Cuando se habla de la cadena de suministros, la mayoría de la gente pensará en el almacenamiento, la logística, el transporte y, por lo general, tendrá en mente cuestiones relacionadas con la planificación de la producción o, incluso, considerará los temas de ventas; sin embargo, uno de los principales tópicos en la alineación de la cadena de suministros integrado es el área de compras.
Estos sectores son comúnmente conceptualizados como áreas de servicios que se encargan de sondear el mercado, garantizando el suministro de materiales en tiempo, obteniendo las mejores condiciones del mercado. Sin embargo, estas áreas raras veces son definidas como uno de los principales eslabones de la cadena de suministros, ya que cumplen una de las funciones más importantes (en conjunto con el departamento legal) que es asegurarse de que los proveedores cumplan con sus obligaciones contractuales antes de aprobar los pedidos.
Durante mucho tiempo, las compras se han centrado en reducir los costos del ciclo de la cadena de suministros. Los responsables aprovechaban los bienes y servicios con el objetivo principal de reducir los precios de suministros, lo que llevó a la sobrecarga y retrabajo.
En el texto de hoy, vamos abordar a profundidad cómo poner en marcha la transformación digital dentro de las áreas anteriormente nombradas, con el objetivo de ampliar el alcance de este importante departamento encargado de los proveedores y clientes externos de una organización.
Importancia de los datos para compras estratégicas
Las compras estratégicas implican garantizar la disponibilidad de bienes y servicios mediante el desenvolvimiento de la cadena de suministros, otorgando economía y dinamismo, siempre teniendo en cuenta todos los factores de riesgos potenciales.
Los responsables deben ser capaces de:
- Analizar y gestionar a los proveedores;
- Analizar a vendedores y proveedores de servicios a terceros;
- Revisar y supervisar su rendimiento;
- Dar cuenta de los riesgos;
- Garantizar el cumplimiento;
- Impulsar las oportunidades; y mucho más.
Para lograr esto, es indispensable tener un acceso rápido a datos relevantes y estratégicos.
Es importante destacar que las principales métricas de gestión se encuentran disponibles en los diferentes contratos que rigen las relaciones con los proveedores, por ejemplo:
- Métricas de gestión de proveedores;
- Información sobre riesgos comerciales;
- Requisitos de cumplimiento.
Estos datos son de mucho valor para este departamento, ya que permite a los líderes de compras tomar decisiones respecto a los proveedores, establecer obligaciones, términos y parámetros de desempeño.
Suena fácil, ¿verdad? pero en la práctica no lo es. Extraer informaciones relacionadas con cualquier parte de la cadena de suministros es complicado, ya que muchos contratos son archivados, administrados y almacenados en:
- Carpetas físicas;
- Correos electrónicos;
- Formatos digitales como PDF o carpetas en los documentos del computador.
Cuando esta gestión contractual es realizada de forma manual o “digital”, es imposible obtener información o datos certeros. Si algún valiente colaborador intenta la extracción de los mismos, puede ser tedioso, lento, generar retrabajo y principalmente costos a la compañía.
Si la meta es pensar y actuar de forma estratégica para optimizar el desempeño, es importante simplificar los datos contractuales y que los mismos se encuentren en un solo lugar.
Contratos como parte de la transformación digital y estratégica
Transformar los contratos a un único formato digital y almacenarlos en un lugar centralizado puede permitir a las empresas acceder fácilmente a informaciónes importantes relacionadas con las compras. Para eso, las empresas pueden aprovechar las soluciones de gestión del ciclo de vida de los contratos inteligentes, como netLex. La plataforma cuenta con la tecnología necesaria para extraer los acuerdos de compra de diferentes sistemas, estandarizarlos y trasladarlos a un repositorio único.
Ahora bien, es importante saber que cualidades debe tener una plataforma CLM para apoyar al equipo de adquisiciones en su labor de establecer relaciones de calidad con los proveedores, al mismo tiempo que garantiza bienes y servicios para su organización aplicando una reducción de costos. Las principales características que una buena solución de automatización de contratos ofrece son:
1. Contratos digitales
Realizados a través de un proceso simple de entrevista, lo que otorga autonomía al sector de compras, ya que no será necesario consultar todo con el departamento legal porque contarán con una biblioteca de cláusulas y diversas plantillas para todos los contratos efectuados por la organización.
2. Almacenamiento en un repositorio centralizado
Permite que empresas tengan acceso fácil y en cualquier momento a informaciones relacionadas con las compras. Inclusive es posible extraer contratos de otros sistemas, estandarizarlos y moverlos al repositorio central.
3. Negociación
Negocie de forma fácil y simple con clientes y proveedores a través de un portal de acceso controlado. El mismo permite que sus clientes ingresen comentarios sobre el documento y que modifiquen ciertas cláusulas, todo bajo un ambiente controlado, siempre con registros de cualquier cambio realizado.
4. Gestión de obligaciones
Los contratos de adquisiciones deben contener obligaciones específicas para garantizar la cooperación entre ambas partes.
Con una solución para gestionar el ciclo de vida de los contratos, monitorear los marcos acordados, las entregas, el impacto financiero y hasta multas o facturas será tarea fácil. Aún no acaba, lo más relevante es la posibilidad de configurar alertas automáticas para recordarle con anticipación el vencimiento de plazos.
5. Paneles e informes
Dashboards e informes listos para usar, lo que simplifica la reportería y facilita a la lideranza de compras, tomar decisiones analíticas y estratégicas, de forma rápida y ágil como el mercado actual lo exige.
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El objetivo de esta transformación contractual será señalar los riesgos comerciales, realizar modificaciones rápidas en los contratos si es necesario y garantizar principalmente el cumplimiento. A partir de aquí, ya no va a ser necesario cambiar los términos y obligaciones manualmente, ni preocuparse por cumplir con los mismos. El departamento de compras estará listo para lidiar con los desafíos del mercado actual.
El poder transformador de la digitalización de los contratos
La digitalización de los acuerdos puede ayudar a los responsables de compras a adoptar un enfoque estratégico ampliando su actuación, pasando del mero ahorro de costos a la obtención de visibilidad en el proceso de compras para la toma de decisiones analíticas, así como la mejora de las etapas de selección de proveedores, además de la gestión de las relaciones con los mismos de forma más eficaz y eficiente.
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