Você precisa assinar documentos em Word ou PDF, mas não tem tempo para imprimir, escanear e enviar arquivos físicos? A assinatura digital pode ser a solução.
Imagina como seria interessante poder automatizar esse processo e simplificar a rotina, sem precisar lidar com papelada e idas ao cartório.
Você pode até hesitar inicialmente em usar essa ferramenta, especialmente quando se pensa na segurança de dados, custos envolvidos e validade jurídica. Mas a verdade é que ela pode ser uma aliada e trazer mais praticidade ao dia a dia.
Quer saber como fazer sua assinatura digital? Acompanhe neste guia o passo a passo para fazer a sua de forma simples, prática e gratuita!
A assinatura digital é uma tecnologia que autentica a identidade de uma pessoa e assegura a integridade de documentos online. Em outras palavras, ela é a versão digital da assinatura manuscrita, mas com maior segurança, já que utiliza criptografia para proteger as informações.
Quando você assina um documento digitalmente, é gerado um código único que te vincula a esse arquivo, garantindo que ele não foi alterado após a assinatura.
Por esse motivo, ela é comumente utilizada em contratos online, transações financeiras e outros processos eletrônicos que exigem autenticidade e confiabilidade. É possível fazer todo esse processo de qualquer lugar, uma grande vantagem para quem precisa poupar tempo.
Em um cenário mundial dinâmico, onde transações e processos online são cada vez mais comuns, a assinatura digital se tornou uma ferramenta indispensável.
Gestores enfrentam o desafio de otimizar processos internos e aumentar a produtividade das suas equipes. Então, a busca por métodos que tragam mais agilidade e eficiência ajudam manter a competitividade.
Uma dessas ferramentas que otimizam as operações burocráticas, como assinatura de documentos, é a de gestão de contratos. Por exemplo, alguns segmentos da economia já reconhecem a importância desse sistema, como o jurídico, que caminha rumo à digitalização e modernização.
Para organizações que lidam diariamente com volumes significativos de documentos, implementar uma ferramenta desse tipo pode ser estratégico. Afinal, isso significa reduzir o tempo gasto em atividades operacionais e liberar os colaboradores para outras atividades.
Além de acelerar a formalização de acordos e processos, a assinatura digital garante segurança e conformidade. Ela traz maior fluidez, organização, agilidade e sustentabilidade ao ambiente corporativo.
O processo de assinatura é feito por meio de duas chaves: a pública e a privada. Antes de entrar nesse assunto, é importante que você conheça os seus conceitos:
O processo de assinatura acontece por meio de um sistema de criptografia que utiliza essas duas chaves para validar a assinatura. As etapas seguintes de como implementar assinatura digital são:
Vale lembrar que todo esse processo é automatizado, rápido, seguro e garante a imutabilidade do documento e a segurança na assinatura digital.
No território nacional, as assinaturas digitais são válidas e reconhecidas legalmente pela Lei Nº 14.063, de 23 de setembro de 2020. Ela dispõe sobre as regras nas interações de contratos entre pessoas e instituições privadas com entes públicos e também entre as próprias entidades públicas.
A legislação sobre assinatura digital também classifica três níveis de assinatura:
Além de garantir a validade jurídica e regulamentar os diferentes níveis de assinatura digital, a legislação reflete a preocupação com a segurança nas transações online. Não por acaso, cada tipo de assinatura oferece diferentes graus de proteção e confiabilidade.
No entanto, todas têm em comum a preocupação em trazer mais segurança contra acessos indevidos e fraudes, aumentando a rastreabilidade das interações digitais.
É fato que as novas tecnologias trouxeram benefícios e facilidades para o cotidiano das empresas, mas, ao mesmo tempo, levantam uma série de desafios e questões para quem as utiliza. Uma delas é o vazamento de dados.
Segundo o Centro de Prevenção, Tratamento e Resposta a Incidentes Cibernéticos de Governo (CTIR Gov), vinculado ao Gabinete de Segurança Institucional (GSI), só em 2024, foram registrados 3.253 vazamentos de informações pessoais no Brasil. Esse número é mais que o dobro dos 1615 registrados entre 2020 e 2023.
Esse dado acende o alerta vermelho para a necessidade de adoção de novas estratégias para a proteção das informações.
Além da Lei Nº 14.063, que dispõe sobre as regras das assinaturas eletrônicas, o Brasil conta também com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei Nº 13.709), aprovada em 2018 e vigente desde agosto de 2021.
A LGPD dispõe sobre o tratamento de dados pessoais em ambientes digitais com o objetivo de proteger os direitos e a privacidade da pessoa. Ela impõe obrigações sobre como as informações devem ser protegidas, destacando a importância de adotar tecnologias que assegurem a conformidade legal e a segurança da informação.
Sendo assim, a assinatura digital não apenas facilita a assinatura de documentos de forma ágil e segura. Ela também é respaldada por duas leis que garantem a proteção de dados e evitam riscos de fraudes.
