El éxito de las empresas está directamente ligado a la calidad de sus proveedores.
Las buenas contrataciones ponen a disposición de su equipo materias primas y herramientas de la mejor calidad, mejorando no solo el producto o servicio final, sino también los flujos internos de la empresa. Los malos proveedores, en cambio, perjudican el desempeño de sus empleados, reducen el valor que genera su producto o servicio en el mercado, además de agregar riesgos a sus operaciones.
Una forma de asegurarse de que su empresa esté haciendo buenas contrataciones es estructurar una base de datos completa para administrar a los proveedores de la manera más eficiente posible.
En este texto, entenderá tres de las mejores prácticas para lograr este objetivo y al final, conocerá una forma efectiva de incorporar, a la vez, todas ellas en los flujos de trabajo de su empresa.
Base de datos: el secreto de una gestión eficiente de proveedores
Uno de los pilares de una buena gestión de proveedores es tener datos de cada posible contrato. Esta información es variada y puede incluir:
- Datos básicos de registro;
- Información sobre los productos o servicios comercializados por el proveedor que sean de interés para la empresa;
- Notas sobre el desempeño en contratos anteriores de ese proveedor, especialmente en relación con el cumplimiento de los plazos y la calidad de las entregas;
- Datos sobre certificaciones y otras precauciones de cumplimiento y seguridad de la información;
Cada una de estas referencias puede tener múltiples fuentes. Algunos de ellos son internos de la propia empresa, como las notas de ejecución de contratos anteriores y otros son externos, recogidos directamente del proveedor.
Por lo tanto, estos datos suelen estar dispersos en una serie de archivos, completados manualmente y sin un control claro ni un historial de cambios.
Así, una buena práctica en la gestión de proveedores es el desarrollo de una base de datos: unificada, confiable y actualizada. Vea una explicación de cada una de estas características a continuación:
1. Unificación
La unificación de las bases de datos pone a disposición del equipo comercial toda la información que pueda ser necesaria para realizar, por ejemplo, un análisis de proveedores.
Esto trae ventajas como:
- Evite la redundancia: la unificación elimina la posibilidad de que más de una base de datos contenga las mismas categorías de información sobre los mismos proveedores;
- Simplifica la búsqueda de información: al estar todos los datos unificados, solo se puede tener una fuente para el análisis, lo que elimina la confusión y simplifica la búsqueda de datos.
Pero al poner como buena práctica la unificación de expedientes, también es importante tener en cuenta que la visualización de la información influye en la eficiencia de su análisis.
En lugar de una hoja de cálculo con cientos de filas y columnas llenas, dé preferencia a diseños simplificados, receptivos e intuitivos para mostrar información.
2. Confiabilidad
De nada sirve unificar la base de datos si no se puede decir con certeza que toda esa información es correcta.
La confiabilidad de los datos depende de factores como:
- Automatización: cada vez que un empleado necesita transportar datos de una base de datos a otra, ingresando manualmente la información, es posible que ocurra un error humano. Por lo tanto, es necesario garantizar que la entrada de datos ocurra de la manera más automatizada posible para promover una mayor confiabilidad;
- Control del poder de cambio de datos: Es necesario asegurarse de que, una vez introducidos los datos en la base de datos, los cambios sean excepcionales y comunicados inmediatamente al departamento de análisis de proveedores. Esto asegura que los cambios no pasen desapercibidos, eliminando dudas sobre la coherencia entre los datos visualizados y la entrada inicialmente insertada en la base.
Esto reduce el riesgo de tomar decisiones basadas en información incorrecta, dando a los empleados una mayor tranquilidad a la hora de analizar posibles contrataciones.
Si quieres mejorar la gestión de riesgos en la selección de proveedores, vea más en: Tres fuentes de riesgo en la gestión de proveedores que debes eliminar de una vez por todas.
Actualización
Finalmente, además de ser unificada y confiable, la base de datos necesita ser actualizada. Algunas buenas prácticas en este sentido incluyen:
- Institución de revisiones periódicas, como el cumplimiento anual de formularios de cumplimiento y seguridad de la información, por ejemplo;
- Posibilidad de actualizar la información directamente por el proveedor, ahorrando trabajo a sus empleados y fortaleciendo la sociedad entre las empresas;
Esto permite a los analistas tener siempre la información más reciente sobre el desempeño de ese proveedor, tanto en los contratos firmados con la empresa como en el mercado en general.
Como la actualización manual aumenta el riesgo de error humano, también es necesario asegurarse de que la inclusión de nueva información en la base de datos se realice preferentemente de forma automatizada.
netLex: Todo el poder de la tecnología para mejorar su base de datos
La gestión de proveedores es una actividad crucial para la eficiencia de las operaciones internas de la empresa y para el buen posicionamiento del propio producto o servicio en el mercado. Por lo tanto, debe realizarse de acuerdo con las mejores prácticas posibles, incluso en lo que respecta a la formación de bases de datos.
La forma más eficiente de garantizar que estos registros estén unificados y que la información contenida en ellos se mantenga confiable y actualizada es utilizar plataformas tecnológicas como netLex.
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