Ambev es una empresa Brasileña dedicada a la producción de bebidas, fusionada en 2004 con la multinacional AbInbev, su sede sede es en São Paulo, pero cuenta con operaciones en todo Brasil y el continente. En total, operan en 16 países de América (Antigua, Argentina, Barbados, Bolivia, Brasil, Canadá, Chile, Cuba, Dominica, Guatemala, Nicaragua, Panamá, Paraguay, República Dominicana, San Vicente y Uruguay).
En este caso de éxito, Flávio Ribeiro, CEO de netLex, conversó con Camila Nicolau,
Head del Jurídico y de Relaciones Corporativas de Zé Delivery y con Lívia Bragança, Abogada de Ambev.
Información descentralizada y una gran cuantía de trabajo por la cantidad de pasos manuales en la gestión contractual
Como en cualquier organización del tamaño de Ambev, existe una variedad de procesos internos involucrados en el ciclo de vida, especialmente en la parte de aprobación de contratos. En el caso de Ambev tenían la sensación de que estos procesos no estaban definidos, lo que generaba una gran cantidad de trabajo y lo más preocupante era que no tenían una sola fuente de información.
Su fuente de datos no era confiable, lo que generó mucho desperdicio de talento humano, en recursos, tiempo y capacidad intelectual de los involucrados.
“El cliente interno no tenía visibilidad de este flujo en su conjunto, no veía lo que pasaba tras bambalinas cuando se aprobaba el contrato, terminamos por no tener tan buen historial con precisión de la información, así que esto es un poco el contexto que estábamos viviendo antes de implementar el proyecto”, dijo Lívia.
Otro desafío que enfrentaban era que el departamento legal era rehén de los clientes internos, ya que cada uno tenía su propio sistema. Cuando entendieron que de alguna manera el departamento jurídico era cliente también de este gran flujo, comenzaron las labores de mapear, con el objetivo de trazar una solución. Se realizaron encuestas a más de 640 empleados, para entender cuáles eran los dolores y que era lo que estaba causando frustración. Con está información en las manos, entendieron que necesitaban una transformación digital dentro de la empresa, en este momento fueron al mercado a buscar posibles soluciones y fue cuando conocieron netLex.
“La colaboración y la disponibilidad del equipo de netLex fueron sin duda lo que cambió para nosotros en el proyecto y lo que nos hizo entender cómo proceder, y luego en todos estos contactos, estas reuniones y capacitaciones, siempre estuvieron muy presentes, proponiendonos cosas, sobre lo que podría ser diferente y también mostrándonos cómo la herramienta era lo suficientemente flexible, está flexibilidad nos dio autonomía para ajustarnos a las necesidades de nuestros clientes internos, nos ayudó a elegir está herramienta, vimos que tiene el potencial de llegar muy lejos”, dijo Camila.
Integración de las etapas internas y visibilidad del flujo de aprobación de contratos
Después de la implantación de netLex, el departamento Jurídico, así como otros equipos internos de la compañía, sintieron que sus procesos estaban fluyendo, aprendieron a identificar los inconvenientes y principalmente a estructurar todas las etapas, que hasta el momento se encontraban pérdidas en muchos procesos manuales. Con netLex lograron identificar que existen 16 etapas en el flujo de aprobación, estas informaciones representaron un diferencial para todos los involucrados, ya que anteriormente cada persona tenía foco en su propia etapa, sin saber lo que sucedía en la etapa anterior o la siguiente. Esto provocó que comenzaran a personalizar los flujos de aprobación, de acuerdo con cada tipo de contrato, impactando notoriamente en sus resultados.
Ahora con todo este flujo automatizado y con visibilidad del mismo, las personas que utilizaban la solución comenzaron a tener mayor autonomía, aumentando la satisfacción entre todos, principalmente por la reducción de trabajo ineficiente, tanto para el equipo jurídico, como para el equipo comercial, que comenzó a crear sus propios contratos y a pasar por las etapas de aprobación de forma automática. En el caso de jurídico la cantidad de trabajo ineficiente y operacional se redujo drásticamente, dejando espacio para que se concentren en demandas que realmente exigen una intelectualidad.
Más de 170 contratos automatizados y una reducción de 75% de carga de trabajo innecesario para el departamento Jurídico
“Tuvimos una reducción de aproximadamente el 75% de la carga de trabajo innecesaria que llegaba al departamento legal y la forma de hacerlo fue construyendo este árbol de decisión, dando más autonomía para clientes internos y por supuesto, esto se ve reflejado en la jornada laboral tanto para el departamento legal como para el cliente interno, mejoró la satisfacción, el SLA a nivel de servicio, por lo que sentimos una mejora significativa luego de la implementación del proyecto”, dijo Lívia
Después de la implementación, identificamos los pasos más importantes, que fueron:
- Solicitud del equipo comercial;
- Las aprobaciones por las autoridades, de acuerdo al valor negociado;
- Luego el equipo comercial debe analizar si la negociación se desvió un poco del estándar que fue previsto y actualmente no necesita ser analizado por el departamento Jurídico.
- Existe una etapa personalizada para el Jurídico, donde se va a entender si el contrato específico tiene que pasar por el análisis de cumplimiento;
- Luego pasa al equipo de contabilidad y pago, estos se involucran para verificar las aprobaciones de pago.
- Finalmente integramos con una herramienta de firma digital, a pesar que esto fue externo, lograron colocarlo dentro del flujo.
El proceso fue simplificado, se centralizó todo en la herramienta, logrando ganancias muy significativas. Aparte de todo se logró la satisfacción de los equipos internos, todo el mundo tiene visibilidad del flujo y saben cómo y cuándo sucede el ciclo de aprobación, en el caso del equipo comercial, al tener mayor autonomía, mejoraron casi al 100% las contrataciones, todo fluye con mayor agilidad y principalmente ganaron velocidad.
“Para nosotros es muy importante saber que estamos asignando recursos donde realmente los necesitamos, una inteligencia y análisis legal y no solo una especie de manual operativo para cambiar una función, ahora la propia área comercial puede cambiar las cosas en el contrato, entonces existe esta satisfacción, la sentimos tanto del lado del cliente interno del área comercial, como del lado del jurídico, estamos aprovechando mejor nuestro tiempo de trabajo y de la manera correcta”, dijo Lívia.
Más beneficios alcanzados por Ambev con el uso de netLex
Al alcanzar mayor velocidad y productividad, se identificaron otro tipo de contratos que fueron incluidos en el flujo, lograron mapear otros procesos y sus particularidades y comentan que su objetivo es incluir cada vez más procesos contractuales dentro de nuestra solución.
Se volvió claro para ellos que necesitan una única fuente de información, que necesitan analizar datos para poder desarrollar mejores estrategias y procesos. Actualmente siguen mejorando cada vez más, entregando mejores SLAs relacionadas con sus litigios.
El ciclo de negociación, aprobación y finalización alivio la rutina de los colaboradores. El departamento Jurídico asumió ser su propio cliente en el proceso, logrando salir de ese círculo vicioso de ser rehenes de los clientes internos. El gran cambio fue darse cuenta que pueden seguir creciendo y avanzando con más autonomía al automatizar sus otras rutinas, siempre trabajando en sociedad.
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