Contratos desaparecem em meio a troca de e-mails, processos emperram sem um fluxo estruturado e a comunicação interna se torna um caos de informações dispersas. Se essa é a realidade da sua empresa, é possível que as ferramentas certas ainda não estejam sendo utilizadas. Mas essa realidade pode (e deve!) mudar.
Com um CLM, você automatiza desde a criação até a renovação dos contratos, eliminando gargalos e reduzindo riscos. O BPM garante que cada etapa dos processos de negócio siga o fluxo correto, sem falhas. Enquanto isso, o GED centraliza e protege documentos, o ERP conecta operações financeiras e operacionais e o Excel fornece análises pontuais para decisões mais estratégicas.
Neste artigo, você vai entender em detalhes como cada uma dessas ferramentas funcionam, qual a melhor aplicação para cada caso e como escolher a solução ideal para otimizar sua gestão!
Entenda a finalidade de cada uma e as suas principais aplicações.
O CLM (Contract Lifecycle Management) é um software que organiza e automatiza todas as etapas do ciclo de vida de um contrato, da criação à renovação, com controle centralizado e colaboração entre áreas como jurídico, compras e administrativo.
Cada fase do ciclo de vida de um contrato pode gerar gargalos, retrabalho e desperdício de tempo. O CLM elimina esses problemas com fluxos estruturados, controle de prazos e visibilidade sobre todo o processo, promovendo mais segurança jurídica e eficiência operacional.
Em vez de depender de e-mails soltos, versões paralelas e processos manuais, o CLM oferece fluxos claros e automáticos, com histórico de alterações, responsabilidades definidas e centralização de tudo em um só lugar.
Uma das lacunas de processo mais aparentes em qualquer organização é a falta de comunicação entre os colaboradores. O CLM ajuda a garantir que a comunicação externa e interna a respeito dos contratos nunca passe despercebida.
Na ferramenta, é possível atribuir responsabilidades de cada etapa do ciclo de vida do contrato com a criação do workflow. Sem um sistema interno que agilize e centralize o processo de revisão, edição e aprovação, a comunicação continuará sendo uma barreira para maximizar a produtividade.
Dependendo do tamanho da empresa ou setor, facilmente a demanda por gerenciamento alcança milhares de contratos. Alguns documentos podem ser armazenados localmente em computadores de colaboradores, enquanto outros estão alocados em arquivos físicos. Ainda existe a possibilidade de armazenamento em portais internos ou intranets.
Essas opções de volume e armazenamento tornam a busca por contratos ou modelos específicos um desafio, é como buscar uma agulha num palheiro. A plataforma CLM com um repositório de contratos pesquisável permite o carregamento de todos os seus contratos em um único banco de dados pesquisável. Com esta ferramenta, é possível ter controle total sobre o conteúdo dos seus contratos.
Sem um sistema centralizado, cada advogado trabalha em uma versão distinta de um mesmo contrato. Cada versão é armazenada em um local e sem garantia de atualização. Essa fragmentação aumenta o risco de inconsistências, dificulta a rastreabilidade das alterações e compromete a conformidade jurídica.
Além disso, em auditorias, a ausência de um repositório único leva a dificuldades para demonstrar o histórico e a validade das cláusulas, expondo a empresa a riscos operacionais e regulatórios.
Todas as áreas que lidam com contratos ou dados contratuais se beneficiam do CLM — do jurídico à área de compras, passando por RH, financeiro, marketing e vendas. A ferramenta melhora o controle, acelera ciclos de aprovação e reduz riscos em todas essas frentes.
O BPM (Business Process Management) ou gerenciamento de processos de negócios é uma metodologia que usa vários métodos para descobrir, modelar, analisar, medir, melhorar e otimizar processos de negócios.
A ferramenta funciona como um ciclo contínuo de melhoria, onde os processos são mapeados, analisados, automatizados (quando possível) e monitorados para garantir eficiência e alinhamento com os objetivos estratégicos da empresa.
O BPM é uma excelente ferramenta para gestão de processos de negócios, mas quando o processo envolve contratos, ele deve ser utilizado em conjunto com um CLM, garantindo rastreabilidade e segurança jurídica.
A melhoria contínua depende da visibilidade em tempo real do desempenho dos processos de negócio. Sem ferramentas de monitoramento e análise, as organizações não conseguem identificar gargalos ou ineficiências prontamente.
O BPM oferece recursos avançados de monitoramento e análise. Dessa forma, os usuários conseguem rastrear o progresso dos processos, monitorando os principais indicadores de desempenho.
