Las empresas son entidades jurídicas abstractas sin existencia material. Por lo tanto, dependen de los individuos para realizar sus actividades. Un poder es el instrumento legal que otorga a una persona la autorización para actuar en nombre de otra, y es utilizado regularmente por los representantes de la empresa en la negociación y celebración de transacciones, así como para la representación en procesos judiciales.
En el poder notarial intervienen dos partes: el poderdante, que se hará representar en el negocio, y el apoderado, que ejercerá el poder de representación dentro de los límites establecidos en el documento.
Por regla general, el apoderado está obligado a cumplir los acuerdos suscritos por el poderdante, lo que garantiza la seguridad jurídica de las operaciones celebradas por los representantes.
Situaciones relevantes que afectan la gestión eficiente de poderes notariales
A medida que las actividades se expanden y se diversifican, se necesitan más representantes para realizar operaciones comerciales. Los límites de sus competencias varían según el área de actividad y jerarquía dentro de la empresa, así como según el carácter estratégico de los acuerdos en curso.
La gestión de los poderes otorgados por una empresa es, por tanto, una importante tarea interna. Algunas situaciones que pueden surgir del ciclo de vida de estos documentos son:
- El apoderado ya no forma parte de la empresa, o ha sido trasladado internamente: en ambos casos, los poderes que estos profesionales pudieran tener deben ser revocados de inmediato, a fin de reducir el riesgo de realizar transacciones no deseadas.
- El apoderado viaja o se ausenta: habrá que entender quién tiene la potestad de sustituirlo y en qué circunstancias.
- Revisión periódica: Como estos documentos suelen tener plazos de vigencia, periódicamente deben someterse a revisión, renovación y firma.
Algunas de estas situaciones se pueden anticipar, como la revisión periódica. Pero otros, como los despidos o las licencias, pueden ser abruptos e inesperados. En estos casos, la reacción del administrador debe ser inmediata para que todas las facultades de representación sean debidamente atendidas.
La importancia de la gestión de poderes en la empresa
Un poder debe estar siempre disponible y debidamente actualizado. Contiene información vital para la realización de transacciones, de interés tanto para la empresa como para la contraparte en las negociaciones.
Un dato clave es el alcance de los poderes otorgados al apoderado, ya que pueden estar limitados en varias dimensiones. Por ejemplo, el apoderado puede tener el poder de negociar pero no finalizar un contrato. También es posible que tenga la autorización para completar acuerdos, pero solo dentro de un monto pre aprobado. Todos estos detalles deben estar siempre actualizados y disponibles de forma transparente para todos los involucrados en la transacción.
Importantes consideraciones de gobernanza y cumplimiento también están involucradas en la gestión de poderes, especialmente dado que existen riesgos de abuso de poder o fraude. Una auditoría externa, por ejemplo, probablemente solicitará información sobre la cantidad de poderes firmados, así como su respectiva vigencia.
De esta manera, la gestión de poderes es parte esencial de la operación de la empresa. netLex asegura que estas actividades se realicen de forma sencilla y segura, permitiendo la extracción de datos importantes relacionados con estos documentos.
Extracción de datos para mejorar la gestión
En general, es posible tener una vista panorámica de todos los poderes emitidos por una empresa a través de datos como el número total de documentos de este tipo producidos por área, o incluso el número total de estos documentos que aún están activos. Este tipo de información es un paso inicial importante hacia la gestión de poderes basada en datos.
En la búsqueda de un análisis de datos aún más especializado, aquí hay tres tipos de datos que se pueden usar para administrar de manera eficiente los poderes notariales de una empresa.
Plazo de validez
Como regla general, no existe un plazo estándar para los poderes notariales. Sin embargo, se considera una buena práctica establecer límites de tiempo para asegurar un mejor control de la representación de la empresa en las transacciones comerciales.
Cuando el poder notarial alcanza este hito, puede renovarse por otro período de tiempo o revocarse formalmente. La primera situación es probablemente la más común e involucra otra ronda de aprobaciones y firmas que deben planificarse con anticipación para evitar interrupciones innecesarias en el flujo de negocios. Además, si el poder notarial no se renueva en tiempo y forma, la validez de los acuerdos celebrados por el concesionario puede ser cuestionada en el futuro.
En este caso, es importante extraer estos plazos de vigencia del poder notarial y, de preferencia, incluir un aviso de finalización del plazo para recordar al departamento a cargo que inicie los trámites de renovación en tiempo y forma.
Dentro de netLex, es posible eliminar esta información para mejorar la gestión de los poderes de una empresa, así como para establecer avisos de caducidad. Los procedimientos de renovación también se pueden simplificar y hacer más seguros con netLex, lo que permite un procedimiento automatizado de escritura y revisión y, en última instancia, de firma.
Poderes estratégicos
Algunos poderes pueden otorgar a los apoderados facultades consideradas estratégicas para la empresa, tales como autorización para realizar y concluir negocios clave, así como para negociar contratos de alto valor. Estas transacciones comerciales pueden llamar la atención de la Junta Directiva o incluso de los inversionistas, y deben ser monitoreadas de cerca.
Otro tipo de información que se puede extraer de un poder es precisamente aquellas autorizaciones consideradas estratégicas. Debe ser posible monitorear la redacción, revisión y firma de estos documentos, así como filtrar entre los poderes para identificar cuales de ellos contienen poderes de esta naturaleza.
Este tipo de inteligencia puede generarse a través de metadatos recopilados por netLex y visualizarse fácilmente en un dashboard actualizado automáticamente.
Status del agente
Las empresas siempre están contratando, asignando o despidiendo empleados, así como cambiando la administración. Los empleados y gerentes, por supuesto, también se van de vacaciones o se van, por lo que es vital realizar un seguimiento de todos los poderes afectados por estos cambios.
Si, por ejemplo, se reasigna a un empleado, es necesario cambiar o revocar las autorizaciones que tenía anteriormente. Una situación más urgente involucra a los empleados que ya no trabajan para la empresa. Este escenario no siempre está previsto o planificado, sino que todos los poderes de representación deben ser revocados de manera expedita.
Por otro lado, cuando un empleado se ausenta temporalmente, también es importante saber quién puede reemplazarlo en las negociaciones que realiza. Ésta se definirá en función de los poderes de representación que ostente dicho trabajador, entre otros factores.
Así, la situación de un empleado dentro de la empresa es un dato relevante para auxiliar en la gestión de poderes. netLex puede promover la integración con otro software de recursos humanos, o incluso con una simple hoja de cálculo de Excel, y cruzar información sobre el estado de los empleados con datos extraídos de los poderes, para promover una gestión eficiente de este tipo de documentos.
Cambie la forma en que su empresa gestiona los poderes
Un enfoque basado en datos (data-driven), centrado en el análisis de datos, permite tomar decisiones basadas en información real y actualizada. De esta manera, promueve una buena gobernanza, asegurando la transparencia y el cumplimiento de los parámetros legales y comerciales. En este análisis de datos debe incluirse un documento importante para la gestión de la empresa, el poder notarial.
Con netLex es posible extraer toda la información relevante de un poder notarial, al mismo tiempo que permite que los procesos de creación, renovación, actualización y revocación estén completamente automatizados.
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