Na hora de conversar sobre tecnologia e gestão de contratos, é fácil se sentir um pouco perdido no meio de tantas siglas e termos técnicos.
Mas não precisa ser assim!
Você pode dominar de uma vez por todas essa sopa de letrinhas, compreendendo, hoje mesmo, alguns dos principais conceitos do universo dos softwares de gerenciamento de contratos.
API
API (Application Programming Interface), ou, em português, Interface de Programação de Aplicação, é um conjunto de protocolos que conecta dois softwares distintos, oportunizando a troca de informações entre eles. Pode-se, por exemplo, usar APIs para conectar o software de gestão de documentos ao de gestão de pessoal para organizar procurações.
Assinatura eletrônica
Assinatura eletrônica é um conceito amplo que reúne as firmas que recebem validação por meios eletrônicos, como senha, biometria, tokens e outros. No Brasil e em outros diversos países do mundo, as assinaturas eletrônicas são juridicamente válidas e são muito usadas por empresas e pessoas físicas para assinar contratos digitalmente.
Automatização de documentos
Automatização de documentos é o processo de elaboração de arquivos com pouca ou nenhuma intervenção humana. Para isso, é preciso identificar as variáveis, que são todas as informações que podem mudar a depender do caso concreto. Preenchidos estes dados pela máquina ou pelo usuário, o sistema gera o documento automaticamente.
Leia mais em Automatização de documentos: entenda o que é, como funciona e quais as vantagens
Automatização de workflow
Automatização de workflows, ou fluxos de trabalho, significa usar tecnologia para reduzir ou eliminar o grau de intervenção humana na sequência de etapas necessárias para desempenhar uma determinada atividade na empresa. Na prática, isso agrega agilidade e reduz a chance de erro na transição entre tarefas.
Contract Lifecycle Management (CLM)
Contract Lifecycle Management (CLM), ou Gestão do Ciclo de Vida dos Contratos, é o conjunto de processos que otimiza o fluxo de contratação em empresas, desde a elaboração até a assinatura e execução. O CLM também recomenda a geração de inteligência a partir de dados extraídos desse processo.
LEIA MAIS: CLM: o que é e como a tecnologia pode beneficiar a sua empresa
Gestão de contratos
Gestão de contratos, gerenciamento ou administração de contratos, são conceitos similares que podem ser usados em dois sentidos: um geral, designando todas as etapas do ciclo de vida dos contratos, e um específico, direcionado somente à fase do cumprimento das obrigações.
Veja mais a seguir:
Geral: Gestão de contratos, em geral, é o conjunto de atividades realizadas ao longo do ciclo de vida dos contratos, incluindo: solicitação, elaboração, negociação, aprovação, assinatura, armazenamento, execução e geração de inteligência. Diversas áreas da empresa podem ser envolvidas nessas atividades para garantir agilidade, assertividade, compliance e segurança.
Específico: Gestão de contratos também pode ser entendida como a etapa de acompanhamento do cumprimento das obrigações, inclusive prazo, valor e escopo das entregas. Nela também é realizada a verificação da qualidade do serviço ou produto via SLAs, inclusive necessidade de executar alguma penalidade ou oferecer algum benefício vinculado à performance do fornecedor.
Leia mais sobre gestão de contratos em:
- Gestão de Contratos no setor de Vendas: você está criando problemas ou soluções?
- Gestão digital de contratos para Suprimentos: o que é, como fazer e quais as vantagens
Gestão Eletrônica de Documentos (GED)
Gestão Eletrônica de Documentos (GED), ou Gerenciamento Eletrônico de Documentos, é o uso de tecnologia para armazenar, organizar e controlar o acesso a informações contidas em documentos digitais. Mais do que guardar arquivos na nuvem, o GED permite a localização ágil de documentos e promove a segurança da informação contida neles
Integração de sistemas
Integração de sistemas é a conexão entre dois ou mais softwares para garantir a interoperabilidade a partir do compartilhamento de dados. Por exemplo, é possível integrar um software de CLM ao sistema financeiro da empresa, garantindo que informações do primeiro, como valores e prazos de pagamento, sejam repassadas ao segundo.
Saiba mais em netLex connect: todo o poder das integrações a serviço da sua empresa
Key Performance Indicators (KPI)
Key Performance Indicators (KPI), ou Indicador-chave de Desempenho, são parâmetros quantitativos para avaliação de projetos em comparação com as metas da empresa. Para criá-los é preciso definir o que será avaliado, e elaborar metas específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazo determinado.
Robotic Process Automation (RPA)
Robotic Process Automation (RPA), ou Automação Robótica de Processos, é o uso de softwares para automatizar processos. Na prática, por exemplo, a RPA pode automatizar a comunicação entre sistemas para compartilhar informações, ou ainda executar tarefas que antes seriam humanas mesmo dentro do sistema.
Service Level Agreement (SLA)
Service Level Agreement (SLA), ou “Acordo de Nível de Serviço”, é uma cláusula contratual que estabelece parâmetros para avaliar o que está sendo entregue, podendo criar também benefícios ou penalidades para cada cenário. Esses parâmetros podem ser quantitativos, como tempo de atendimento, ou qualitativos, como grau de satisfação dos usuários.
Leia mais em Como construir boas cláusulas para gestão de contratos de fornecedores
Software as a Service (SaaS)
Software as a Service (SaaS) é um modelo de uso de software na nuvem, podendo ser acessado remotamente pelo cliente com acesso a internet. Essa proposta é o oposto do tradicional “Software on premise”, no qual o cliente fazia a instalação e a atualização do software no seu computador.
Software de CLM
Um software de CLM, ou Software de Gestão do Ciclo de Vida dos Contratos, é um sistema que centraliza e automatiza a gestão contratual, articulando áreas da empresa, clientes e fornecedores ao longo das diversas etapas da contratação: solicitação, elaboração, negociação, aprovação, assinatura, armazenamento, execução e geração de inteligência.
Está pensando nos custos de um software de CLM para a sua empresa? Leia mais em: O custo de (não) decidir: calculando o ROI de um software de gestão de contratos
Workflows
Workflow, ou fluxo de trabalho, é a sequência de etapas necessárias para desempenhar uma determinada atividade dentro das empresas. Essas etapas podem ser simultâneas ou sucessivas, e podem envolver mais de um responsável ou área na companhia. Ao organizar e padronizar processos, os workflows trazem mais eficiência e rastreabilidade para a organização.
Conheça o netLex
Todos os conceitos que você aprendeu hoje fazem parte do conjunto de funcionalidades que o netLex pode entregar para a sua empresa.
Partindo do modelo Saas, o netLex é um software de gestão de contratos que automatiza os documentos e workflows da sua empresa. Com o netLex, você pode trazer para o ciclo de vida dos seus acordos todas as vantagens do GED, do RPA e muito mais.
Na hora da assinatura, conte com provedores de assinatura eletrônica, inclusive digital, integrados de forma nativa à plataforma. Já quando for preciso gerir as obrigações e prazos dos seus acordos, conte com painéis de gestão e extração automatizada de inteligência para acompanhar seus KPIs e SLAs.
Quer ver na prática como o netLex poderia funcionar para a sua empresa? Agende uma demonstração gratuita com nossos especialistas.
