Fazer a gestão documental manual e em arquivos de papel é uma tarefa extremamente demorada e que pode custar caro para uma empresa. Afinal, ter que lidar com a parte operacional de documentação física prolonga os processos, atrasando tarefas e fluxos de trabalho.
Em diferentes ocasiões também há falta de transparência em relação aos arquivos. Isso porque os documentos e dados não podem ser encontrados imediatamente e a capacidade de fornecer informações é limitada – mesmo quando existe a necessidade de uma resposta rápida.
Pensando nos pontos apresentados, trouxemos neste artigo um panorama sobre o impacto e importância da gestão eletrônica de documentos e como ela pode apoiar a sua operação. Confira!
A gestão eletrônica de documentos (GED) é uma tecnologia que permite a geração, armazenamento, controle, classificação, compartilhamento e recuperação de dados existentes e documentos sejam eles impressos ou digitais.
Embora os termos pareçam semelhantes, a gestão de documentos e a gestão eletrônica de documentos (GED) têm abordagens bem diferentes em relação ao controle da informação.
A gestão de documentos tradicional envolve processos manuais, como arquivamento físico, organização em pastas e controle por planilhas ou formulários.
É um modelo mais suscetível a perdas, erros humanos, retrabalho e dificuldades de acesso, especialmente quando o volume de documentos cresce.
Já a gestão eletrônica de documentos utiliza sistemas digitais para automatizar e otimizar esse processo. Com a GED, é possível armazenar, localizar, compartilhar, versionar e proteger arquivos de forma estruturada e segura, com recursos como controle de acesso, trilha de auditoria, backups automáticos e fluxos de aprovação integrados.
Em resumo, enquanto a gestão tradicional organiza documentos, a gestão eletrônica transforma a forma como eles circulam, são acessados e geram valor para o negócio.
Em 1984, a SoftSolutions, com sede em Chicago, apresentou seu Sistema de ERP, o CLO (Comprehensive Legal Office), durante uma conferência da American Bar Association.
CLO é a sigla para Comprehensive Legal Office, um dos primeiros sistemas digitais desenvolvidos especificamente para atender às necessidades do setor jurídico.
Na ocasião, advogados sugeriram a inclusão de funcionalidades de gerenciamento de documentos digitais. A administração na época era feita por departamentos de processamento de texto, com várias pessoas dedicadas à digitação.
A SoftSolutions então ampliou o conceito de GED, integrando-o ao sistema CLO, e, a partir dele, surgiram as primeiras demandas por funcionalidades de gestão eletrônica de documentos dentro do ambiente jurídico.
A gestão eletrônica de documentos (GED) não tem uma fórmula única para todos os contextos. Pelo contrário: existem sistemas especializados conforme a natureza dos documentos, a área da empresa e as exigências específicas de cada tipo de informação.
Isso garante maior segurança, organização e eficiência na gestão de arquivos digitais. Veja alguns exemplos de GEDs segmentados por uso:
São projetados para lidar com notas fiscais, recibos, balancetes, auditorias e relatórios contábeis.
Esses sistemas priorizam a conformidade fiscal, rastreabilidade e integração com ERPs. Também facilitam o acesso a dados históricos para fins de controle interno e obrigações legais.
Focam na gestão de contratos de trabalho, fichas cadastrais, avaliações de desempenho e exames admissionais. Precisam garantir acesso restrito e controle de prazos, como vencimento de contratos temporários ou renovação de benefícios.
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São voltados para contratos, procurações, pareceres, petições e documentos regulatórios.
Normalmente incluem versionamento avançado, assinatura digital, trilha de auditoria e fluxos de aprovação. São muito usados em departamentos jurídicos e escritórios de advocacia para garantir segurança, compliance e agilidade.
Organizam prontuários eletrônicos, laudos, exames e históricos clínicos. Devem atender normas específicas como a LGPD e exigências da ANS e do CFM. A segurança e confidencialidade dos dados são prioridades absolutas aqui.
Projetos, plantas, especificações técnicas e relatórios de obras exigem controle rigoroso de versões e compatibilidade com softwares CAD. O GED permite organizar grandes volumes de arquivos com fácil recuperação e atualização.
Essas variações mostram que o GED ideal é aquele que se adapta ao setor, às exigências regulatórias e ao fluxo de trabalho de cada área.
