Nos departamentos jurídicos é preciso lidar diariamente com contratos e outros arquivos. São tantas pastas que pode ser difícil encontrar o que é necessário, ainda mais se não houver o arquivamento de documentos.
Tanto é que a digitalização se tornou uma demanda cada vez mais urgente. Segundo o Fortune Business Insights, o mercado de soluções de Contract Lifecycle Management (CLM) está projetado para crescer de US$1,47 bilhão (2023) para US$3,47 bilhões (2030).
Isso mostra uma tendência do setor: a automatização cada vez maior de processos. Entre as diferentes funções dos CLMs está a gestão de contratos e organização dos arquivos para que eles sejam encontrados mais facilmente.
E é justamente sobre esse último ponto que vamos falar. Confira neste artigo os benefícios do arquivamento de documentos jurídicos e algumas dicas que podem otimizar o dia a dia do advogado do futuro e trazer mais praticidade à rotina.
Qual a importância do arquivamento digital?
Uma empresa que realiza o arquivamento de documentos consegue ter uma melhor gestão documental. Como há uma variedade de tipos de documentos jurídicos, esse sistema permite uma melhor organização das informações, que podem ser facilmente acessadas por qualquer pessoa da empresa.
As outras vantagens são:
- melhor gerenciamento dos dados;
- maior segurança de informações consideradas sensíveis e confidenciais;
- redução no uso do papel e aumento do espaço físico;
- facilitação de auditorias, já que as pastas estarão padronizadas;
- geração de relatórios de maneira prática;
- otimização do tempo e aumento da produtividade interna do time;
- conformidade com as exigências legais.
Vale salientar que a gestão eletrônica de documentos do setor jurídico deve estar de acordo com a legislação brasileira. Conheça a seguir o que diz a lei sobre esse assunto.
O que diz a lei de arquivamento de documentos?
No Brasil, a primeira lei sobre arquivamento de documentos instaurada foi a nº 8.159/1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.
Os seus artigos trazem a importância da proteção dos arquivos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições públicas e privadas. Tendo sido regulamentada pelo Decreto nº 4.073/2002.
Também temos a divulgação da Lei nº 12.682/2012 que dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos, assegurando sua integridade e validade jurídica. Essa lei reforça a importância da digitalização como forma de preservar informações.
Outro importante decreto foi o de nº 10.278/2020, que regulamenta a Lei nº 12.682/2012 e estabelece requisitos técnicos para a digitalização de documentos públicos e privados, garantindo sua autenticidade, integridade e validade jurídica. Este decreto promove avanços significativos no uso de tecnologias para a gestão documental.
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), nº 13.709/2018, é outro marco essencial no tema de arquivamento de documentos. Ela estabelece regras para o tratamento de dados pessoais, incluindo a forma como são armazenados, processados e protegidos.
A LGPD reforça a necessidade de práticas seguras no arquivamento, especialmente em meio digital, para assegurar a privacidade e os direitos dos titulares dos dados. Além disso, incentiva a adoção de sistemas organizados e transparentes para a gestão documental.
Quais os tipos de arquivamento de documentos?
A organização e arquivamento de documentos podem ser classificados em diferentes tipos, de acordo com a finalidade e o tempo de retenção. Tais métodos visam facilitar o acesso, a preservação e a segurança de dados. Veja as possibilidades de ordenamento:
- alfabetizado: organização baseada na ordem alfabética, ideal para nomes ou títulos;
- numérico: sequência numérica para identificar e localizar documentos;
- assunto: separação por temas ou categorias específicas;
- geográfico: classificação com base em regiões ou localidades;
- cronológico: organização por data, útil para relatórios e correspondências.
Cada método deve ser escolhido conforme as necessidades, objetivos e fluxograma de arquivamento de documentos da organização ou do processo.
Quanto tempo um documento deve permanecer arquivado?
O tempo de arquivamento de documentos varia conforme sua natureza. Por exemplo:
- Trabalhistas: 5 a 30 anos (ex.: FGTS e folhas de pagamento).
- Fiscais e tributários: 5 anos (notas fiscais e IR).
- Societários: permanentes (contratos sociais e atas).
- Jurídicos: 5 anos após término, salvo exceções.
- Públicos: permanentes ou conforme norma do órgão.
A digitalização, seguindo o Decreto nº 10.278/2020, e a conformidade com a LGPD garantem segurança e validade jurídica.
Como garantir a segurança dos meus arquivos digitais?
Agora que você já conhece a importância do arquivamento, saiba o passo a passo para realizar essa tarefa de forma segura. Vamos às dicas!
1. Conheça as especificidades de cada documento
Antes de tudo, é necessário compreender qual a natureza e função de cada documento. Isso vai ajudar na classificação, armazenamento e retenção.
Por exemplo, arquivos pessoais dos clientes anexados aos contratos devem ser catalogados em um local diferente das atas das reuniões.
2. Faça a triagem
A triagem serve para organizar documentos digitais e físicos. Nesta etapa, você deve se perguntar “o arquivo é acessado com frequência ou de maneira esporádica”? A partir desse questionamento, você poderá categorizar por ordem alfabética ou ano.
Depois, avalie a natureza dos dados em outras categorias, como tipo de cliente, tema, contratos, entre outras. Isso vai estabelecer padrões para organizar essas informações e com esse conhecimento, ficará mais fácil encontrá-los mais adiante.
3. Estabeleça regras para acesso
Para manter a segurança e o padrão dos documentos, é preciso criar regras de quem pode acessá-lo e modificá-lo. Os locais de armazenamento ou repositórios digitais precisam contar com medidas de segurança robustas em vigor, incluindo controles de acesso, criptografia e sistemas de backup.
Além disso, essas medidas devem proteger contra acesso não autorizado, adulteração ou perda de dados, garantindo a confiabilidade e autenticidade dos registros arquivados.
4. Defina os locais de arquivamento
Assim como os documentos físicos, os digitais também precisam ser armazenados em um local seguro e apropriado.
Neste momento, é muito importante escolher um software de gestão de documentos que servirá de suporte, tanto em relação à segurança, quanto à capacidade de armazenamento.
Isso porque os registros arquivados servem como evidência para demonstrar a adesão às leis e regulamentos aplicáveis. Além disso, a ferramenta ajuda a prevenir outro problema: a deterioração do documento, preservando a sua integridade para consultas posteriores.
5. Especifique o tempo de arquivamento
A Tabela de Temporalidade Documental (TTD) é uma ferramenta importante para empresas que visam a organização e gerenciamento eficaz de documentos. Ela define prazos de guarda, destinação e eliminação, sendo alinhada às normas do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ).
Ela ajuda a evitar que arquivos importantes sejam eliminados antes do prazo estipulado. O passo a passo para a sua implementação inclui:
- diagnóstico documental: identificação e classificação de todos os tipos de documentos gerados pela organização;
- elaboração da tabela: definição dos prazos de guarda de documentos e destinação seguindo a legislação vigente e as especificidades do setor;
- monitoramento contínuo: a atualização regular da tabela é indispensável para assegurar a efetividade e conformidade com novas normas ou necessidades da empresa.
6. Use uma ferramenta de gestão confiável
Como você viu, uma mudança na cultura da empresa pode reduzir o tempo com atividades burocráticas e os custos envolvidos. Mas, para otimizar essa tarefa e ser mais competitivo e produtivo, é importante automatizar a sua gestão de documentos.
Conte com o netLex nessa missão. Somos um software de gestão de contratos que facilita a rotina da sua empresa, oferecendo total controle sobre os arquivos digitalizados e promovendo a centralização, organização e visibilidade em um só lugar.
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