Tarefas manuais e repetitivas consomem tempo e recursos valiosos, levando à ineficiência e erros. O software BPM é equipado com recursos de automação e gerenciamento de fluxo de trabalho que ajudam as empresas a otimizarem as operações.
Os usuários podem automatizar tarefas de rotina, reduzindo erros humanos e acelerando a execução do processo. Entre os recursos, o BPM permite que as organizações definam regras para roteamento de tarefas. Isso garante que o trabalho seja atribuído aos indivíduos ou equipes certos com base em critérios predefinidos.
O BPM também beneficia diferentes áreas de uma empresa, especialmente, atendimento ao cliente, finanças e RH.
A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é um sistema que organiza, armazena e facilita o acesso a documentos digitais, substituindo arquivos físicos e otimizando a gestão da informação dentro das empresas.
Seu funcionamento começa com a captura dos documentos, que podem ser digitalizados, importados de e-mails ou gerados automaticamente por outros sistemas. Depois disso, cada documento passa por um processo de indexação, onde recebe informações como data, tipo e autor, permitindo uma busca mais eficiente no futuro.
Com os arquivos devidamente armazenados em repositórios digitais, muitas vezes na nuvem, o sistema permite que sejam acessados, compartilhados e gerenciados de forma controlada. Dessa forma, diferentes usuários poderão trabalhar com os documentos sem risco de perda ou alteração indevida.
Em muitas empresas é comum que os documentos sejam armazenados em locais distintos, como e-mails, computadores pessoais, unidades compartilhadas e até mesmo armários de arquivo físicos. Isso leva à confusão, duplicação e perda de tempo procurando o arquivo certo.
O GED elimina a desorganização funcionando como um repositório centralizado onde todos os documentos são sistematicamente armazenados, categorizados e indexados. Com marcação estruturada, metadados e funcionalidades de pesquisa avançada, o sistema permite que os usuários localizem documentos em segundos, em vez de vasculhar pastas ou tópicos de e-mail sem fim.
Confiar em documentos físicos expõe as empresas a riscos, pois os arquivos podem ser perdidos ou destruídos devido a desastres naturais, roubo ou danos acidentais. Sem backups adequados, recuperar informações críticas pode ser quase impossível, levando a interrupções operacionais e perdas financeiras.
Um GED atenua esses riscos ao oferecer armazenamento digital seguro com backups automatizados, redundância e acesso baseado em nuvem. Mesmo em caso de desastre, as empresas conseguem restaurar seus dados e continuar as operações com tempo de inatividade mínimo.
Além disso, as soluções costumam incluir controles de acesso e trilhas de auditoria, garantindo que os documentos permaneçam protegidos e recuperáveis, salvaguardando a continuidade dos negócios e a estabilidade a longo prazo.
Quanto ao GED a abrangência de áreas que se beneficiam do seu uso também é grande, como jurídico, compliance, Recursos Humanos, financeiro, comercial e tecnologia.
O Enterprise Resource Planning (ERP) integra e automatiza os principais processos de negócio. O sistema é composto por módulos interligados que compartilham um banco de dados comum, garantindo comunicação fluida entre áreas.
Cada módulo atende a um setor específico, como finanças, logística, aquisição ou RH, mas todos operam com os mesmos dados para atender às demandas da empresa. É possível personalizar conforme necessário. Além disso, os sistemas ERP oferecem funcionalidades específicas para determinados setores, seja nativamente ou por meio de extensões integradas.
Gerenciar estoque é difícil até para a empresa mais organizada. Não importa se é no varejo ou na manufatura, o número de itens e subcategorias manipulados pode facilmente aumentar para milhares. O papel do ERP é simplificar o gerenciamento de estoque, entendendo quanto há e onde está, projetando as compras.
Você está adicionando funcionários e adicionando funcionários, e ainda assim não consegue acompanhar. Quantas vezes isso já aconteceu? Fluxos de trabalho ineficientes são quase sempre os culpados.
Ao criar um local unificado para dados e comunicação com o ERP, é possível implementar eficiências em todos os departamentos e em todos os níveis. E o que poderia ser melhor para seus resultados financeiros do que isso?
Finanças, vendas, logística e atendimento ao cliente. Essas são as áreas que extraem mais valor do ERP.
O Excel é um programa de planilha da Microsoft e um componente do seu grupo de produtos Office para aplicativos empresariais. O Microsoft Excel permite que os usuários formatem, organizem e calcule dados em uma planilha.
A ferramenta conta com um grande número de caixas chamadas células que são ordenadas em linhas e colunas. Os dados são colocados nessas células.
Empresas que ainda não possuem um sistema integrado podem ter dificuldades para consolidar KPIs (Indicadores-chave de desempenho). Ao contar com o Excel, fica mais fácil monitorar metas e resultados. Permite a comparação de dados históricos para identificar variações e tendências.
