Gestão de contratos é uma atividade comum dentro de empresas, seja para lidar com seus fornecedores, cumprir as obrigações com clientes e até mesmo para organizar o trabalho dos seus próprios funcionários. Todas as companhias dependem desses acordos de alguma forma para estruturar e proteger vários aspectos de suas operações comerciais.
No entanto, ainda hoje a gestão desses importantes ativos não recebe a atenção necessária e poucas empresas investem em otimizar as etapas do ciclo de vida desses documentos.
Em geral, elas acabam optando por métodos manuais desatualizados ou ainda pela utilização de softwares generalistas. Não percebem, no entanto, que essa abordagem gera custos consideráveis que poderiam ser evitados.
Mas, afinal, para quê focar em gestão de contratos
De saída, é importante entender que gestão de contratos é o processo de mapeamento e acompanhamento de todos os acordos da empresa, com o objetivo de garantir o cumprimento das cláusulas, prazos, condições e anexos do documento. Ao final, é uma forma de garantir que as intenções das partes no momento da negociação e contratação sejam satisfeitas ao longo do processo.
Porém, em virtude do ritmo acelerado da rotina, muitos profissionais não percebem que lidam, diariamente, com:
- Documentos sem fim, com dezenas, senão centenas de páginas para ler e revisar com atenção;
Fluxos de aprovação pouco claros, nos quais não se sabe qual a ordem das etapas nem quem é o responsável por cada atividade; - Horas e horas perdidas frente ao computador, executando tarefas manuais e repetitivas, sem tempo para se dedicar a demandas que realmente exigem reflexão e expertise;
- Falta de visibilidade sobre prazos, alterações ou renovações dos contratos, gerando o medo constante de perder as datas importantes ou ainda de não estar trabalhando no documento vigente ou mais atualizado;
Grande gasto de papel, já que é preciso imprimir os documentos para revisão oe para assinatura.
Então, ainda há o que melhorar na gestão de contratos?
Sem dúvida!
Gerenciar esses documentos de forma ineficiente é muito caro para uma empresa. A World Commerce and Contracting (WCC) conduziu uma investigação independente e concluiu que a administração subótima desses acordos gera perda de até 9,2% da receita total da companhia.
Veja alguns dos inconvenientes mais comuns no gerenciamento de documentos que provavelmente estão gerando uma grande despesa para sua empresa e, sem dúvidas, estão prejudicando o desempenho e a produtividade de seus colaboradores.
1. Desperdício de tempo é desperdício de dinheiro
Os funcionários encarregados da gestão de contratos perdem horas preciosas em tarefas que podem ser otimizadas. Algumas delas incluem:
- Dificuldade de localizar contratos, que fica ainda mais grave quando a questão que a empresa busca resolver é urgente.
- Dúvida se a versão encontrada realmente é a aprovada ou a mais recente;
- Dedicar tempo e atenção para localizar a informação necessária. Quando você tem uma minuta de 70 páginas, esse trabalho pode se tornar não só demorado, mas desestimulante.
É muito difícil manter um alto grau de atenção durante todo esse tempo, de forma que o risco de erros acaba aumentando.
2. Altos custos do armazenamento e preservação de arquivos
Se a sua empresa ainda lida com arquivos físicos, você conhece muito bem os custos mensais com a enorme estrutura de armazenamento e as demandas específicas de preservação da integridade desses documentos. Porém, passar para o digital sem uma estrutura centralizada e automatizada de registro dos contratos pode ser igualmente custoso.
Basta pensar nas centenas, senão milhares de pastas armazenadas nos computadores pessoais dos seus colaboradores, ou ainda no completo caos de uma nuvem compartilhada sem qualquer controle de acesso ou lógica padrão para nomear os documentos.
3. Recrutamento de profissionais e sistemas de segurança
A falta de um sistema específico de segurança gera gastos na contratação de fornecedores que, muitas vezes, não fornecem um suporte eficaz, simples e seguro. Isso faz com que a empresa não tenha as ferramentas necessárias para realizar controles de acesso estruturados, gerando preocupação constante com a segurança dos dados confidenciais ou até mesmo sobre um eventual ataque de hackers.
4. Perda de prazos importantes
Quando a gestão de contratos é conduzida pelo MS Word, ou outros aplicativos de edição aberta de texto, fica bem mais difícil localizar e destacar prazos importantes para acompanhar. Isso deixa os colaboradores constantemente preocupados com o risco, cada vez mais concreto e provável, de perder essas datas.
Um outro ponto de atenção são as cláusulas de renovação automática. Um equívoco em relação a esse ponto específico pode manter a empresa vinculada a um contrato desfavorável por mais tempo do que o ideal. Sem dúvidas, essa situação gera custos completamente dispensáveis para a corporação.
5. Dificuldade na localização de informações
Quando diversos departamentos gerenciam os mesmos contratos de forma separada, muitas vezes surgem problemas de comunicação ou confusão como:
- Não ter um local unificado de armazenamento: Muitas vezes, não se sabe nem por onde começar a procurar os documentos ou informações necessárias;
- Comunicação descentralizada: a comunicação referente ao contrato, tanto na fase de negociação quanto na gestão, fica desorganizada e pulverizada em diversas plataformas diferentes. Importantes informações podem ser perdidas dessa forma.
Todos esses pontos criam sérios entraves ao relacionamento entre departamentos, reduzindo o estímulo dos colaboradores na rotina de trabalho e prejudicando a relação com os clientes.
6. Falta de visibilidade sobre informações importantes
Quando vários departamentos e colaboradores estão envolvidos no fluxo contratual, é fundamental ter à sua disposição informações confiáveis, extraídas diretamente dos documentos e operações. Caso contrário, complicações começarão a surgir, especialmente quando os colaboradores precisam consultar os documentos diretamente para retirar dados de forma manual.
