Contratos são instrumentos essenciais para as atividades da empresa e sua execução transpassa muitos dos departamentos da organização. Uma pergunta importante para todos aqueles que lidam com a elaboração, negociação, conclusão e gestão desses acordos é: qual o valor que se espera daquele negócio?

Uma resposta simples seria equiparar o valor do contrato ao custo monetário da prestação ali indicada. Se é um contrato de compra e venda, por exemplo, seria o preço pago pelo item. Já se é um contrato de prestação de serviços, seria quanto dinheiro foi pago àquele contratado.

O parâmetro financeiro é, sem dúvida, muito importante para o funcionamento da companhia. Porém, o valor de contratos bem geridos pode ser medido também a partir de outros dois pontos de referência:

• Valor relacional: quando as partes conseguem alcançar um resultado mutuamente satisfatório, o contrato se transforma em parceria. Isso incrementa positivamente a reputação daqueles agentes e reforça a possibilidade de upsells, crossells e benchmarks favoráveis;
• Valor organizacional: quando os contratos realizam todas as expectativas das partes, são fontes confiáveis de informações e não agregam custos ou complexidade às operações, a organização das empresas se torna mais fluida, como engrenagens bem articuladas;

Porém, nem sempre os contratos alcançam todo o seu potencial de geração de valor, seja na dimensão financeira, reputacional ou organizacional. Por isso, criou-se o conceito de “Contract Value Leakage”, que pode ser traduzido como “Vazamento de Valor dos Contratos”. Atacar esse problema é um dos principais desafios dos gestores de grandes empresas.

A dimensão e os impactos dessa redução de valor já foram documentadas em diversas pesquisas sobre o tema:

• Até 9.2% da receita da empresa pode ser perdida por má gestão de contratos, segundo a World Commerce and Contracting; e
• Entre 17 e 40% do valor dos contratos pode ser perdido por má gestão, segundo a KPMG

Nesse texto você vai entender melhor como os contratos perdem valor, além de descobrir o que fazer para evitar essa situação, extraindo o máximo possível dos acordos firmados pela sua empresa.

Como contratos perdem valor

Você já viu que é possível identificar pelo menos três tipos de valor gerados pelos contratos: o valor financeiro, o valor relacional e o valor organizacional.

Veja abaixo quais são as principais práticas que acarretam prejuízos nessas três searas:

1. Perda de valor financeiro

A perda de valor financeiro de um contrato é a mais fácil de se visualizar, já que ela se manifesta em práticas como:

• Falta de cobrança do valor das prestações:

Por desorganização ou alto número de demandas, é possível que o setor financeiro deixe de emitir as faturas, ou ainda que não as envie à contraparte. Isso gera uma perda automática de valor financeiro, já que as prestações acordadas não estão sendo cobradas.

• Falta ou atraso na atualização do valor das prestações:

Sem visibilidade sobre as datas que marcam a atualização dos valores, muitas empresas deixam de reajustar as prestações de acordo com o índice que foi combinado, ou mesmo atrasam a execução dessa tarefa, gerando prejuízos econômicos.

• Falta de cobrança das multas contratuais:

É comum que contratos estruturem multas para o caso de inadimplemento das prestações ou ainda pela resilição do contrato. Para a parte que ficou prejudicada pela falta ou encerramento do acordo, a não cobrança dessas cláusulas também reduz o valor financeiro gerado pelo contrato.

• Deflagração das multas contratuais:

Da perspectiva da parte faltosa, contra a qual são cobradas as penalidades, essa situação agrega custos ao cumprimento do contrato, e, por consequência, reduz o valor que se esperava da execução do acordo.

• Falta de cobrança dos adicionais previstos no contrato:

Também é possível que contratos prevejam a cobrança de valores adicionais por serviços como revisões não previstas ou alterações no escopo. Se não há visibilidade sobre essas cláusulas, a cobrança não será realizada e ocorrerá também uma redução do valor financeiro que poderia ser gerado pelo acordo.

Essa é a dimensão na qual se verifica com maior facilidade os prejuízos à empresa. Porém, é importante avaliar também as perdas de valor relacional e organizacional que podem acometer uma relação contratual.

