Nadie niega que los poderes son documentos esenciales para el desempeño de una empresa. Confieren a las personas naturales las facultades de representación en negociaciones, procesos judiciales o extrajudiciales y para asumir cargos jurídicos con variados impactos prácticos.
Por lo tanto, es deseable que un documento tan relevante sea supervisado de cerca por la sociedad, desde su emisión, velando por que se observen todas las reglas de la sociedad, pasando por su renovación, en tiempo para asegurar la validez de los actos realizados por los concesionarios, hasta el fin de plazo, protegiendo a la empresa al término de esta relación jurídica.
En la práctica, aunque las empresas intentan gestionar el ciclo de vida de estos documentos de la forma más adecuada posible, lograr este objetivo es más difícil sin las herramientas adecuadas.
Por ello, en este texto verás una comparativa entre la gestión de poderes privados sin netLex, utilizando diversos instrumentos, como el correo electrónico, hojas de cálculo y documentos de edición abierta y con netLex, una plataforma CLM que reúne la funcionalidad de todas estas herramientas y más.
1. Solicitud
Sin netLex
El apoderado solicita la emisión o actualización de su poder por correo electrónico, el cual contiene la información que considera importante para la elaboración del documento. En algunas empresas es posible que exista un formulario interno a través del cual se realiza la solicitud.
Con netLex
El apoderado solicita la emisión o actualización del poder a través de un cuestionario intuitivo y automatizado, siendo obligatoria la cumplimentación de todos los datos necesarios para las gestiones posteriores. Esta solicitud se envía inmediatamente, a través de la plataforma, a la persona responsable de verificar y aprobar el documento, y se puede ver en un dashboard simplificado.
2. Conferencia, aprobación o desaprobación
Sin netLex
El correo electrónico o formulario está dirigido a un empleado específico, cuyas atribuciones consisten, entre otras, en verificar las solicitudes de poderes, para identificar si la misma cumple con todos los parámetros de la empresa.
Para realizar este análisis, el empleado se apoya en su dilatada experiencia en el sector, habiendo ya memorizado las normas aplicables a cada tipo de solicitud. De vez en cuando, revisa algunas notas personales, recopiladas en documentos dispersos, o busca la referencia entre las normas de la corporación.
Si se cumplen todos los requisitos para la emisión de los poderes, el responsable remite la solicitud de preparación, enviando copia de un mensaje de autorización.
Cuando falta información, es necesario responder al correo electrónico solicitando el complemento. Si el análisis concluye que la solicitud es negativa, corresponde al responsable enviar un correo electrónico para informar al solicitante y explicar los motivos de la decisión.
Paralelamente, el empleado registra cada solicitud recibida en una extensa hoja de cálculo, en la que rellena manualmente la fecha de ingreso de la solicitud, el responsable y el resultado del análisis sobre la posibilidad de emitir o renovar el documento.
Con netLex
El responsable de la conferencia recibe toda la información necesaria del cuestionario automatizado. Resta analizar si se cumplen los demás requisitos para otorgar el poder. Todos estos parámetros están organizados en el sistema en un dashboard fácil de ver, lo que simplifica la toma de decisiones.
El responsable puede entonces autorizar la preparación del poder dentro de la plataforma, en cuyo caso el flujo de trabajo continuará automáticamente, observando las reglas de la empresa por defecto, con registro completo de todas las transacciones.
Si no se concede la autorización, el solicitante es automáticamente informado de las razones aducidas por el responsable del análisis.
Todos los datos referentes a la solicitud y al documento a producir son extraídos automáticamente, para la producción de inteligencia o exportación a otros sistemas.
Elaboración de poderes
Sin netLex
Una vez aprobada la solicitud, se levanta el poder a partir de otro elaborado con anterioridad. El criterio de selección de modelos suele ser el documento más reciente con esas facultades específicas, siendo responsabilidad del empleado eliminar toda la información del expediente anterior e incluir la referente a la nueva concesión.
Para gestionar todas las demandas de preparación de documentos, es necesario recopilar los datos referentes a cada solicitud en una hoja de cálculo. Cuando el archivo está terminado, también se envía a los responsables de la firma por correo electrónico.
