de risco e incorreções;

3. Gestão de contratos

No dia a dia das atividades de um setor de suprimentos, é preciso acionar com agilidade contratos já firmados com o fornecedor.

Essa conferência pode ter o objetivo de verificar a regularidade das entregas, a necessidade de aditivos ou a existência de determinadas cláusulas, como multas ou prazos. É essencial também poder registrar quaisquer ocorrências durante a fase de cumprimento do contrato, para subsidiar a decisão de manter ou não aquele fornecedor na base de cadastro, por exemplo.

Casos de ineficiência nesse acompanhamento podem ter todo tipo de impacto sobre as operações, inclusive o aumento dos custos e do tempo para finalização da obra.

Com o objetivo de tornar essa tarefa mais assertiva, uma plataforma de CLM reúne funcionalidades que permitem:

• Organização dos contratos, reunindo-os de forma intuitiva no perfil da parte contratada;
• Visualização rápida e simplificada das principais cláusulas do documento, como prazos e multas;
• Extração de dados para geração de inteligência, aprimorando a visão gerencial e estratégica sobre os acordos;
• Elaboração de aditivos via questionários simplificados, engajando a parte contratada para negociação e assinatura dentro da plataforma;

Tudo o que a obra precisa: tecnologia a serviço do seu setor de Suprimentos

Para entregar obras com alto padrão de qualidade e segurança, dentro dos custos inicialmente planejados e no prazo estipulado, é indispensável aprimorar a organização das empresas de construção civil.

Desde a elaboração de cadastros de fornecedores até a gestão efetiva dos contratos firmados, é o setor de suprimentos que vai reunir tudo o que a obra precisa. Fica cada vez mais evidente que executar essa tarefa com eficiência depende do uso de ferramentas tecnológicas adequadas.

Um bom software de CLM, como o netLex, cumpre esse papel, e coloca à disposição das empresas as funcionalidades necessárias para gerenciar seus fornecedores e administrar seus contratos, extraindo dados para planejamento e estratégia.

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