Aunque los contratos son documentos tan importantes, pocas empresas pueden afirmar con confianza que tienen una visibilidad completa de todos sus acuerdos o el cumplimiento de lo que se ha negociado.
A veces esta falta de visibilidad se vuelve literal e incluso es difícil encontrar los documentos. Según una investigación publicada en el Journal of Contract Management, el 71% de las empresas entrevistadas no pudieron localizar al menos el 10% de sus contratos.
Agentes de todos los tamaños, que operan en los más variados sectores del mercado, tienen en común una considerable dificultad para monitorear, con calidad, la ejecución y en general una falta de gestión documental. Esta falta de transparencia generalmente está asociada con la etapa de digitalización de las operaciones y puede manifestarse en al menos dos grados:
- Sin digitalización: la empresa todavía maneja contratos y archivos físicos. Esta etapa es menos frecuente, especialmente después del período de pandemia de COVID-19.
- Digitalización inconexa: existe la digitalización, pero aún se utilizan varios software durante todo el ciclo de vida del contrato. Desde programas de edición de texto como Microsoft Word, correos electrónicos, software de firma electrónica y hojas de cálculo de seguimiento en sistemas como Excel;
En todos estos casos, la gestión de los acuerdos suscritos por la empresa es de baja calidad, lo que perjudica su desempeño en el mercado. Según datos de KPMG, entre un 17 y un 40% del valor esperado del contrato se puede perder por prácticas de gestión ineficientes.
En el texto de hoy vamos a explicar lo que significa gestionar documentos, específicamente contratos, conocerás la propuesta de netLex Soluciones y la aplicación específica de la plataforma para gerenciar los mismos.
Qué significa la gestión documental
La gestión de un documento involucra dos dimensiones principales: obligaciones e información:
- Gestión de obligaciones: los contratos son negocios jurídicos bilaterales que, por lo general, establecen plazos y contraprestaciones a las partes. En esta dimensión, gestión significa mapear, planificar, ejecutar o monitorear la ejecución de todas estas obligaciones, en la forma y dentro de los plazos que fueron negociadas;
- Gestión de la información: documentos como los contratos también son fuentes de información. En esta dimensión, gestión también significa extraer del mismo, todos los datos relevantes para individualizarlo entre otros instrumentos, orientando la actuación de otras áreas de la empresa o para apoyar la toma de decisiones.
Cuando estas dos dimensiones están bien ejecutadas, se preserva el valor de los contratos y en general, la empresa gana en eficiencia e inteligencia.
De lo contrario, la empresa tendrá que hacer frente a algunos desafíos considerables. La pérdida de comunicación, los flujos de trabajo oscuros y la dificultad para extraer datos para la gestión son solo algunos de los principales puntos de atención. Conoce más sobre estas y otras situaciones a evitar en: Top de 6 ineficiencias más comunes en la gestión de contratos y cómo solucionarlas.
Para lograr resultados más positivos, la digitalización es un poderoso aliado. La misma es para poner la tecnología al alcance de su empresa, de forma simple y ágil, que surge la propuesta de netLex Soluciones.
Costos reducidos y despliegue ágil: la propuesta de netLex Soluciones
netLex ya es una plataforma de gestión de contratos conocida en el mercado nacional e internacional por ofrecer un servicio altamente personalizado. Sin embargo, al atender a nuestros clientes, pudimos observar que algunos de sus flujos de trabajo eran muy similares.
Esto incluye los procesos de gestión de acuerdos e información involucrada en la administración de contratos cotidianos, como los de compra y venta, de insumos o de prestación de servicios.
Para satisfacer estas demandas más rápido, hemos desarrollado Soluciones. La propuesta es entregar la plataforma lista para que el cliente la use con mayor rapidez, reduciendo el tiempo de implementación y en consecuencia, los costos de contratación de netLex. Todo ello sin dejar de lado la simplicidad, además de la seguridad que el sistema aporta a las operaciones de nuestros clientes.
Vea a continuación los cuatro diferenciales de netLex soluciones para la gestión de contratos.
1. Cree contratos desde cero o registre los acuerdos ya realizados
Con netLex Soluciones es posible gestionar los contratos creados en la plataforma, desde la elaboración, pasando por la firma, hasta el cumplimiento. Para comprender esta perspectiva integral del ciclo de vida de estos documentos, consulte CLM: Qué es y cómo la tecnología puede beneficiar a su empresa.
Sin embargo, también es posible administrar, en el software, acuerdos que originalmente no se firmaron de esta manera. Simplemente basta con completar algunos datos en un cuestionario simple e intuitivo y ese contrato ahora puede ser administrado por la plataforma como los demás.
Esto pone al alcance de la empresa la digitalización y gestión de su legado, así como la administración de contratos firmados a partir de giros de terceros.
2. Trabajar con minutas propias o de terceros
Es muy común, en el contexto del mercado, que las contratistas tengan actas estándar.
Cuando la parte trabaja con modelos de contrato propios en la plataforma netLex, es posible automatizar los pasos de solicitud y preparación de documentos, estructurándolos íntegramente dentro del sistema. De está manera, las fases de administración de lo que fue acordado se siguen en la plataforma con tranquilidad.
Sin embargo, aun cuando la empresa trabaje con actas enviadas por la contraparte, es factible estructurar la gestión de las prestaciones y la información en el sistema. Esto se debe a que, como se vio en el tópico anterior, es posible registrar el acuerdo que se firmó en el software, incluyendo todos los datos relevantes para el seguimiento de las obligaciones y la generación de inteligencia.
3. Tenga siempre información completa y actualizada
netLex le ayuda a simplificar la gestión de sus contratos. Por lo tanto, toda la información que su equipo necesita para administrar estos documentos de manera eficiente y pacífica se recopila en un panel intuitivo.
Estos datos siempre se asignan inmediatamente en el registro de cada parte contratada. Allí, los empleados podrán consultar información sobre los servicios, monitorear los plazos de vigencia, incluir datos para evaluar la calidad de los proveedores y entregas, entre muchas más funcionalidades.
Como esta información se extrae automáticamente de los cuestionarios en la propia plataforma, se reducen las posibilidades de errores humanos, especialmente en las actividades de transcripción. Las modificaciones efectuadas por los usuarios autorizados serán replicadas en todo el sistema, asegurando la calidad de los datos disponibles para su empresa.
4. Seguimiento activo con alertas y avisos
Para simplificar aún más la actividad de gestión de los contratos de su empresa, netLex también emite automáticamente alertas en fechas relevantes para el cumplimiento del acuerdo. Así, la plataforma ayuda a los empleados a monitorear activamente el punto más sensible de estos documentos: los plazos.
Esto evita no sólo la pérdida de los mismos, sino que también elimina el riesgo de incurrir en multas y otras sanciones que agregan costos innecesarios a las empresas y tensan sus asociaciones.
La gestión eficiente de contratos es con netLex Soluciones
De poco sirve todo el esfuerzo en la redacción, negociación y revisión de los contratos si, además de la firma, no se presta atención a la etapa de cumplimiento. La falta de visibilidad de este momento, es esencial en el ciclo de vida de estos documentos y reduce el valor generado por los mismos, perjudicando los resultados esperados por la empresa en su conjunto.
Con netLex Soluciones es posible estructurar la administración tanto de los servicios como de las informaciones contenidas en estos importantes instrumentos. Con una implementación ágil y costes reducidos, esta propuesta simplifica la tarea de gestión de contratos, optimiza el trabajo de los empleados y potencia la extracción de datos, además de evitar riesgos de errores humanos o incumplimiento de plazos.
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