Con netLex
Una vez notificado a través de la plataforma, sobre la autorización para elaborar el poder, el responsable de esta nueva etapa selecciona un modelo del documento que ya está completamente automatizado, y lo llena a través de un cuestionario flexible e intuitivo.
Cuando el archivo está terminado, se envía automáticamente, a través de la plataforma, a los responsables de la firma. Todos los datos relevantes se extraen directamente de los cuestionarios y del flujo de elaboración.
4. Firmas
Sin netLex
El responsable de recolectar las firmas debe dominar los organigramas de la empresa, para identificar a quién enviar cada poder y en qué orden. En la mayoría de las empresas, este envío se realiza a través de correo electrónico o software de firma electrónica..
Con netLex
Considerando la información previamente ingresada en la plataforma, también es posible incluir a todos los poderdantes en el flujo de firma de forma automatizada.
Además, netLex cuenta con integraciones nativas con las principales herramientas de firma electrónica y digital del mercado, lo que permite que el control de esta etapa del proceso se realice íntegramente dentro de la plataforma, con amplia visibilidad para todos los involucrados.
5. Almacenamiento y referencia
Sin netLex
Cada apoderado almacena sus propios poderes en carpetas en la computadora personal o en versiones físicas. Cuando el gerente necesita verificar los poderes que tiene cada empleado, debe consultar una hoja de cálculo llenada manualmente, o incluso buscar el documento original.
Con netLex
Todos los poderes se almacenan en la plataforma, con amplio acceso a los administradores. Los poderes y otra información importante también se compilan en dashboards simplificados, formados a partir de datos extraídos directa y automáticamente de los documentos.
6. Gestión
Sin netLex
La gestión del ciclo de vida de los poderes está ensilada y los gestores no tienen una visibilidad real de la tramitación de estos documentos. Esto se traduce en una menor disponibilidad de datos relevantes para el análisis y la generación de inteligencia.
Es necesario preguntar a los responsables de cada etapa del flujo para conocer un poder específico. Esta comunicación se realiza a través de una variedad de medios, dejando a los empleados ansiosos y presionados para responder.
Con netLex
La gestión de poderes a través de netLex proporciona una visibilidad completa para los gestores, que pueden identificar fácilmente en qué etapa del ciclo de vida se encuentra un determinado documento, haciendo un seguimiento desde su solicitud hasta su firma.
No es necesario llamar individualmente a los responsables de los escenarios, dándoles espacio y tranquilidad para trabajar. La extracción de datos se realiza automáticamente en la plataforma, poniendo a disposición del gerente una variedad de información relevante para guiar su desempeño.
7. Datos e inteligencia
Sin netLex
A lo largo del ciclo de vida de los poderes, cada empleado registra los datos que le son útiles para la gestión en sus propias hojas de cálculo, cuya edición está poco controlada, dejando la duda de si la información contenida en las mismas es realmente correcta.
Para generar inteligencia a partir de estos datos, es necesario recopilar las hojas de cálculo, además de verificar y estandarizar las entradas, lo que puede movilizar una cantidad considerable de tiempo y esfuerzo de los empleados.
Con netLex
La plataforma netLex extrae datos de los poderes y flujos de trabajo de forma automatizada, eliminando la necesidad de trabajo y de compilación manual por parte de los empleados. Hay certeza de que los datos se extraen exactamente como se ingresaron en el cuestionario, o como se registraron durante el flujo.
Todas las entradas se unifican en una única base de datos, que se puede exportar y utilizar como referencia para el análisis y la generación de inteligencia.
Cuadro comparativo general
Hemos preparado para ti un cuadro comparativo de los riesgos y ventajas que genera la gestión de poderes privados sin y con netLex. ¡Verifica a continuación!![[PNG]-Tabela-19Maio](https://blog.netlex.io/hs-fs/hubfs/%5BPNG%5D-Tabela-19Maio.png?width=800&name=%5BPNG%5D-Tabela-19Maio.png)
Familiarízate con la eficiencia
Documentos tan importantes como los poderes privados de una empresa deben gestionarse de forma que se eviten riesgos. Por lo tanto, de los dos escenarios que se comparan en este texto, su empresa merece conocer cuál genera más eficiencia.
Con netLex es posible gestionar completamente el flujo de producción, renovación y cancelación de los poderes privados de una forma más sencilla y segura.
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