Una empresa es básicamente una organización formada para producir y/o vender bienes o servicios.
Sin embargo, incluso con las diferencias obvias que existen entre la panadería de la esquina y las empresas “Fortune 500” de Forbes, es posible ver que todas las empresas siguen una lógica similar.
Cuanto mejor funcione esta lógica, mayores serán las posibilidades de éxito.
Las partes principales de esta estructura son los socios, empleados, proveedores y consumidores. ¿Y qué une cada una de estas partes con la otra? Los contratos.
Constituyen una sociedad, registran acuerdos de voluntades, crean derechos y deberes, fomentan (o desalientan) determinadas conductas. Los contratos también determinan lo que la empresa ha vendido, cuándo y a quién debe entregar, qué precio debe pagar, quién tiene poderes de representación para qué casos, etc. Coordinan la relación entre todas las piezas del engranaje.
Sin embargo, los contratos tienen un ciclo de vida que puede ser complejo y que tiende a empeorar a medida que crece la empresa.
Cuando las prácticas de gestión de contratos no son las mejores, las empresas están sujetas a:
- Ineficiencia organizacional;
- Altos gastos, incluyendo a los empleados, que necesitan dedicar más tiempo a las tareas manuales;
- Pérdidas derivadas del cumplimiento deficiente de las cláusulas contractuales;
- Pérdidas por incumplimiento de plazos, multas y similares.
El resultado de la mala gestión de los contratos es concreto: según una investigación de World Commerce and Contracting, se puede perder hasta el 9% de los ingresos totales de una empresa debido a la mala gestión de los contratos.
Para solucionar estos problemas, cada vez cobra más protagonismo en todo el mundo el concepto de Contract Lifecycle Management (CLM), un conjunto de procesos que se ha vuelto imprescindible para una buena gestión documental.
En este artículo podrás conocer un poco más sobre CLM y descubrir cómo la tecnología puede impactar positivamente en el desempeño de las empresas.
¿Qué es Contract Lifecycle Management?
El CLM, o, en español, Gestión del ciclo de vida de los contratos, es un conjunto de prácticas de gestión que permiten aumentar la eficiencia en la gestión de todos los procesos que involucran contratos dentro de una empresa. Así, la organización minimiza los riesgos de sufrir retrocesos en los más diversos frentes.
Con el avance tecnológico de los llamados software CLM —como netLex— estas acciones son capaces de optimizar todas las etapas del ciclo de gestión de contratos, estimulando la automatización y simplificación de los procesos, asegurando su perfecta ejecución.
Los pasos para un CLM bien ajustado
Creemos que una buena gestión del ciclo de vida del contrato incluye al menos siete pasos: solicitud, creación, negociación, revisión y aprobación, firma, gestión de obligaciones e inteligencia.
En netLex creemos que, para poder reducir la carga de trabajo de los usuarios y generar inteligencia, debemos permitir que todo este ciclo se realice dentro de la plataforma, aunque cada empresa tenga flujos específicos con la participación de terceros. Esto nos permite automatizar rutinas, recopilar datos automáticamente y reutilizarlos en todo el flujo de trabajo.
A continuación, se incluye una explicación de cada paso de este flujo y algunas de las funciones correspondientes de netLex:
Solicitud
Todo contrato nace de una demanda. La gestión eficiente de los contratos garantiza que el flujo de estos requerimientos esté dirigido y estandarizado, promoviendo una mayor simplicidad y seguridad. El proceso también puede señalar algunos puntos importantes desde el principio, como acordar fechas límite.
Además, netLex también permite:
- Proceso de entrevista personalizable;
- Direccionamiento automático de la solicitud a los responsables;
- Control de plazos (SLA) y panel de control para ver el progreso de la solicitud.
Creación
Solicitud realizada con éxito, es hora de la creación efectiva del contrato. CLM puede establecer un flujo de creación de documentos predefinido, en un espacio diseñado para hacer más eficiente la fase de elaboración, incluida la definición de plantillas. Esto ayuda, por ejemplo, a ahorrar tiempo y minimizar errores.
Para maximizar los resultados de este paso, con netLex es posible:
- Crear archivos de forma automatizada, utilizando modelos de la empresa y datos proporcionados de la misma solicitud o por integración con otro software;
- Extraer metadatos automáticamente;
- Enviar el documento a un flujo de trabajo específico, según los términos contractuales.
Negociación
Un paso delicado, la negociación debe hacerse con garantías de registro, seguridad y acceso a todas las partes involucradas en el proceso. Integrada al CLM, la tecnología aporta ganancias considerables al proceso de negociación, especialmente en términos de agilidad y cumplimiento.
