Potencie su área de compras con una gestión digital de contratos

Si su empresa está considerando tomar el camino de la tecnología y digitalizar los flujos de trabajo de extremo a extremo en el sector de Compras, hay dos cosas que debe saber para guiar este movimiento: 

• No está solo: aumentar la digitalización de los departamentos se encuentra entre los objetivos del 72% de las empresas para 2025, según una investigación de PwC.
  
• Aquellos que conducen bien este movimiento crean mucho valor: El 80% de las empresas que adoptan un alto grado de digitalización ya son capaces de extraer suficientes datos para generar valor para sus operaciones, según la misma encuesta de PwC.

En base a estos datos, es posible concluir que el movimiento de digitalización en el sector de Suministro es la gran tendencia del mercado y muestra un gran potencial de creación de valor. El primer paso de este enfoque, que genera efectos sistémicos de manera muy eficiente, es la adopción de contratos digitales. 

En este texto verás:

• Qué son los contratos digitales
• Cuatro ventajas de gestionar contratos digitales en el sector de Compras
• Dos formas de gestionar contratos digitales en tu sector de Compras

Qué son los contratos digitales

Quienes se ocupan de los contratos están acostumbrados a pensar en documentos físicos, muy largos, que traducen acuerdos complejos a alcanzar tanto en términos comerciales como en términos legales. Parece burocrático, lento e ineficiente. 

Sin embargo, la esencia de los contratos es crear las reglas del juego, que guiarán la relación entre empresa y proveedor. Para ello, no necesariamente tienen que ser documentos de difícil tramitación. Este elemento de complicación fue agregado por la práctica legal de milenios, pero poco a poco está siendo combatido por aquellos que necesitan traer más simplicidad a su rutina.

En la legislación brasileña, para que estemos frente a un acuerdo de esta naturaleza, basta que estén presentes solamente las siguientes:

• Partes, que expresan consentimiento válido
• Objeto lícito, posible, determinado o determinable
• Forma prescrita o no prohibida por la ley

Los contratos digitales están relacionados con este último tema. El derecho contractual se rige por el principio de libertad de formas. Esto significa que, a menos que la ley exija una forma específica, las partes pueden elegir la mejor manera de celebrar este acuerdo. Puede ser oral, puede ser físico… ¡Incluso puede ser digital!

Los contratos digitales son, por tanto, aquellos cuyo ciclo de vida se desarrolla íntegramente de forma electrónica, desde la redacción hasta la firma. El hecho de que estos instrumentos tengan una base diferente a la física no afecta su validez legal, por lo que aún pueden crear derechos y obligaciones entre las partes. 

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Cinco ventajas de la gestión de contratos digitales en la industria de compras Suministros

Una vez que se ha realizado el contrato digital firmado, es hora de gestionarlo para controlar el cumplimiento de todas las obligaciones estipuladas con los proveedores. Siguiendo el enfoque de innovación tecnológica, esta actividad también se vuelve mucho más eficiente cuando se realiza en formato digital por al menos cuatro razones:

• Evita el desperdicio de papel, ya que las copias físicas de los contratos o pedidos no necesitan circular por toda la empresa.
• Optimiza la disponibilización de la información, ya que es posible otorgar acceso a más de una persona simultáneamente a los datos necesarios para monitorear el cumplimiento de los acuerdos.
• Facilita el desplazamiento y agiliza el trabajo, ya que los documentos y la información estarán disponibles en unos pocos clics, en dispositivos portátiles que simplifican la localización de archivos.
• Permite generar inteligencia y seguimiento de métricas importantes sin que suponga más trabajo para los empleados, ya que existen herramientas capaces de extraer automáticamente datos de documentos y flujos de trabajo digitales y recopilarlos de forma sencilla e intuitiva. 
• Previene la pérdida del valor del contrato, estimado por KPMG hasta en un 40% cuando las obligaciones se gestionan de manera ineficiente.

Son beneficios que interesan a todos los niveles jerárquicos dentro del equipo de Compras: influyen directamente en la rutina de los empleados, como es el caso de la agilización del trabajo y la simplificación de los desplazamientos; llegar a los coordinadores, preocupados por la optimización de las tareas; y extenderse a los directivos, enfocados a reducir costos y extraer datos para generar inteligencia y monitorear métricas relevantes para el sector.

