Si su empresa está considerando tomar el camino de la tecnología y digitalizar los flujos de trabajo de extremo a extremo en el sector de Compras, hay dos cosas que debe saber para guiar este movimiento:
En base a estos datos, es posible concluir que el movimiento de digitalización en el sector de Suministro es la gran tendencia del mercado y muestra un gran potencial de creación de valor. El primer paso de este enfoque, que genera efectos sistémicos de manera muy eficiente, es la adopción de contratos digitales.
En este texto verás:
Quienes se ocupan de los contratos están acostumbrados a pensar en documentos físicos, muy largos, que traducen acuerdos complejos a alcanzar tanto en términos comerciales como en términos legales. Parece burocrático, lento e ineficiente.
Sin embargo, la esencia de los contratos es crear las reglas del juego, que guiarán la relación entre empresa y proveedor. Para ello, no necesariamente tienen que ser documentos de difícil tramitación. Este elemento de complicación fue agregado por la práctica legal de milenios, pero poco a poco está siendo combatido por aquellos que necesitan traer más simplicidad a su rutina.
En la legislación brasileña, para que estemos frente a un acuerdo de esta naturaleza, basta que estén presentes solamente las siguientes:
Los contratos digitales están relacionados con este último tema. El derecho contractual se rige por el principio de libertad de formas. Esto significa que, a menos que la ley exija una forma específica, las partes pueden elegir la mejor manera de celebrar este acuerdo. Puede ser oral, puede ser físico… ¡Incluso puede ser digital!
Los contratos digitales son, por tanto, aquellos cuyo ciclo de vida se desarrolla íntegramente de forma electrónica, desde la redacción hasta la firma. El hecho de que estos instrumentos tengan una base diferente a la física no afecta su validez legal, por lo que aún pueden crear derechos y obligaciones entre las partes.
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Una vez que se ha realizado el contrato digital firmado, es hora de gestionarlo para controlar el cumplimiento de todas las obligaciones estipuladas con los proveedores. Siguiendo el enfoque de innovación tecnológica, esta actividad también se vuelve mucho más eficiente cuando se realiza en formato digital por al menos cuatro razones:
Son beneficios que interesan a todos los niveles jerárquicos dentro del equipo de Compras: influyen directamente en la rutina de los empleados, como es el caso de la agilización del trabajo y la simplificación de los desplazamientos; llegar a los coordinadores, preocupados por la optimización de las tareas; y extenderse a los directivos, enfocados a reducir costos y extraer datos para generar inteligencia y monitorear métricas relevantes para el sector.
Para hacer realidad estas ventajas en su operación, hay dos formas posibles: usando herramientas genéricas y usando software CLM. Obtenga más información sobre cada una de estas opciones en los temas a continuación:
Las herramientas genéricas son aquellas que no tienen el propósito específico de gestionar contratos o flujos de trabajo. Los ejemplos incluyen correo electrónico, unidades, editores de documentos, hojas de cálculo y otros.
Así, el ciclo de vida de un contrato con proveedores comienza con una solicitud por correo electrónico al departamento de Compras. De esta forma también se realiza el proceso de búsqueda, análisis y negociación con proveedores, registrándose en documentos completados manualmente por los empleados y registrados en el drive. Finalmente, los plazos y condiciones se controlan en hojas de cálculo y notas en calendarios.
Esta forma de gestión digital tiene ventajas como:
Sin embargo, también tiene desventajas como:
Esta es sin duda una etapa temprana del proceso de digitalización. Sin embargo, aún es posible optimizar el uso de la tecnología, extrayendo ventajas más significativas.
Esta forma de gestionar los documentos digitales ya se basa en el uso de sistemas específicos, como el Contract Lifecycle Management - CLM.
Estas plataformas centralizan todos los pasos que conducen a la formación y gestión de un acuerdo. La solicitud se realiza a partir de un cuestionario intuitivo y el análisis de proveedores también se puede procesar en el mismo formato.
Una vez seleccionada la empresa a contratar, se genera el documento a partir de plantillas previamente aprobadas por el Departamento Legal. Si existe la necesidad de modificar alguna cláusula, el propio sistema ya remite la modificación sugerida para su aprobación por parte de la autoridad competente. En estos casos, el equipo de Compras puede contactar al responsable del análisis, si es necesario, monitoreando también el SLA de respuesta.
Una vez finalizadas las negociaciones, se firma el contrato y sus datos se extraen automáticamente para formar un cuadro de mando que facilita la gestión de las obligaciones. Cuando las cuotas están vinculadas a plazos, el software también crea alertas para los responsables de monitorear ese acuerdo.
Entienda con más detalle cómo funciona este sistema en el texto: CLM: qué es y cómo la tecnología puede beneficiar a su empresa
Algunas de las ventajas de un software CLM son:
Bonus: es posible integrar el sistema CLM con otros programas utilizados por su sector de suministro, como ERPs y BPMs, combinando toda la potencia organizativa de estos últimos con la optimización de la gestión documental y extracción de datos de los primeros.
netLex es un software CLM que asegura estos y otros beneficios para su sector de Compras. Algunos de nuestros clientes, como Andrade Gutierrez, ya sienten los impactos positivos del uso de esta tecnología en la práctica para optimizar las actividades de los compradores.
En este texto aprendiste que:
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Primero: utilizando herramientas genéricas como correo electrónico, MS Word y hojas de cálculo de Excel. Aunque esta alternativa es más barata y familiar para los empleados, genera varios riesgos e ineficiencias para el sector |
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Segundo: usar software CLM como netLex. Esta alternativa es una inversión en eficiencia y optimización de procesos, además de tener el plus de poder integrarse con otros sistemas ya utilizados por su empresa, como ERPs y BPMs. |
netLex es una startup que desarrolló software para gestionar el ciclo de vida de contratos y otros documentos. Nuestra plataforma se opera en 11 idiomas y la utilizan empresas Fortune 500 y Valor 1000, con usuarios en más de 20 países de todo el mundo.
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