Así es como netLex ayuda en este punto:
- Portal de negociación, con chat incluido y acceso externo controlado;
- Posibilidad de negociar mediante editor de texto con edición simultánea o mediante cuestionario;
- Control automático de las versiones del documento;
- Aprobación de cambios en las actas sólo por usuarios autorizados.
Revisión y aprobación
Las soluciones CLM también trajeron un importante avance a las etapas de revisión y aprobación de los términos de los acuerdos.
Anteriormente, estas fases se realizaban mayoritariamente por correo electrónico, lo que abría la puerta al riesgo de pérdida de versiones u olvido, entre otros problemas. Es importante contar con la tecnología para que este paso se realice de manera fluida y segura, y con netLex es posible:
- Establecer variaciones automáticas en la jerarquía de aprobación en función de los términos contractuales;
- Determinar flujos de revisiones y aprobaciones con control SLA;
- Realizar conversaciones en un chat interno;
- Aprueba la versión final de forma simplificada, con alertas vía email.
Firma
Un momento clave de la operación, es cuando todo lo acordado finalmente se confirmará y entrará en vigor, la firma también era un punto sensible para los involucrados en la gestión del contrato.
“¿Cómo se hará la firma?”, “¿Puede ser digital?”, “¿Cómo haremos llegar el documento a todos los involucrados?”, fueron solo algunas de las preguntas para responder.
El momento de la firma del contrato se vuelve más fluido con netLex, gracias a características como:
- Integración nativa con los principales proveedores de firmas digitales y electrónicas;
- Reconocimiento automático del estado del documento como firmado;
- Tramitar sin necesidad de descargar y cargar documentos;
- Control de todo el proceso dentro de la plataforma netLex.
Gestión de Obligaciones
Tan importante (o incluso más) que firmar un buen contrato es asegurarse de que se cumplan los términos, y esto solo es posible si la gestión de las obligaciones se lleva a cabo correctamente.
Las empresas que quieran administrar bien los contratos deben estar atentas al almacenamiento de documentos, asegurándose de que esté en un lugar protegido y de fácil acceso dentro de los parámetros de seguridad de la información.
Conozca algunas funcionalidades de netLex para esta etapa de la operación:
- Extracción automática de metadatos: permite optimizar la gestión de los términos contractuales (por ejemplo, partes, valor, obligaciones, etc.);
- Alertas automáticas: se pueden configurar en función de los metadatos de los documentos, lo que permite un seguimienyto más preciso;
- Repositorio inteligente, con búsqueda y clasificación de metadatos;
- Fácil acceso a todo el historial comercial.
Inteligencia
En la era actual, las empresas que pueden analizar con precisión los datos relacionados con su negocio obtienen una importante ventaja competitiva en el mercado.
Los contratos son una gran fuente de información operativa y, cuando están bien elaborados, pueden integrar la estrategia de Business Intelligence, ayudando a tomar decisiones más asertivas en varios niveles.
Comprenda algunas de las contribuciones de netLex a los usuarios en esta etapa:
- Permite la creación de gráficos e informes basados en metadatos de documentos o datos de flujo de trabajo;
- Facilita la exportación de datos y documentos a otros sistemas vía API.
Los beneficios de CLM para la gestión de contratos
En resumen, entre los beneficios de la gestión proactiva de contratos que promueve la gestión del ciclo de vida de los contratos se encuentran:
- Definición de flujo de trabajo, mejorando la fluidez de la rutina;
- Simplificación de tareas. CLM ayuda a reducir la complejidad, con un flujo de trabajo más claro e intuitivo;
- Agiliza la relación entre jurídico, suministros y demás agentes implicados;
- Mejora el cumplimiento de las normas de cumplimiento;
- Gestión más eficiente de los KPI (Key Performance Indicators);
- Contribuye a reducir pérdidas directas, como la no ejecución de alguna cláusula de pago, y daños colaterales, como juicios laborales;
- Agiliza las negociaciones y el cierre de contratos;
- Mayor enfoque en las demandas estratégicas.
CLM: mayor eficiencia para su empresa
Como hemos visto, los contratos son la base y el cuerpo de todas las empresas, independientemente de su tamaño.
Es a través de estos documentos que las organizaciones se relacionan y que se registran términos y cláusulas que definirán los rumbos para el futuro. Por ello, es muy importante llevar a cabo una buena gestión de estos activos.
Al adoptar netLex como solución tecnológica para su estrategia CLM, los clientes ya han visto un aumento de hasta un 214 % en la eficiencia de creación de documentos, con una reducción del 50 % en el tiempo del ciclo de negociación de contratos.
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