Erros manuais em cálculos financeiros e dificuldade em projetar receitas, despesas e margens de lucro. O Excel auxilia por meio de fórmulas automáticas (Soma, Média, PROCV, Tabelas Dinâmicas), reduzindo erros e facilitando a análise financeira.
Como o Excel oferece uma interface mais simples e abrangente, todas as áreas da empresa podem se beneficiar dele, do marketing ao financeiro.
Leia também: Gestão de documentos: sua empresa está com um fluxo ineficiente?
Outro ponto essencial é o ROI gerado em cada uma das ferramentas.
A implementação de um CLM transforma a gestão de contratos, proporcionando controle total e um impacto financeiro direto logo nos primeiros meses. Com a automação dos fluxos de aprovação e a centralização das informações, a empresa consegue reduzir em até 75% o tempo gasto na elaboração e revisão de contratos, liberando as equipes para atividades de maior valor estratégico.
Além disso, a rastreabilidade das cláusulas e a governança aprimorada evitam falhas operacionais e reduzem os riscos jurídicos. Empresas que adotam um CLM conseguem reduzir custos com horas de trabalho e melhorar a eficiência operacional de maneira imediata.
A longo prazo, o CLM se torna um diferencial estratégico. A gestão eficiente de prazos e renovações permite evitar perdas financeiras significativas. Sem um sistema de gestão de contratos, as empresas perdem, em média, 10% do valor de seus contratos devido a renovações mal planejadas ou falhas de governança.
Para uma empresa que gerencia R$ 50 milhões em contratos anuais, isso pode resultar em um prejuízo de R$ 5 milhões por ano. Com o CLM, esse risco é praticamente eliminado, garantindo um ROI claro e mensurável.
*Dados do netLex
Adotar BPM transforma a maneira como os processos são executados, eliminando etapas desnecessárias e trazendo eficiência imediata. Logo nos primeiros meses, a automação pode reduzir significativamente o tempo gasto em tarefas críticas.
Se um processo que antes levava 10 horas semanais passa a demandar apenas 6, essa economia se traduz diretamente em menos custos operacionais e maior produtividade.
No médio e longo prazo, a estruturação contínua dos processos permite ajustes estratégicos conforme a empresa cresce. Organizações que investem na otimização contínua conseguem ampliar esses ganhos, reduzindo erros operacionais e aumentando a previsibilidade dos fluxos de trabalho.
A digitalização de documentos acelera a busca por informações, eliminando gargalos que antes consumiam horas da equipe. Suponha que um colaborador gastava 30 minutos por dia procurando arquivos e agora encontra tudo em segundos, o impacto na produtividade é imediato. Multiplicado por dezenas de funcionários, esse tempo economizado gera um retorno expressivo já no curto prazo.
Com o tempo, os benefícios vão além da agilidade. A redução de extravios e a conformidade regulatória evitam multas e prejuízos financeiros. Empresas que adotam um GED de forma estratégica fortalecem sua governança corporativa, diminuem riscos jurídicos e cortam custos ocultos, consolidando um ROI significativo no longo prazo.
A implementação de um ERP muda completamente a dinâmica da empresa ao integrar processos e centralizar dados. No curto prazo, a visibilidade aprimorada reduz erros operacionais e facilita a tomada de decisão. Se a organização reduz em 20% os erros que antes causavam desperdícios financeiros, o impacto se reflete diretamente na lucratividade.
A longo prazo, a capacidade de análise estratégica dos dados impulsiona o crescimento. Empresas que utilizam o ERP para além da automação, explorando relatórios inteligentes e previsões financeiras, conseguem transformar eficiência operacional em vantagem competitiva sustentável.
O Excel é uma ferramenta acessível e útil para necessidades pontuais, oferecendo uma solução rápida e de baixo custo inicial. No curto prazo, evita gastos com softwares mais sofisticados, atendendo empresas que precisam de uma solução imediata sem grandes investimentos.
No entanto, conforme a organização cresce, a dependência do Excel pode gerar custos ocultos. Retrabalho, erros manuais e falta de controle na governança dos dados podem comprometer a eficiência operacional.
Empresas que continuam a operar processos críticos apenas no Excel tendem a enfrentar perdas financeiras ao longo do tempo, tornando inevitável a transição para sistemas mais robustos para garantir escalabilidade e segurança.
O ROI das ferramentas é inegável, mas antes de obtê-lo será preciso investir, conheça a seguir os principais custos de implementação das ferramentas.