Por isso, ao escolher uma plataforma, é essencial considerar o tipo de documento predominante na sua operação — e garantir que a ferramenta ofereça os recursos certos para lidar com ele de forma segura e eficiente.
A GED é fundamental para empresas que buscam eficiência e organização. Ela permite a digitalização e armazenamento de documentos, facilitando o acesso rápido à informação.
Isso reduz o tempo gasto em busca de papéis físicos e melhora a colaboração entre equipes, já que documentos podem ser compartilhados facilmente.
Além disso, a gestão eletrônica de documentos ajuda a garantir a segurança da informação, com controle de acesso e backups regulares. A automação de processos, como a aprovação de documentos, também minimiza erros e agiliza fluxos de trabalho.
Para quem atua no mercado jurídico, essas vantagens podem significar maior produtividade e redução de custos operacionais, que muitas vezes colocam como pouco estratégica.
Entenda quais as principais o sistema de gestão de documento virtuais atua:
O sistema de gerenciamento eletrônico de documentos simplifica a forma como as informações entram na sua organização, mantendo os dados com padrões elevados de precisão e permite o acesso fácil a documentos digitais — tudo isso por meio de funcionalidades como:
Plataformas GED podem escalar de forma eficiente para acomodar volumes crescentes de documentos sem uma reforma significativa da infraestrutura.
Isso é especialmente importante para organizações em expansão ou com necessidades variadas de armazenamento.
O sistema pode ser configurado localmente ou na nuvem, permitindo que as empresas escolham a opção mais adequada com base em suas necessidades específicas, orçamento e requisitos de escalabilidade.
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A funcionalidade de controle de versão de documentos ajuda a evitar problemas como edições conflitantes, circulação de múltiplas versões e fluxos de trabalho desorganizados.
Considere uma empresa que lida com um alto volume de contratos jurídicos. Sem uma tecnologia eficaz de controle de versão, o time jurídico pode acabar consultando versões desatualizadas dos documentos.
Os resultados podem incluir cláusulas erradas sendo aplicadas ou em obrigações não reconhecidas, levando a consequências legais e financeiras.
Um sistema de gestão documental aborda essa questão ao preservar versões históricas.
Isso não apenas traz mais transparência sobre o histórico de alterações — incluindo quem fez as modificações e quando — mas também garante que os usuários tenham acesso imediato às versões mais recentes dos documentos.
Ter insights é importante, portanto, contar com recursos de relatórios no sistema GED vai ajudar a medir a segurança e a atividade das informações mais importantes da sua organização. Aqui está o que você deve conseguir rastrear por meio de uma ferramenta:
Um sistema avançado também oferece capacidades de monitoramento em tempo real na forma de gráficos, tabelas e quadros de fácil compreensão para facilitar a tomada de decisões informadas.
Uma ferramenta moderna deve ter recursos que permitam o acesso de múltiplos usuários.
A ideia é que eles possam trabalhar no mesmo documento, permitindo que edições, anotações ou comentários sejam visíveis a todos os autores com acesso.
Algumas plataformas integram-se perfeitamente com ferramentas e aplicativos populares (como Microsoft Office, Google Docs, etc.).
Os processos de backup em um GED envolvem a criação de cópias de dados e documentos para proteger contra perda de informações devido a falhas de hardware, corrupção de dados ou outros incidentes imprevistos.
As organizações podem optar por armazenar documentos que são acessados com menor frequência, como registros históricos ou arquivos de longo prazo em repositórios de arquivamento especializados, por exemplo.
É interessante que a estratégia de backup inclua práticas de recuperação de desastres. Em caso de necessidade, testes regulares de restauração e a verificação da integridade ajudam a assegurar que os dados possam ser recuperados de forma rápida e eficiente, mantendo a continuidade das operações e a segurança das informações jurídicas.
Aqui estão recursos comuns e maneiras pelas quais uma ferramenta fortalece o gerenciamento de documentos:
A assinatura digital é um recurso indispensável em sistemas modernos de gestão eletrônica de documentos. Ela permite validar juridicamente documentos de forma ágil, segura e sem a necessidade de impressão ou envio físico.
Além de reduzir o tempo de formalização de contratos, procurações e outros documentos sensíveis, o uso de assinaturas eletrônicas elimina etapas burocráticas, reduz custos com papel e transporte e melhora a rastreabilidade.
