Colocar a maior quantidade de produtos no mercado, o mais rápido possível, não só conquistando, mas também encantando clientes. As tarefas da equipe de Vendas não são fáceis.

Em meio à intensa rotina da equipe, o momento de coletar dados e refletir sobre processos, tão importante para manter o playbook alinhado com o que se espera do setor, quase nunca chega. Por mais que direcionar todo o foco para o nível operacional possa entregar algumas vantagens imediatas, deixar de lado a avaliação estratégica acaba custando caro.

Por isso, muitas organizações já contam com a área de Sales Operations, ou Sales Ops. A ideia surgiu no final dos anos 80 para trazer mais eficiência às atividades dos vendedores. Assim, o gestor de Vendas poderia focar em treinar a equipe e acompanhar os trabalhos mais diretamente, enquanto o Sales Ops estaria focado na extração e análise de dados, além de buscar ferramentas e processos que potencializam os resultados do setor.

Os contratos firmados pelo time de Vendas são, inclusive, uma mina de ouro para uma gestão mais data-driven. Saiba mais aqui. 

Até hoje, a compreensão de muitos Sales Ops sobre tecnologia está restrita aos softwares de CRM - Customer Relationship Management. Porém, há três grandes prejuízos que as empresas sofrem na atual forma como organizam as atividades da sua equipe de Vendas que poderiam ser endereçados com mais eficiência a partir da integração com um outro tipo de tecnologia.

Neste texto você vai entender mais sobre esses custos e, ao final, vai descobrir a forma mais eficiente de evitá-los usando inovação tecnológica.

1. Má-gestão de tempo

A nível interno, o primeiro prejuízo é o direcionamento do tempo dos vendedores para atividades que não estão ligadas aos clientes. Um estudo conduzido pela Forbes em 2018 identificou que 64,8% do tempo de um representante comercial é dedicado a atividades administrativas, interações com outros times, especialmente em busca de aprovações internas.

Nesse último caso, as tarefas envolvem, com frequência, autorizações e consultas à equipe do Jurídico, Compliance, Gestão de Riscos, Financeiro e diversos outros… Embora muitos desses procedimentos sejam essenciais para o bom funcionamento da empresa, nem sempre eles são conduzidos com a eficiência ou visibilidade necessária.

Nesses casos, um software de CRM pouco agrega às operações, na medida em que não inclui esses outros setores e suas necessidades.

Considerando a média do salário dos vendedores, a pesquisa da Forbes identificou ainda que esse desvio de função custa às empresas quase 70 mil dólares por colaborador anualmente. A depender do tamanho do seu time, esse valor pode significar um duro golpe à receita da empresa.

2. Falta de visibilidade sobre desvios de playbook

Novamente a nível interno, a maior parte das empresas também amarga riscos e prejuízos por não ter mecanismos para lidar com desvios do playbook.

Esse problema surge, especialmente, no momento de negociar o contrato, em que podem se desenvolver dois cenários:

• Primeiro cenário: as regras e padrões da companhia sofrem alterações e é preciso que todos os vendedores estejam muito bem alinhados a essas novas diretrizes. Nesse caso, desvios ao playbook não autorizados têm um potencial de gerar grandes prejuízos.
• Segundo cenário: cada cliente tem sua própria realidade, e às vezes é preciso avaliar concessões em relação ao padrão da companhia. Nesse caso, desvios podem ser autorizados, mas é necessário que a alteração pretendida seja submetida ao time Jurídico e de Compliance para garantir a regularidade.

Em ambos os cenários, há uma série de informações que o gestor provavelmente desconhece, mas que seriam importantes para a organização da empresa como um todo. Isso inclui:

• Quantos contratos são aprovados no padrão da empresa
• Quais são as cláusulas padrão mais alteradas
• Quanto tempo demora, e quanto custa, para aprovar um pedido de alteração

Os custos para revisar mesmo os contratos mais simples, identificando e avaliando esses desvios, podem chegar a US$ 6.900,00 por contrato. Em casos de maior complexidade, essa revisão pode custar aos cofres da sua empresa mais de US$ 100.000,00.

É essencial, por isso, estruturar um procedimento simples, que reduza as hipóteses de desvio e torne mais eficiente a tarefa de analisar os contratos. Isso também não está contemplado, em geral, nos softwares de CRM.

3. Fricção entre companhia e clientes

O terceiro prejuízo é a criação de pontos de fricção com os clientes. A negociação de contratos é um dos momentos onde esse atrito se manifesta. Naturalmente, há pontos polêmicos que precisam ser alinhados, como o escopo das obrigações, alocação de riscos, preços e fórmulas de cobrança, regras para rescisão, garantias e outros.

Porém, pode ficar ainda mais difícil chegar a um consenso quando se utiliza ferramentas inadequadas nesta etapa do funil de vendas, por exemplo:

• Perda de informações em conversas por e-mail;
• Falta de controle do versionamento dos documentos;
• Ausência de visibilidade sobre status de revisões internas;

Uma pesquisa conduzida pela World Commerce and Contracting concluiu que essa etapa do ciclo de vida dos contratos pode se estender entre 4 e 24 semanas, a depender da complexidade da transação. Grande parte dessa demora pode ser creditada a esses pontos de fricção agravados pela ineficiência das ferramentas utilizadas na negociação.

Esses atrasos geram, no mínimo, uma experiência negativa para o cliente. No caso de transações sensíveis ao tempo, podem levar também à perda de oportunidade de negócio. Em última instância, o prejuízo à estratégia de colocar o produto no mercado com agilidade coloca a perder a posição de liderança da companhia como um todo.

Muito além do CRM: levando sua equipe de Vendas ao próximo nível

O que a maior parte dos Sales Ops e até dos gestores de vendas já identificou é que a melhor forma de alcançar suas metas é melhorar a infraestrutura e tecnologia do setor. Essa foi a conclusão alcançada por 46% dos entrevistados em uma pesquisa conduzida pela Forbes em 2022.

Porém, falar em tecnologia para o time de Vendas não pode ficar restrito a um software de CRM.

Isso porque os problemas apontados ao longo deste texto não são contemplados por esse tipo de sistema. Todos esses custos têm dois pontos em comum: podem estar relacionados à interação entre a equipe de Vendas e outras áreas da empresa, e estão vinculados ao ciclo de vida dos contratos.

Portanto, para que seus vendedores enfrentem estes desafios com mais eficiência, eles precisam de um sistema que se articule bem com setores diversos da companhia, e tenha suporte para gerir documentos contratuais. Isso tudo e muito mais você encontra em um software de Contract Lifecycle Management - CLM.

• Para saber mais sobre a gestão de contratos na equipe de Vendas, leia: Gestão de contratos no setor de Vendas: você está criando problemas ou soluções?

Mas não se preocupe, o investimento que a sua empresa fez no software de CRM não foi perdido! Os dois sistemas podem trabalhar juntos, integrando dados e documentos de forma a potencializar cada vez mais os resultados do seu negócio.

O netLex é uma startup que desenvolveu um software para gestão do ciclo de vida de contratos e outros documentos. Nossa plataforma é operada em 11 idiomas e está em uso por empresas listadas na Fortune 500 e Valor 1000, com usuários em mais de 20 países ao redor do mundo.

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