Dos formas de gestionar contratos digitales en su sector de Compras

Para hacer realidad estas ventajas en su operación, hay dos formas posibles: usando herramientas genéricas y usando software CLM. Obtenga más información sobre cada una de estas opciones en los temas a continuación:

1. Utilización herramientas genéricas para la gestión de documentos

Las herramientas genéricas son aquellas que no tienen el propósito específico de gestionar contratos o flujos de trabajo. Los ejemplos incluyen correo electrónico, unidades, editores de documentos, hojas de cálculo y otros. 

Así, el ciclo de vida de un contrato con proveedores comienza con una solicitud por correo electrónico al departamento de Compras. De esta forma también se realiza el proceso de búsqueda, análisis y negociación con proveedores, registrándose en documentos completados manualmente por los empleados y registrados en el drive. Finalmente, los plazos y condiciones se controlan en hojas de cálculo y notas en calendarios. 

Esta forma de gestión digital tiene ventajas como:

• Bajos costos
• Familiaridad de los empleados

Sin embargo, también tiene desventajas como:

• Falta de visibilidad de los flujos 
• Falta de control de SLA
• Riesgo de pérdida de información y documentos
• Creación de trabajo manual para los empleados

Esta es sin duda una etapa temprana del proceso de digitalización. Sin embargo, aún es posible optimizar el uso de la tecnología, extrayendo ventajas más significativas. 

2. Uso del software CLM

Esta forma de gestionar los documentos digitales ya se basa en el uso de sistemas específicos, como el Contract Lifecycle Management - CLM. 

Estas plataformas centralizan todos los pasos que conducen a la formación y gestión de un acuerdo. La solicitud se realiza a partir de un cuestionario intuitivo y el análisis de proveedores también se puede procesar en el mismo formato. 

Una vez seleccionada la empresa a contratar, se genera el documento a partir de plantillas previamente aprobadas por el Departamento Legal. Si existe la necesidad de modificar alguna cláusula, el propio sistema ya remite la modificación sugerida para su aprobación por parte de la autoridad competente. En estos casos, el equipo de Compras puede contactar al responsable del análisis, si es necesario, monitoreando también el SLA de respuesta.

Una vez finalizadas las negociaciones, se firma el contrato y sus datos se extraen automáticamente para formar un cuadro de mando que facilita la gestión de las obligaciones. Cuando las cuotas están vinculadas a plazos, el software también crea alertas para los responsables de monitorear ese acuerdo. 

Entienda con más detalle cómo funciona este sistema en el texto: CLM: qué es y cómo la tecnología puede beneficiar a su empresa

Algunas de las ventajas de un software CLM son:

• Automatización de documentos y extracción de datos
• Programación de reglas de autoridad para revisión y aprobación
• Visibilidad en flujos de trabajo y SLAs
• Almacenamiento automático con permisos y control de versiones 
• Gestión integrada de obligaciones con alerta de vencimiento 

Bonus: es posible integrar el sistema CLM con otros programas utilizados por su sector de suministro, como ERPs y BPMs, combinando toda la potencia organizativa de estos últimos con la optimización de la gestión documental y extracción de datos de los primeros. 

netLex es un software CLM que asegura estos y otros beneficios para su sector de Compras. Algunos de nuestros clientes, como Andrade Gutierrez, ya sienten los impactos positivos del uso de esta tecnología en la práctica para optimizar las actividades de los compradores. 

Take Out

En este texto aprendiste que: 

• Los sectores de compras han valorado la digitalización de sus procesos y muchos de ellos ya están generando ventajas a partir de la extracción de datos.
• Los contratos digitales son uno de los instrumentos de este movimiento de innovación y tienen su validez y eficacia garantizada por la legislación nacional.
• Son varias las ventajas de utilizar contratos digitales para el sector de Compras, entre ellas la reducción de costos, desperdicio de materiales y la pérdida de valor de los contratos, además de optimizar la distribución de información, la generación de inteligencia y la rutina de trabajo. .
• Puede aplicar la gestión de contratos digitales a sus operaciones de dos maneras:

netLex es una startup que desarrolló software para gestionar el ciclo de vida de contratos y otros documentos. Nuestra plataforma se opera en 11 idiomas y la utilizan empresas Fortune 500 y Valor 1000, con usuarios en más de 20 países de todo el mundo. 

Nuestros especialistas están disponibles para ayudarlo a llevar más eficiencia a su rutina, reducir costos y mejorar la estrategia de digitalización de su área de Compras.  Haga clic aquí y converse con ellos ahora mismo!