2. Perda de valor relacional

Para transformar o contrato em parceria, é essencial que as partes adotem uma perspectiva colaborativa tanto durante as negociações quanto ao longo do cumprimento do acordado. Essa posição precisa se traduzir em condutas concretas que indicam a real consideração e valorização dos interesses e objetivos da contraparte, além da busca por uma solução que os realize na maior dimensão possível.

Porém, práticas que se distanciam dessa abordagem de ganha-ganha transformam o contrato numa relação desequilibrada e implicam perda de valor relacional para os envolvidos. Algumas dessas situações incluem:

• Comunicação desorganizada:

Desde o início das negociações, a comunicação entre as partes é caótica, o que perdura ao longo do cumprimento do contrato. Informações ficam perdidas, pedidos são desconsiderados e nem todos os agentes responsáveis são devidamente engajados no fluxo. Ainda que eventualmente as prestações sejam cumpridas de forma correta, todo o desgaste pessoal e emocional decorrente dos constantes desencontros mina a parceria entre as empresas.

• Atrasos e entregas insatisfatórias:

Quando não há visibilidade sobre o conteúdo e prazos para cumprimento das obrigações, a empresa incorre em atrasos e entregas insatisfatórias. Isso pode deflagrar a aplicação de multas e outras penalidades contratuais que, além de agregar custos financeiros, também tensionam a parceria e podem estimular rescisões.

Se um dos valores que se pode gerar com um bom acordo é a sedimentação de parcerias de sucesso, práticas como as listadas acima certamente reduzem as chances de se alcançar esse resultado positivo. Implicam, portanto, um claro vazamento de valor do contrato.

3. Perda de valor organizacional

Como você já viu no texto “O valor das conexões: contratos como articuladores entre áreas da empresa”, acordos são o principal elemento de ligação entre departamentos das empresas.

Siga, por exemplo, o caso dos negócios concluídos pelo setor de Vendas: eles serão conduzidos pelos vendedores, revisados pelo Jurídico, talvez até aprovados pela Diretoria, cumpridos pelo departamento de Produto, pagos pela área de Finanças e acompanhados pelo time de Customer Service. Se esse fluxo for bem estruturado e conduzido com eficiência, as atividades de todos esses agentes geraram resultado positivo para a empresa.

Assim, um dos valores que se pode gerar a partir de uma boa gestão de contratos é a otimização da própria articulação entre as áreas da companhia. Porém, algumas práticas comuns também prejudicam esse objetivo, como:

• Comunicação descentralizada:

Não há um canal único de comunicação entre os departamentos da empresa, de forma que a passagem do contrato entre os diversos setores se dá sem visibilidade sobre o status das atividades nem previsão em termos de prazo para os envolvidos.

• Documentos incorretos ou desatualizados:

Os modelos utilizados para elaboração dos contratos podem estar incorretos ou desatualizados. Se os pontos de incorreção forem as cláusulas referentes à alocação de responsabilidade ou cumprimento de normas aplicáveis, por exemplo, isso agrega risco para as operações da empresa.

• Engajamento incorreto de áreas e responsáveis:

O ciclo de vida dos contratos pode sofrer variações relevantes a depender do conteúdo das prestações ou do caráter estratégico do acordo. É frequente, no entanto, que situações que fogem do padrão não sejam corretamente identificadas. Assim, nem todas as áreas da empresa ou responsáveis específicos são engajados em todos os casos necessários, o que também soma riscos às operações.

• Falta de visibilidade sobre informações importantes:

Os contratos são arquivados em repositórios que não estão acessíveis a todos que precisam consultar suas informações. É possível também que ainda não estejam identificados de forma a permitir a localização ágil. Assim, fica mais complicado para as áreas da empresa desempenharem seus papéis na gestão e cumprimento das obrigações ali indicadas.

• Completa ausência de dados para gestão:

Nenhuma das áreas reúne informações para acompanhar as etapas do ciclo de vida do contrato, de forma que não é possível identificar pontos de ineficiência.

• Extração manual de dados para gestão:

Pode haver, em algumas áreas, a iniciativa de extrair dados para acompanhar as etapas do ciclo de vida do contrato. Porém, essa compilação é descentralizada e feita manualmente. Isso faz com que diversas áreas da empresa tenham planilhas com os mesmos dados, gerando retrabalho, e ainda pode reduzir o grau de confiabilidade daquelas informações, já que estão sujeitas a erros manuais na transcrição.