Sistemas GED avançados integram essa funcionalidade diretamente no fluxo do documento, permitindo que as assinaturas ocorram dentro da própria plataforma, com autenticação, registro de data/hora e armazenamento seguro da versão final assinada.
Esse recurso é especialmente estratégico para departamentos jurídicos, de RH, financeiro e compliance, que lidam diariamente com documentos sensíveis e precisam garantir agilidade sem comprometer a segurança e a conformidade legal.
Analisado como funciona o sistema GED, vamos conhecer melhor os benefícios:
Uma das maiores dificuldades de quem lida com documentos na rotina e não conta com a automação é organizar o workflow.
Isso gera um outro problema que é a ineficiência. Os profissionais passam mais tempo tentando encontrar arquivos do que de fato fazendo as tarefas estratégicas.
Fazer a gestão eletrônica de documentos permite otimizar os fluxos de trabalho e economizar horas da sua equipe.
Como o sistema funciona como um repositório centralizado e fácil de usar, os colaboradores podem localizar rapidamente o que precisam, compartilhar arquivos de forma simples e verificar com facilidade a atualização dos documentos.
Independentemente da equipe atuar de forma presencial ou remota, um sistema de gestão documental baseado em nuvem facilita a colaboração em processos como um todo.
Os arquivos eletrônicos podem ser compartilhados por meio de um link seguro, permitindo que a colaboração ocorra com apenas um clique.
O GED eleva a segurança das informações da sua empresa por meio de uma série de funcionalidades automatizadas. Ele realiza backups regulares e programados, garantindo que os dados estejam protegidos contra perda ou corrupção.
A autenticação multifatorial, o controle de acessos e o rastreamento de atividades ajudam a proteger documentos sensíveis, garantindo que apenas usuários autorizados possam visualizar, editar ou alterar arquivos — com histórico completo de quem acessou, quando e o que foi feito.
Essas medidas são importantes para proteger a empresa contra violação de dados, sejam elas intencionais ou acidentais, garantindo que documentos confidenciais permaneçam seguros.
A gestão de conformidade e as exigências regulatórias têm se tornado um campo cada vez mais complexo, especialmente, pois setores distintos exigem padrões específicos.
Os sistemas de gestão eletrônica de documentos se mostram extremamente benéficos dentro desse contexto. Eles oferecem um registro completo de auditoria relacionado a cada documento.
Além disso, garantem a retenção de documentos por longos períodos, muitas vezes por uma década ou mais, em conformidade com as normas regulatórias.
Essa abordagem não apenas facilita a gestão de auditorias, mas também torna o processo de conformidade mais tranquilo.
Implementar a tecnologia é importante, mas também é necessário conhecer práticas a serem adotadas antes e depois dessa tarefa.
Ao criar e implementar qualquer estratégia, é necessário definir o responsável por acompanhá-la do início ao fim. No gerenciamento eletrônico de documentos não seria diferente.
Para manter o alinhamento e as entregas no prazo, é importante ter uma pessoa ou equipe responsável pelo projeto. À medida que a empresa cresce, a produção de documentos também aumenta — por isso, padronizar processos desde o início facilita o armazenamento, a busca por arquivos e o treinamento de novos colaboradores.
Um processo padronizado de gerenciamento de documentos pode variar de acordo com a organização e o setor, mas as empresas podem começar respondendo às seguintes perguntas:
Nota: ao escolher um sistema de gestão eletrônica de documentos, prefira uma ferramenta que permita criar fluxos, proteger dados, controlar acessos e se adaptar às suas necessidades.
A documentação física consome espaço, aumenta custos e reduz a produtividade. Com a digitalização, essas barreiras são eliminadas, e os ganhos aumentam ainda mais com o uso de um sistema de gestão eletrônica, que centraliza arquivos, facilita o acesso remoto e melhora a segurança.
Para funcionar bem, a plataforma escolhida deve oferecer:
A categorização é indispensável para o gerenciamento de documentos, esteja você gerenciando um pequeno arquivo ou um enorme servidor em nuvem.
A catalogação de documentos eletrônicos fornece a estrutura organizacional que torna possível encontrar arquivos associados a um projeto com maior facilidade.