A introdução de novos sistemas requer investimento em treinamento e capacitação dos colaboradores. Este custo inclui workshops, treinamentos presenciais ou virtuais e, em alguns casos, a contratação de consultorias especializadas para facilitar a transição e a adaptação.
Vale destacar que o custo não pode ser negligenciado, pois é importante para a adoção efetiva da ferramenta. Dependendo da provedora do software, há times de implementação que fazem a preparação dos colaboradores que irão utilizar a ferramenta no dia a dia.
Adaptar as soluções às necessidades específicas da organização pode envolver o desenvolvimento de módulos customizados, integrações com sistemas legados e ajustes nos fluxos de trabalho.
A interoperabilidade entre CLM, BPM, GED e ERP é essencial para extrair o máximo de cada sistema. Investimentos em APIs e middleware podem ser necessários para garantir uma comunicação fluida entre os diferentes softwares. Esses custos, embora representem um investimento inicial elevado, tendem a ser amortizados com a redução dos riscos e o aprimoramento contínuo dos processos na empresa.
Outro ponto a ser analisado junto dos custos da implementação, são os desafios na adoção.
É comum que a implementação de novas tecnologias enfrente barreiras internas. A mudança de processos, o novo fluxo de informações e a necessidade de adaptação dos colaboradores podem gerar resistência, exigindo um planejamento estratégico focado em gestão de mudanças e comunicação interna.
O legado, ou legacy, refere-se a sistemas, tecnologias e ferramentas que, embora tenham sido essenciais em seu tempo, hoje se mostram antiquados ou defasados. Ou seja, um sistema legado é uma solução ultrapassada que já não acompanha as demandas atuais.
A interoperabilidade entre as novas soluções e os sistemas existentes é um desafio técnico relevante. Problemas de compatibilidade e a necessidade de migração de dados impactam não só o tempo, mas também os custos de implementação.
Por isso, é fundamental realizar um mapeamento detalhado dos processos existentes e definir um plano de integração robusto, frequentemente com o apoio de parceiros especializados. Sem uma abordagem cuidadosa, a migração pode gerar inconsistências nos fluxos de trabalho, ocasionando erros que comprometem a integridade dos dados.
Uma integração mal executada leva à perda de informações, impactando a operação, resultando em prejuízos financeiros e, em alguns casos, consequências legais. O impacto negativo é proporcional ao número de áreas e colaboradores afetados pela falha na transição.
Cada organização tem processos únicos que podem não se encaixar perfeitamente às funcionalidades padrão das ferramentas. A personalização dos sistemas para atender às especificidades da empresa pode ser um desafio, demandando tempo, recursos e uma avaliação contínua dos resultados.
A escolha de uma solução escalável e a elaboração de um plano de implementação faseado são estratégias recomendadas para mitigar desafios e garantir que o sistema evolua conforme a empresa cresce.
Os provedores de SaaS lidam com grandes requisitos de armazenamento de dados, e é por isso que o gerenciamento de riscos é tão importante. Muitos serviços baseados em nuvem podem coletar e armazenar dados em massa. Mas permanecer em conformidade com os padrões regulatórios ao coletar, armazenar e distribuir dados é outra questão.
Além das considerações regulatórias, as empresas de SaaS também precisam ser transparentes com seus clientes para estabelecer e manter um senso de confiança. Isso requer clareza sobre como os dados são coletados, para que são usados e quais medidas de segurança estão em vigor para proteger os dados do usuário.
Cada ferramenta tem um papel específico na otimização dos processos empresariais. Escolher a solução certa depende do estágio de maturidade da sua gestão e dos desafios que você enfrenta no dia a dia.
Responda às perguntas abaixo para entender qual tecnologia melhor atende às suas necessidades:
Cada ferramenta tem seu momento ideal. Se o foco é fluxo de trabalho, escolha BPM. Para organização documental, vá de GED. Se precisa de integração total, ERP é o caminho. O Excel pode ser útil, mas tem limites. Para gestão de contratos, o CLM é a solução definitiva, trazendo segurança, automação e inteligência para um dos ativos mais críticos da empresa.
A adoção de um CLM como o netLex transforma a gestão de contratos, trazendo maior eficiência, segurança e controle. Com a centralização dos dados e a automação de processos, sua empresa pode tomar decisões mais assertivas, reduzir riscos e garantir uma governança mais sólida.
Em um ambiente empresarial cada vez mais dinâmico, contar com uma solução integrada é crucial para maximizar a produtividade e reduzir custos de forma inteligente. O CLM netLex é a chave para otimizar seus processos contratuais, permitindo que sua empresa se concentre no que realmente importa: crescimento e inovação.
Entre em contato conosco e entenda como podemos ajudar a simplificar sua gestão de contratos.