Tres conocimientos legales que su equipo de abastecimiento necesita tener

Recibir propuestas y hacer contrapropuestas son actividades rutinarias para el equipo de compras, pero debes tener cuidado: pueden ser vinculantes.

¡Eso mismo!

Incluso si no firma un contrato o aprueba los términos del acuerdo siguiendo los flujos de gobernanza de la empresa, hay casos en los que las propuestas y contrapropuestas ya pueden crear obligaciones para la empresa.

La regla es la siguiente:  toda propuesta obliga al proponente. Tenga en cuenta: si hace una contrapropuesta, cambiando cualquier detalle, se convierte en el proponente y también está sujeto a los términos presentados.

Esta regla admite algunas excepciones, dos de las cuales son los más comunes:

• Cuando la propuesta indique expresamente que no es vinculante (aquí entra la importancia de utilizar los modelos aprobados por la Gerencia Legal).
• Cuando las circunstancias del caso hagan que la propuesta no sea vinculante.

El punto principal sobre circunstancias del caso se refiere al momento de la propuesta y aceptación:

• Caso 1: Cuando la propuesta se hace sin plazo en una conversación con personas “presentes”, si no es aceptada, deja de ser vinculante.
• Caso 2: Cuando la propuesta se hace sin fecha límite, pero la conversación es entre personas “ausentes”, habrá que esperar el tiempo suficiente para que se envíe una respuesta, que puede variar según el caso concreto. Si la respuesta no llega dentro de este plazo, la propuesta deja de ser vinculante.
• Caso 3: Cuando la propuesta se hace con fecha límite, es necesario esperar a que finalice el plazo para dejar de considerarla vinculante.
• Caso 4: Cuando hay un retiro de la propuesta y esta información llega antes o al mismo tiempo que la aceptación, el acuerdo no se forma.

Se dice que las personas están presentes cuando pueden comunicarse en tiempo real, como se hace por teléfono o en reuniones. En estos casos, la persona acepta la propuesta, hace una contrapropuesta o dice que la evaluará. En cualquiera de estos escenarios, deberá indicar, en ese momento, qué camino va a seguir.

Ya en la hipótesis de personas ausentes, la comunicación no se produce en tiempo real, como ocurre con el correo electrónico o incluso WhatsApp. En este escenario, la persona puede “tomar un descanso” y elegir si responder de inmediato o más tarde.

Buenas prácticas para la presentación de propuestas y contrapropuestas:

• Utilice una plantilla que indique que la propuesta o contrapropuesta no es vinculante.
• Las contrapropuestas también deben seguir un flujo de aprobación interno antes de ser enviadas.
• Indicar plazo de respuesta, para evitar incertidumbres.
• Evite las retractaciones y, si esto no es factible, notifique a la otra parte lo antes posible.

2. Los empleados sin poderes notariales pueden vincular a la empresa

La mayoría de las grandes empresas toman mucho cuidado al otorgar poderes, para garantizar que los empleados solo tengan los poderes que necesitan para desempeñar sus funciones.

¿Quiere saber cómo mejorar la gestión de poderes de su empresa? Lea más en:

• 3 datos clave para una gestión eficiente de poderes
• Comparación punto a punto: gestión de poderes privados con y sin netLex
• Soluciones netLex: simplifique la gestión de sus poderes públicos

Sin embargo, hay casos en los que las personas pueden obligar a la sociedad aún sin facultades para ello.

Ahí es cuando se aplica la llamada Teoría de la apariencia.

Según este instituto, si un tercero de buena fé se trata de una persona que razonablemente parece estar autorizada para realizar la transacción en cuestión, el contrato será válido. Esto es válido incluso si posteriormente se demuestra que:

• La persona ya no era un empleado de la empresa;
• El colaborador ya no ocupaba ese puesto;
• El funcionario ya no tenía esos poderes;
• Esa transacción debe ser enviada a un flujo de gobernanza específico;

Estudio de caso: Gerente de Adquisiciones firma enmienda de contrato

En 2010, la Corte Superior de Justicia resolvió el Recurso Especial N° 887277/SC, en el cual un Gerente de Adquisiciones de determinada corporación suscribió una modificación a un contrato de prestación de servicios.

