Delegar tarefas é um comportamento de liderança decisivo para o sucesso da gestão jurídica. É a forma de, a partir de uma colaboração intensa, potencializar seu time para atender mais com menos.
Ao assumir uma posição de liderança, é natural ter dúvidas sobre por que, o quê e como delegar. Diferentemente das funções técnicas de advogado, não basta controlar apenas o próprio trabalho. O papel de liderança é gerenciar o desempenho coletivo.
Neste artigo, apresentamos um guia sobre a importância de delegar tarefas e como alavancar a produtividade dos times jurídicos. Continue a leitura!
O que significa delegar tarefas?
Delegar tarefas é atribuir responsabilidades e autoridade para um integrante da equipe, visando alcançar um resultado específico. Assim, a pessoa age com autonomia nos limites estabelecidos e será exigida por uma entrega compatível com as expectativas estabelecidas.
A gestão precisa realizar essa atividade para aproveitar o máximo da capacidade produtiva e as competências dos profissionais. Ao mesmo tempo, aprender a delegar tarefas é uma forma de priorizar atividades de liderança, potencializando o desempenho coletivo.
Quais são os sinais de que é preciso delegar no setor jurídico?
A necessidade de delegar tarefas acompanha o crescimento da organização. À medida que o negócio se expande, há mais complexidade nos departamentos, tornando cada vez mais difícil uma única pessoa cuidar de tudo.
Sobrecarga no trabalho
O primeiro sinal é a sobrecarga no trabalho. A liderança jurídica começa a acumular diversas tarefas, em prejuízo da qualidade das entregas realizadas.
Prazos não cumpridos
Como os prazos jurídicos são determinantes, as entregas começam a fugir do padrão de qualidade. Isto é, a pessoa sobrecarregada entrega petições, análises, propostas de acordo, contratos etc. aquém do que poderia produzir.
Falta de foco
As tarefas que poderiam ser delegadas ocupam o tempo que seria disponibilizado para atividades específicas de liderança. Muitas vezes, o departamento jurídico tem dificuldades em avaliar resultados, promover capacitações adequadas e coordenar diferentes projetos, porque o foco não está na gestão.
Desperdício de horas qualificadas
Quanto mais escasso for o serviço, maior será o custo da hora de trabalho. Se um advogado é incumbido de tarefas apenas operacionais, porque não há delegação no setor jurídico, temos uma hora qualificada sendo consumida em trabalhos mais simples. Essa é justamente a situação em que se faz menos com mais, algo que desejamos reverter.
Para que serve a delegação de tarefas no setor jurídico?
Delegando tarefas, a liderança potencializa o time. Com os mesmos recursos ou até menos, os resultados alcançados serão mais expressivos.
Distribuir as responsabilidades
Os membros das equipes jurídicas passam a ter responsabilidades mais compatíveis com suas competências e experiências profissionais. Isso afeta as oportunidades no ambiente de trabalho, impactando positivamente a motivação das pessoas e os indicadores de desempenho jurídico.
Desenvolver habilidades
As pessoas vivenciam novos desafios e objetivos no ambiente de trabalho. Com isso, a liderança estimula o desenvolvimento individual, em que cada um buscará meios para se capacitar e receber oportunidades mais significativas.
Reduzir a sobrecarga de trabalho
As horas de trabalho são mais bem utilizadas pela equipe. De um lado, a liderança reduz a própria carga de trabalho. De outro, as horas ociosas ou subutilizadas dos profissionais são mais bem aproveitadas com atividades estratégicas para o negócio.
Concentrar em tarefas mais estratégicas
A liderança pode se concentrar nas atividades que somente a gestão pode realizar. Buscar apoio para projetos na empresa, auxiliar a capacitação da equipe, resolver conflitos, coordenar o trabalho e outras atividades deixam de estar em segundo plano na agenda da gestão.
Eliminar potenciais erros
A liderança também se coloca em uma posição de controlar a qualidade do trabalho realizado. É a gestão que define metas, fornece orientações, avalia se os requisitos foram cumpridos e concede feedbacks para o time melhorar — e tais ações contribuem para reduzir erros.