Não existe um formato certo ou errado de categorizar documentos, mas aplicar um modelo consistente é necessário para que qualquer colaborador possa encontrar o arquivo correto.
Para muitas empresas, a forma mais simples de organizar documentos é padronizar nomes de pastas e arquivos. Uma boa prática é agrupar por temas amplos e projetos específicos — como criar uma pasta chamada “contratos de compra do setor X”, com subpastas para cada cliente e suas aquisições.
É bem provável que poucas empresas consigam que o sistema de gerenciamento de documentos seja perfeito na primeira tentativa. Desde novo software a novas regulamentações, tudo pode obrigar uma organização a alterar os seus procedimentos ao longo do tempo.
Por isso, é uma boa prática fazer a auditoria regular do seu sistema de arquivo digital e garantir que ele atenda à empresa conforme planejado.
Cada organização terá seus próprios padrões para revisar e melhorar documentos — alguns exigidos por lei, outros por boas práticas. A tecnologia usada deve permitir a verificação da conformidade e precisão dos registros.
Gestores também devem revisar periodicamente o sistema para garantir que ele continue funcionando como esperado, principalmente após mudanças internas.
Diante dos benefícios e facilidades proporcionadas pelo GED, fica fácil entender a sua importância na empresa. Mas quais as melhores práticas para a implementação da ferramenta?
Antes de escolher qualquer ferramenta, é preciso compreender quais são as necessidades específicas da sua empresa. Considere aspectos como:
Um bom exemplo são as operadoras de saúde, que lidam com muitos contratos e precisam de um software robusto, seguro e preparado para tratar dados sensíveis de clientes.
Inclusive, aqui no netLex temos o case da Alice, na qual você pode conhecer melhor como a operadora conseguiu fazer uma gestão de contratos mais eficiente, reduzindo o tempo de ativação de planos de saúde.
Depois de entender as necessidades do negócio, é hora de avaliar as opções disponíveis.
Há diversos softwares de GED no mercado, por isso é importante comparar bem.
Analise os prós e contras de cada ferramenta e escolha aquela que oferece os recursos essenciais para sua operação, levando em conta custo, facilidade de uso, integrações e custo-benefício.
Como já foi citado ao falarmos do funcionamento de um GED, para ser eficiente e seguro no dia a dia, o sistema deve oferecer pelo menos recursos como:
Depois da decisão sobre a ferramenta, é momento de se preparar para a migração. Se o setor tem documentos físicos ou arquivos digitais, será necessário planejar como migrá-los para o novo sistema.
Por exemplo:
Durante o processo de revisão e migração de documentos, é o momento perfeito para reavaliar os arquivos existentes, especialmente os físicos. Pergunte-se: “todos esses documentos realmente precisam ser mantidos ou alguns podem ser descartados?”
Considere implementar uma classificação de arquivos, como “essenciais”, “importantes” e “desnecessários”, para facilitar a decisão. Além disso, pense em como a digitalização pode otimizar o armazenamento e o acesso à informação, tornando os arquivos físicos obsoletos. Esse é um bom momento para envolver sua equipe e discutir quais documentos realmente importam.
Estabeleça critérios claros para o que deve ser mantido ou descartado, sempre cuidando dos dados sensíveis. Isso ajuda a organizar melhor os arquivos e reforça a segurança da informação.
Uma vez que a ferramenta de gestão eletrônica de documentos é adquirida, a equipe que vai manuseá-la deve ser prontamente treinada. Ela precisa entender como usar os recursos de forma correta, desde acessar até criar documentos, bem como armazená-los com segurança.
Crie padrões claros para armazenar documentos virtuais, usando nomes de arquivos consistentes com datas, tipos de documento e partes envolvidas. Também defina regras de acesso e gestão, incluindo medidas de segurança como criptografia e autenticação em duas etapas para proteger dados sensíveis.
Implementou a gestão eletrônica de documentos? Então avalie regularmente como o sistema está funcionando.
Use-o no dia a dia, ouça a equipe e pergunte se algo precisa ser ajustado. Isso ajuda a garantir que a ferramenta atenda bem às necessidades e permita melhorias contínuas no processo.
O gerenciamento de documentos digitais é uma prática que traz mais eficácia para a atuação da equipe. Além de maior confiabilidade na hora de lidar com dados, mantendo a segurança da empresa perante ao mercado.
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