Andrade Gutierrez es una Constructora fundada en Brasil, en 1948, actualmente está presente en más de 40 países del mundo, en donde se destacan: Estados Unidos, Colombia, Venezuela, Perú, Argentina y muchos otros países de Europa. También están presentes en proyectos industriales y de infraestructura, de movilidad urbana, energía, aceite y gas. Siempre buscando la excelencia operacional y la calidad exigida por sus clientes.
En este caso de éxito, Flávio Ribeiro, CEO de netLex, conversó con Júlia Cândido, Gerente de Riesgos e Contratos e Niédja Rosendo, analista de Ingeniería de Andrade Gutierrez.
El Desafío
Uno de los principales inconvenientes que la gran Constructora presentaba, fue que no lograban que los proveedores firmaran los contratos en un tiempo razonable, lo que ocasionaba interferencia en los procesos de movilización y ejecución. En ese momento comenzaron a surgir preguntas del tipo: ”¿cómo hacemos para agilizar el proceso de contratación sin perjuicio de nuestra seguridad jurídica? y ¿Cómo hacemos para que por el camino no tengamos que asumir distintos riesgos, repartidos por toda nuestra operación, sin que tengamos el control y la gestión de este proceso?”, dijo Julia.
Otra de las mayores dificultades fue que tenían personas de diferentes procedencias cerrando contratos con proveedores. El equipo de compras, por ejemplo, se encargaban de negociar, trabajaban con borradores en word, con muchas pautas y precios. Usaban muchísimas cláusulas diferentes, intentando encajarlas con el cliente del momento. Habían intentado diversas formas y modelos para hacer más fácil el manejo del instrumento jurídico, porque muchos de los que participan, no estaban especializados en Derecho, pero fue imposible encaminar este proceso de forma eficaz.
“El pensamiento era tener unas minutas estándar y poder ajustar estas minutas en el tiempo preciso; con el objetivo de contratar bienes y servicios para un cliente particular. Intentamos tener una palabra estándar, por ejemplo: Si está contratando para el cliente X, use la cláusula X, si está contratando para el cliente Y, use la cláusula Y. Con esto el colaborador tenía que trabajar con una minuta de 70 páginas aproximadamente, hacer una limpieza del documento y adaptarlo a su realidad, si la persona cometía un error, era imposible saberlo”, dijo Julia.
Cuando enviaban el documento para los proveedores, los mismos querían discutir y negociar ciertas cláusulas, la solución implementada en el momento fue que cada vez que alguien tenía que cambiar algo, el Departamento Legal era accionado.
“En ese momento nos dimos cuenta que creamos un monstruo en el Departamento Legal, comenzaron a recibir una cantidad enorme de demandas, muchas veces eran asuntos de Gobernanza corporativa u otras cosas que no eran de índole jurídico, por lo tanto este modelo tampoco funcionó”, dijo Julia.
En aquel tiempo de caos, la empresa supo que tenía que buscar una solución tecnológica que les permitiera resolver estos obstáculos, que era el momento de hacer una transformación digital. Buscaban una herramienta que les permitiera manejar no solo la redacción del contrato, sino todo su ciclo de vida, addendum, modificaciones, cierre, obligaciones, vencimiento, firma electrónica, etc. Una solución inteligente que integrará vários Departamentos de la empresa.
Pensamos: “necesitamos una cosa más inteligente, algo que consiga pre-programar, necesitamos nuestras cláusulas estándar, pero también que los compradores puedan negociar dentro de la plataforma”, dijo Julia.
La solución
“Actualmente netLex para nosotros es mucho más que una herramienta de elaboración de contratos, nos ayuda en la gestión de gobernanza. El sistema trató problemáticas que ni sabíamos que teníamos”, dijo Julia.
Los resultados destacados fueron los siguientes:
- El equipo de suministros consigue elaborar un contrato en 2 o 3 minutos;
- Hubo una reducción en el plazo de validación de documentos de 90 días a 12 días;
- 12% de las minutas pasa por una validación con jurídico, lo que quiere decir que 88% de los contratos son estándar y pueden ser tratados por personas sin formación en Derecho;
Por consecuencia, el equipo Legal fue liberado para trabajar en demandas que realmente exigen atención jurídica.
Las ganancias fueron innúmeras, inclusive recibieron feedbacks de los Gerentes Jurídicos, que el sistema era fantástico, porque lograron colocar el nombre de cualquier proveedor y ya aparecia un histórico de los contratos realizados, addendum, sus documentos, lo que anteriormente tenían que pedir para el Departamento de Archivo.
Otros beneficios después de la implantación de netLex:
- Mejoraron la agilidad en el tratamiento de documentos;
- Consolidaron todos los datos en una herramienta;
- Tienen la información en tiempo real de todo el ciclo de vida contractual.
“Cuando surge una necesidad en campo, el equipo puede usar una minuta existente, con las reglas que existen. netLex fue un puente entre todos los Departamentos de la empresa y los clientes. Los proveedores pueden abrir las minutas a través del sistema, negociar las cláusulas, se inicia una discusión y se van haciendo mejoras, registrando todo el histórico”, dice Niédja.
La solución ya se expandió para otros Departamentos de la Constructora, como el área de Recursos Humanos, por ejemplo, ya que agrega valor para toda la organización. Cuando surge un proceso nuevo, la propia operación ya solicita el uso, se acostumbraron a la automatización no solo de los contratos, sino de documentos como ordenes de servicios, carta de intención, etc.
“El feedback es siempre positivo, la plataforma es agradable, bonita y amigable, la operación consiguió internalizar la automatización y responder las demandas, fue super efectiva toda está transformación digital”, nos dice Julia para cerrar.
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