Se a sua empresa está considerando seguir o caminho da tecnologia e digitalizar de ponta a ponta os fluxos de trabalho do setor de Suprimentos, há dois dados que você precisa saber para orientar esse movimento:
A partir desses dados é possível concluir que o movimento de digitalização no setor de Suprimentos é a grande tendência do mercado e mostra muito potencial de geração de valor. O primeiro passo dessa abordagem, que gera efeitos sistêmicos com muita eficiência, é a adoção de contratos digitais.
Nesse texto você vai ver:
Vamos lá?
Quem lida com contratos está acostumado a pensar em documentos físicos, muito longos, que traduzem acordos complexos de alcançar tanto em termos de negócios quanto em termos jurídicos. Parece burocrático, lento e ineficiente.
Porém, a essência dos contratos é criar as regras do jogo, que vão orientar as relações entre empresa e fornecedor. Para fazer isso, eles não precisam, necessariamente, ser documentos difíceis de lidar. Esse elemento complicador foi agregado pela prática jurídica de milênios, mas aos poucos vem sendo combatido por quem precisa trazer mais simplicidade para sua rotina.
Na legislação brasileira, para estarmos diante de um acordo dessa natureza basta que estejam presentes somente:
Os contratos digitais entram, justamente, em relação a este último tópico. O direito contratual é regido pelo princípio da liberdade das formas. Isso significa que, a menos que a lei exija uma forma específica, as partes podem eleger o melhor meio de firmar aquele acordo. Pode ser oral, pode ser físico… pode ser até digital!
Contratos digitais são, portanto, aqueles cujo ciclo de vida se desenvolve integralmente em meio eletrônico, desde a elaboração até a assinatura. O fato desses instrumentos contarem com uma base diferente da física não afeta a sua validade jurídica, de forma que eles ainda são hábeis a criar direitos e obrigações entre as partes.
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Uma vez firmado o contrato digital, está na hora de geri-lo para acompanhar o cumprimento de todas as obrigações estipuladas aos fornecedores. Seguindo a abordagem de inovação tecnológica, essa atividade também se torna muito mais eficiente quando conduzida no formato digital por, pelo menos, conco motivos:
Esses são benefícios que interessam a todos os níveis hierárquicos dentro do time de Suprimentos: influenciam diretamente na rotina dos funcionários, como é o caso da agilização do trabalho e simplificação do deslocamento; alcançam os coordenadores, preocupados com a otimização das tarefas; e se estendem até os gestores, focados na redução de custos e na extração de dados para geração de inteligência e acompanhamento das métricas relevantes para o setor.
Para transformar essas vantagens em realidade na sua operação, há dois possíveis caminhos: usar ferramentas genéricas e usar softwares de CLM. Entenda mais sobre cada uma dessas opções nos tópicos abaixo:
Ferramentas genéricas são aquelas que não têm o propósito específico de gerir contratos ou fluxos de trabalho. Exemplos incluem e-mail, drives, editores de documentos, planilhas e outros.
Assim, o ciclo de vida de um contrato com fornecedores tem início com uma solicitação por e-mail para o departamento de Suprimentos. O processo de procura, análise e negociação com fornecedores é conduzido também por esta via, mantendo registros em documentos preenchidos manualmente pelos colaboradores e registrado no drive. Por fim, prazos e condições são acompanhadas em planilhas e nas notas dos calendários.
Essa forma de gestão digital tem vantagens como:
Porém, também apresenta desvantagens como:
Esse é, certamente, um estágio inicial do processo de digitalização. No entanto, ainda é possível otimizar o uso da tecnologia, extraindo vantagens mais significativas.
Essa forma de gerir documentos digitais já conta com o uso de sistemas específicos, como é o caso dos softwares de Contract Lifecycle Management - CLM, ou gestão do ciclo de vida dos contratos, em português.
Essas plataformas centralizam todas as etapas que conduzem à formação e gestão de um acordo. A solicitação é feita a partir de um questionário intuitivo e a análise de fornecedores também pode ser processada nesse mesmo formato.
Uma vez selecionada a empresa a ser contratada, o documento é gerado a partir de templates previamente aprovados pelo Jurídico. Se houver necessidade de alterar alguma cláusula, o próprio sistema já encaminha a modificação sugerida para aprovação na alçada competente. Nesses casos, o time de Suprimentos consegue entrar em contato com o responsável pela análise, se necessário, acompanhando também o SLA de resposta.
Uma vez finalizadas as negociações, o contrato é assinado e seus dados já são automaticamente extraídos para formação de um dashboard que facilita a gestão das obrigações. Quando as prestações estiverem atreladas a prazos, o software cria ainda alertas para os responsáveis pelo acompanhamento daquele acordo.
Entenda em mais detalhes como funciona esse sistema no texto: CLM: o que é e como a tecnologia pode beneficiar a sua empresa
Algumas das vantagens de um software de CLM são:
Bônus: é possível integrar o sistema de CLM a outros programas utilizados pelo seu setor de suprimentos, como ERPs e BPMs, combinando todo o poder de organização destes últimos à otimização de gestão de documentos e extração de dados do primeiro.
O netLex é um software de CLM que garante esses e outros benefícios para o seu setor de Suprimentos. Alguns dos nossos clientes, como a Andrade Gutierrez, já sentem na prática os impactos positivos do uso dessa tecnologia para otimizar as atividades dos compradores. Veja mais no vídeo:
Neste texto você aprendeu que:
Primeira: usando ferramentas genéricas, como email, MS Word e planilhas de excel. Embora essa alternativa seja mais barata e familiar aos colaboradores, ela gera diversos riscos e ineficiências para o setor
Segunda: usando um software de CLM, como o netLex. Essa alternativa é um investimento em eficiência e otimização de processos, além de vir com o bônus de poder ser integrada com outros sistemas já utilizados pela sua empresa, como ERPs e BPMs.
O netLex é uma startup que desenvolveu um software para gestão do ciclo de vida de contratos e outros documentos. Nossa plataforma é operada em 11 idiomas e está em uso por empresas listadas na Fortune 500 e Valor 1000, com usuários em mais de 20 países ao redor do mundo.
Nossos especialistas estão à disposição para te ajudar a trazer mais eficiência para a sua rotina, reduzindo custos e potencializando a estratégia de digitalização da sua área de Suprimentos. Fale com eles agora!