Aumentar a eficiência operacional
O reflexo é o capital humano do departamento jurídico ser mais bem aproveitado. Cada pessoa usará ao máximo as suas competências e experiências, contribuindo para que o desempenho coletivo seja excelente.
Na prática, ocorre um efeito cascata. Imagine, por exemplo, que um advogado do time recebe autonomia para atuar em um grupo de contratos. Agora que o profissional assumiu uma tarefa mais complexa e compatível com sua formação, atividades mais operacionais são transferidas para auxiliares e estagiários. No final, as horas mais qualificadas são alocadas para o trabalho mais complexo.
Como delegar tarefas no setor jurídico?
Para delegar tarefas com segurança no setor jurídico, precisamos ir além de apenas destinar a atividade para um membro da equipe. Entenda as boas práticas!
Faça o levantamento das competências e experiências da equipe jurídica
Uma característica das formações jurídicas é a diversidade de competências e experiências. Conforme as preferências e escolhas de carreira, advogados, analistas, paralegais, estagiários etc. podem ter construído talentos bastante distintos ao longo da formação.
O primeiro passo é conhecer as pessoas e em que tarefas cada membro da equipe pode contribuir com eficiência. Uma dica é usar a análise SWOT para identificar os pontos fortes e fracos de cada membro do time.
Automatize processos para eliminar tarefas repetitivas
Para os advogados poderem receber tarefas mais estratégicas, uma boa prática é investir em ferramentas de automação de contratos. A tecnologia libera o time das demandas administrativas, define padrões claros no ciclo de vida do contrato e minimiza erros nos processos.
Haverá mais horas de trabalho para se dedicar às avaliações de riscos, acordos, revisão de contratos complexos etc.
Defina um fluxo de trabalho para monitorar as tarefas
Delegar e acompanhar tarefas caminham juntos para que as entregas ocorram dentro das expectativas. Os softwares de gestão jurídica oferecem dashboards, agendas e plataformas para monitorar o andamento das atividades. Com isso, a gestão tem visibilidade para controlar os prazos e a qualidade das demandas distribuídas para as equipes.
Incentive a colaboração ao delegar tarefas
As tarefas no setor jurídico podem ser destinadas a grupos de pessoas. Uma vantagem é promover uma colaboração mais intensa nas equipes, inclusive, com a adoção de técnicas que estimulam a criatividade e inovação, como Design Thinking.
Alinhe as expectativas
Ao delegar uma tarefa, descreva claramente as expectativas para que a pessoa saiba o que precisa ser entregue:
- O quê? Descrever claramente as expectativas da tarefa delegada.
- Por quê? Vincular a tarefa a uma meta de trabalho.
- Quem? Definir quem é o responsável.
- Quando? Estabelecer prazos específicos e realistas.
- Onde? Fixar o local ou plataforma de entrega.
- Como? Resumir as características da entrega.
- Quanto? Especificar a quantidade ou extensão do trabalho.
A liderança pode optar por delegar tarefas integral ou parcialmente — caso em que as frações podem ser divididas entre diferentes pessoas. Além disso, a escolha pode estar diretamente ligada a quem receberá o trabalho. Em todos os casos, é importante ter clareza sobre o que precisa ser feito, entendendo o esforço, tempo e padrões de qualidade.
Garanta uma comunicação eficiente
Delegar tarefas não é abandonar a atividade. Após fixar as expectativas e considerar a carga de trabalho da pessoa, mantenha um canal de comunicação para apoiar o membro da equipe com sugestões, esclarecimentos e recursos.
Conceda feedbacks
Após as entregas, um passo importante é garantir que a pessoa receba o retorno sobre a suficiência ou insuficiência do trabalho. O feedback é a base da melhoria contínua do desempenho da equipe, alinhando o trabalho com as expectativas da liderança.
Com um ciclo de definir expectativas, fornecer apoio e conceder feedbacks, a liderança será mais efetiva em delegar tarefas. Em conjunto, a tecnologia será decisiva para reduzir a carga de trabalho com automação e realizar um controle mais efetivo das atividades. Tudo isso impactará a produtividade do time, possibilitando fazer mais com menos.
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