Embora os dois termos sejam usados no meio virtual, eles se diferenciam no que se refere à segurança e tecnologia envolvida.
A assinatura eletrônica é um conceito mais amplo. Ela está relacionada à assinatura de qualquer documento de forma eletrônica, como clicando em um botão de “aceito” ou digitando o nome em um campo de assinatura.
Ou seja, essa assinatura indica a intenção de concordar com o conteúdo do documento. No entanto, ela não oferece garantias robustas de segurança ou verificação de identidade.
Já a assinatura digital é a forma mais segura de assinatura eletrônica. Ela usa criptografias e certificados digitais para garantir a autenticidade do signatário e a integridade do documento.
Além disso, esse tipo precisa passar por um processo técnico, no qual a identidade do signatário é validada por meio de um certificado digital emitido por uma autoridade certificadora confiável. Isso torna o processo mais seguro e juridicamente reconhecido.
Ou seja, tem um nível de segurança mais elevado, essencial para transações que exigem validade jurídica e proteção contra fraudes, sendo a ideal para ambientes legais e corporativos.
Quando se trata de gestão de contratos eletrônicos, a assinatura digital surge como uma opção moderna, prática e segura, capaz de transformar a forma como documentos são autenticados e acordos são firmados.
Algumas das principais vantagens da assinatura digital são:
Ao realizar uma assinatura digital, existem alguns erros comuns que podem comprometer a segurança, a validade ou a efetividade do processo. Confira os principais erros a evitar:
Usar um certificado digital expirado ou inválido pode invalidar a assinatura e comprometer a autenticidade do documento. Então, certifique-se de que o certificado está atualizado e validado por uma autoridade certificadora confiável.
A chave privada é a base da segurança da assinatura digital. Utilizá-la em dispositivos não seguros ou compartilhá-la pode expor a assinatura a fraudes. Por isso, ela deve ser mantida em segurança, sem ser compartilhada com terceiros.
Um erro comum é não garantir que o documento tenha sido corretamente criptografado antes de ser assinado digitalmente. A criptografia é essencial para garantir a integridade do arquivo e proteger as informações contra alterações.
Não verificar a identidade das partes envolvidas no processo pode resultar em assinaturas fraudulentas. Antes de assinar, verifique se todas as partes que devem assinar o documento estão devidamente identificadas e autenticadas.
Assinar documentos recebidos de fontes desconhecidas ou não verificadas pode representar um risco de segurança. Certifique-se de que o documento e a origem são confiáveis antes de realizar a assinatura.
Não manter um registro adequado da assinatura digital e de todas as etapas do processo pode resultar em dificuldades caso o documento precise ser validado ou auditado no futuro. É importante armazenar e proteger todas as evidências associadas à assinatura.
Utilizar plataformas de assinatura sem verificar se elas seguem os padrões de segurança adequados pode expor o processo a riscos. Certifique-se de que o software de assinatura digital esteja de acordo com as normas legais e de segurança da informação.
Agora que você já sabe que a assinatura digital é segura, chegou a hora de criar a sua. Mas lembre-se que, ao assinar documentos digitalmente, é importante garantir que a plataforma utilizada seja confiável e segura, certo? Assim você poderá ter os seus dados validados e criptografados contra fraudes e acessos não autorizados.
No Brasil, o GOV.br oferece uma ferramenta gratuita para cidadãos e empresas possam assinar documentos de forma digital e com validade jurídica. A plataforma é uma alternativa para quem precisa criar uma assinatura digital gratuita, de forma prática e confiável. Veja como funciona o passo a passo.
Vale destacar que a plataforma está disponível para pessoas físicas, jurídicas e até servidores públicos.
E por falar em ferramentas digitais que oferecem máxima segurança e confiabilidade na assinatura digital de seus documentos, a Entrust é a escolha ideal. A tecnologia possui soluções que atendem aos mais altos padrões internacionais, incluindo a assinatura remota CSC e a infraestrutura PKI.
Ou seja, a Entrust assegura que seus documentos sejam validados com a mais alta credibilidade, tendo validade global. Alinhada às normas ETSI e CEN, ela oferece uma ampla confiabilidade, com auditorias e certificações rigorosas, garantindo a integridade dos serviços em qualquer parte do mundo.
A assinatura digital é mais do que uma solução tecnológica; é uma grande aliada na simplificação de processos, aumento da eficiência e garantia de segurança jurídica em um mundo cada vez mais digital. Com ela, é possível eliminar burocracias, otimizar tempo e reduzir custos, mantendo a conformidade legal e protegendo informações sensíveis contra fraudes.
Seja para profissionais, empresas ou instituições, investir em ferramentas que garantam a autenticidade e a integridade dos documentos é um passo essencial para acompanhar a transformação digital e manter-se competitivo.
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