É interessante observar que cada um dos pontos que prejudicam o valor organizacional dos contratos também pode implicar em perda do valor financeiro do acordo. Por exemplo: a falta de visibilidade sobre informações importantes pode dificultar o alinhamento entre departamentos para cumprimento das prestações e eventualmente deflagrar até uma obrigação de pagar multa.

Como evitar a perda de valor dos contratos?

Agora que você já entendeu como os contratos perdem valor, tanto na dimensão financeira quanto nas relacionais e organizacionais, a próxima pergunta importante é: como evitar esses prejuízos?

A resposta passa pela adoção de práticas de Contract Lifecycle Management - CLM, ou gestão do ciclo de vida dos contratos. Em linhas gerais, a proposta é entender que a administração de acordos envolve diversas etapas e que a melhor forma de desempenhar as atividades de cada uma delas é partindo de uma visão integral deste fluxo.

São sete as etapas que precisam ser consideradas pelo gestor: solicitação, elaboração, negociação, revisão, assinatura, gestão e extração de dados para geração de inteligência. Com o auxílio de softwares de automatização de documentos e fluxos de trabalho, essa abordagem faz com que a gestão de contratos se torne mais simples e segura.

Para entender melhor a perspectiva do CLM, veja o texto: CLM: o que é e como a tecnologia pode beneficiar a sua empresa

Em relação aos pontos de perda de valor mencionados neste texto, um software de CLM pode otimizar as operações da seguinte forma:

• Estrutura a comunicação e mantém registro integral:

As partes podem comunicar-se pela plataforma, mesmo nas etapas de negociação e revisão. Tudo fica integralmente registrado, de forma que as informações não serão perdidas e ficarão disponíveis a todos aqueles que delas necessitem.

• Garante a utilização de modelos atualizados e completos:

A plataforma de CLM permite a automatização dos modelos mais atualizados e completos, assegurando a presença de todas as cláusulas importantes. Isso permite o gerenciamento dos riscos das operações e torna o contrato um instrumento de geração de valor nessa seara.

• Engaja todas as áreas necessárias considerando a especificidade de cada documento:

O ciclo de vida do documento dentro da empresa é automatizado, de forma a garantir que todas as áreas e responsáveis serão engajados corretamente para cada tipo de contrato gerenciado. Isso evita os custos do retrabalho e preserva o valor organizacional dos acordos.

• Garante plena visibilidade sobre os termos do acordo:

Todos os arquivos são guardados na plataforma centralizada, garantindo acesso a todas as áreas que necessitem consultar os termos daqueles documentos. Assim, é mais fácil manter o valor financeiro esperado pelo acordo, acompanhando o cumprimento de todas as obrigações da forma como foram delimitadas.

• Gera alertas para ajudar no cumprimento dos prazos:

É possível configurar alertas automáticos para avisar aos responsáveis sobre os prazos de cada contrato. Dessa forma, evita-se o pagamento de multas e outras penalidades contratuais, além de preservar o valor relacional daquele acordo.

• Automatiza a extração de dados para gestão

Uma plataforma de CLM extrai dados diretamente dos documentos e das operações, reduzindo o trabalho manual dos colaboradores e aumentando a qualidade dos dados à disposição da administração para tomada de decisões. Isso promove a geração de valor organizacional a partir dos contratos.

Garanta todo o valor dos seus contratos com o netLex

Muito além do valor financeiro, contratos são instrumentos de geração de valor relacional e organizacional. Quando realizado todo o potencial desses acordos, eles se transformam em verdadeiros ativos da empresa.

Porém, há muitas práticas comuns no ambiente corporativo que minam o valor gerado pelos contratos. Agora que você viu algumas delas, com certeza já se lembrou de situações nas quais essas abordagens geraram prejuízos bastante concretos para as suas operações.

A melhor forma de evitar esses resultados negativos é investir em uma plataforma de CLM como o netLex! Assim, é possível garantir todo o valor dos contratos, potencializando boas práticas ao mesmo tempo em que se elimina fontes de ineficiência.

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