Sin embargo, de acuerdo con el estatuto social de la S.A., el plazo en cuestión sólo podía ser aprobado por la Junta Directiva.

La validez del contrato fue impugnada judicialmente, pero la Corte entendió que, en ese caso, el Gerente aparecía, por el tercero, como la persona que tendría las facultades para suscribir la referida modificación. Por lo tanto, el acuerdo siguió siendo válido y vinculante.

Ya habrás notado que la aplicación de la Teoría de la Apariencia es un espada de doble filo: al mismo tiempo que puede proteger a la empresa, cuando es el tercero de buena fe, puede perjudicar a la organización, manteniendo la vigencia de un contrato suscrito por personas sin facultades para ello.

Buenas prácticas para evitar aplicar la Teoría de la Apariencia:

• Realizar un análisis de costo-beneficio para determinar las circunstancias en las que será necesario solicitar un poder al funcionario con el que se está negociando;
• Dejar en claro, para la contraparte, la existencia de reglas de gobernanza que limiten las facultades para contratar a los comerciantes;
• Revocar de inmediato los poderes de los empleados que cambien de funciones o sean despedidos de la empresa, comunicando esta situación a los puntos focales de proveedores a la brevedad;

3. La práctica posterior modifica los contratos

Cuando se trata de cumplir con el acuerdo, es muy común que las áreas encargadas de administrar las obligaciones no sean quienes negociaron los términos de la transacción, a menudo ellos ni tienen acceso a las cláusulas completas, sino sólo un resumen de los principales puntos a cumplir.

Aprende a optimizar la gestión de tus contratos en:

• Cadena de Suministro: Compras Estratégicas con Contratos Digitales
• Potencie su área de compras con una gestión digital de contratos

Esto a veces hace que la práctica de la gestión de contratos difiera de lo previsto en el texto.

Este es el caso, por ejemplo, de un contrato que establece que los artículos comprados se entregarán mensualmente al almacén de XPTO. Pero todos los meses los artículos se entregaban y aceptaban en otro lugar y nadie señalaba el error.

De acuerdo al Principio de confianza, ahora el lugar de entrega de los artículos es ahora el segundo almacén, incluso contrariamente a las disposiciones del contrato. Esto se debe a que el comportamiento de la empresa contratante generó, en la empresa contratada, una expectativa razonable que este sería el lugar adecuado para las entregas.

Si, después de un tiempo, resulta que ese lugar no era apropiado para recibir esos bienes, y que la cláusula había señalado el almacén de XPTO por un motivo relevante para la empresa, será necesario hablar con el proveedor para convencerlo de retomar lo que se había establecido en el contrato. Esto puede terminar causando fricciones y perjudicando a la sociedad.

Buenas prácticas para evitar modificar obligaciones contractuales:

• Incluir en el contrato una cláusula que indique que “las prácticas posteriores no implicarán un cambio en las obligaciones contractuales”.
• Dar total visibilidad a los gestores de contratos sobre todos los puntos relevantes para el cumplimiento, evitando desajustes con lo acordado por las partes.

Mejorando la relación entre la Gerencia Legal y Suministros

Información como la que acaba de conocer puede ayudar a muchas personas en los equipos de Compras a contribuir a la gestión de los riesgos legales de la empresa.

Sin embargo, ¿por qué este intercambio de conocimientos no siempre ocurre internamente?

La respuesta a esta pregunta puede estar relacionada con una dificultad para articular los equipos Jurídicos con los sectores implicados en la gestión de contratos y contratación de proveedores. La ausencia de procesos estructurados entre estos equipos hace que el contacto, en general, esté guiado por algunos desgastes y centrado en la solución de problemas más inmediatos, reduciendo el espacio para pensar en soluciones preventivas y colaborativas.

Entonces, trata de aprovechar este texto para reabrir los espacios de comunicación ¡y acercar a los equipos de Adquisiciones y Legal!

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