7. Funcionários insatisfeitos e desmotivados
Todos esses inconvenientes mantêm um clima tenso no ambiente de trabalho. Os departamentos envolvidos na gestão de contratos, como é o caso do Jurídico ou a área de Vendas, não conseguem se concentrar em demandas que exigem mais atenção e raciocínio lógico porque estão ocupados com uma grande quantidade de atividades repetitivas.
Quando essa frustração alcança níveis muito altos, é possível que os colaboradores busquem oportunidades em outras organizações. Isso significa não só a perda de talentos para a empresa, mas também gera despesas com a localização de candidatos para a vaga, isso sem contar o tempo de treinamento e aclimatação do novo colaborador.
Se você identificar algum desses inconvenientes na rotina da sua empresa, certamente é possível economizar diversos dos seus custos atuais, basta aprimorar a gestão de contratos. A solução definitiva para esse cenário é utilizar um software de gerenciamento do ciclo de vida desses documentos (CLM).
Como reduzir custos usando uma plataforma para gestão de contratos
Gerir bem contratos não é mais um diferencial das empresas, mas sim um requisito essencial para o sucesso no mercado. Isso acontece por um motivo simples: é essa gestão que permite à corporação alcançar maior controle sobre suas operações e mais retorno dos seus investimentos, reduzindo consideravelmente os riscos das suas atividades.
Veja agora 7 formas pelas quais uma plataforma para gestão do ciclo de vida dos contratos te ajuda a reduzir os custos da sua empresa.
1. Otimize seu tempo
Usando uma plataforma de CLM, a sua empresa pode otimizar todo o ciclo de vida dos documentos. A principal funcionalidade que permite a geração desse resultado é a automatização, que inclui tanto a elaboração quanto a estruturação das etapas necessárias para a redação, aprovação e gestão de cada tipo de contrato.
No final das contas, a sua empresa reduz o tempo dedicado a essas atividades, deixando os colaboradores livres para executar outras tarefas que geram mais valor para a companhia.
2. Reduza custos de armazenamento
Com uma plataforma de CLM, você pode armazenar todos os seus contratos de forma organizada e automática na nuvem. Diga adeus aos arquivos físicos e todas as despesas com microfilmagem e preservação. A tecnologia torna essa atividade não só mais simples, mas também muito mais segura, economizando dinheiro e reduzindo riscos das suas operações.
3. Reduza custos de segurança
Uma solução para gestão de contratos coloca ao alcance da sua empresa um estrito controle de acesso aos documentos, estruturado a partir de perfis correspondentes aos níveis de autorização dos seus colaboradores. Também é possível engajar fornecedores externos para negociar qualquer cláusula do acordo, concedendo permissões dentro do escopo necessário.
Com isso, não será necessário contratar outros serviços para garantir a segurança das informações, reduzindo não só os gastos, mas também as preocupações dos gestores.
4. Gerencie renovações automáticas
Com alertas e lembretes automáticos, você nunca mais perderá a data de vencimento ou renovação de um contrato. Dessa forma, você evita a renovação acidental de acordos desfavoráveis para sua empresa. Um software de CLM permite configurar esse tipo de aviso e selecionar determinadas pessoas em sua organização para receber lembretes de datas e obrigações importantes.
5. Aumente a visibilidade
Maior visibilidade entre as áreas envolvidas com o contrato significa melhor gestão de riscos, governança, colaboração e comunicação.
O gerenciamento bem-sucedido do ciclo de vida do contrato vem da capacidade de rastrear e monitorar com eficiência todas as cláusulas importantes. Dessa forma, você pode tomar decisões bem informadas em termos de rescisão de contrato, negociação e renovação. Todos esses fatores levam à economia de tempo e dinheiro.
6. Acesse dados instantaneamente
Um software de CLM extrai dados diretamente dos documentos e operações da sua empresa. É possível visualizar essas informações em um painel intuitivo e atualizado automaticamente. Com isso, você pode monitorar prazos, status e localização dos contratos, economizando recursos humanos e financeiros. Seus documentos serão, então, geridos com uma abordagem muito mais focada em dados, de forma ágil e eficiente.
7. Aumente a satisfação de seus colaboradores
Com a automatização oferecida por uma solução de CLM, perda de tempo será coisa do passado.
Todos os departamentos envolvidos no ciclo de vida dos documentos terão total autonomia para trabalhar a partir das minutas automatizadas elaboradas pelo Jurídico.
Uma vez fixado esse modelo, cuja manutenção do conteúdo fica resguardado pela plataforma, os advogados poderão focar em demandas judiciais e estratégicas, e os colaboradores de outras áreas trabalharão com mais independência, sem perder segurança jurídica.
Melhore seu gerenciamento de contratos com o netLex CLM
Um processo eficiente de gerenciamento do ciclo de vida do contrato pode reduzir os custos das suas operações de várias maneiras e melhorar a experiência de contratação para todos os envolvidos.
Por isso, à medida que o volume de contratos aumenta e seus negócios evoluem, você precisa contar com um software CLM.
No caso do netLex, a ferramenta oferece uma abordagem intuitiva e fácil de usar, permitindo a automação de documentos dentro do próprio MS Word, de forma simples e eficiente. Além disso, também é possível, por meio de questionários inteligentes, garantir mais autonomia e segurança para todos os departamentos da sua companhia.
Quer saber mais, converse com a gente! Vamos adorar te ajudar com uma demonstração gratuita e sem compromisso da nossa plataforma.
