Um sistema de repositório centraliza os documentos de forma organizada, permitindo que você, a sua equipe e os seus parceiros trabalhem juntos de forma mais inteligente. Além disso, você também consegue reduzir o desperdício de papel e melhorar o acesso aos dados de qualquer lugar.
Um repositório de documentos é um espaço físico ou digital, no qual todos os arquivos de uma empresa são armazenados seguindo um padrão de organização e versionamento.
É importante manter em mente que, dentre esses documentos, estão alguns extremamente importantes para o dia a dia da companhia: os contratos. Estes instrumentos são a estrutura fundamental de uma empresa, influenciando diretamente nas relações comerciais e na tomada de decisões. A gestão desses arquivos é, portanto, um dos meios mais valiosos e eficazes para reduzir os custos das suas operações.
Mas há muitas formas de estruturar um repositório de documentos.
A maneira mais tradicional de organização é o gerenciamento manual. Se não for extremamente bem conduzida, com a alocação de recursos para contratação e capacitação de profissionais dedicados, além da disponibilização de uma infraestrutura suficientemente segura, essa abordagem pode levar a empresa a perder o controle sobre os seus arquivos.
“Uma empresa típica da Fortune 1000 gerencia entre 20.000 e 40.000 contratos a qualquer momento e pelo menos 10% estão perdidos ou difíceis de encontrar”, nos diz a American Bar Association.
Esta desorganização causa prejuízos que a sua empresa não pode mais sofrer.
Quando você escolhe soluções digitais, consegue organizar os arquivos na nuvem, garantindo visibilidade e acessibilidade às informações em qualquer hora e lugar. As empresas que migraram para o gerenciamento digital-first conseguem ver o valor direto de seu investimento, consolidando uma administração sólida do ciclo de vida de alguns dos seus documentos mais importantes.
Por isso, neste artigo vamos analisar em detalhes a necessidade de ter um repositório de documentos.
É raro que os acordos concluídos por uma empresa sejam armazenados de forma digital e otimizada. Noutro lado, é muito mais comum que eles sejam atrelados a fontes estáticas e de difícil acesso, como pastas pessoais de colaboradores ou anexos de emails.
Essa prática é muito prejudicial e é um dos principais motivos pelos quais empresas caem na armadilha de perder o controle dos contratos depois de assinados (obrigações descumpridas, benchmarks importantes não alcançados, prazos perdidos etc).
Quando as empresas não conseguem encontrar e acessar rapidamente as informações de que precisam, alguns (se não todos) desses problemas podem surgir:
Portanto, é difícil gerenciar um repositório de contratos quando você não tem um local central para armazenar documentos, acompanhar o status e atribuir tarefas.
Como resultado, as empresas estão mais propensas a perder importantes prazos e renovações. Isso pode levar à frustração de parceiros, de partes interessadas e de fornecedores, bem como aumento do risco de interrupção dos negócios devido a acordos violados.
Falando em risco, veja aqui as três fontes de riscos na gestão de fornecedores que você deve eliminar de uma vez por todas
Outro ponto de atenção é que o armazenamento descentralizado de contratos pode ter efeitos prejudiciais na compliance e nos prazos de auditoria. A agregação manual de dados de contratos baseados em Excel é ineficiente, propensa a erros e aumenta o risco de violação de normas e decisões de autoridades reguladoras.
1. Arquivos físicos
Algumas empresas podem estar usando um grande arquivo físico como infraestrutura de gestão de contratos, apesar dos riscos inerentes à gestão exclusiva de cópias impressas. Na verdade, esse tipo de repositório pode levar à perda de documentos, informações desatualizadas e à incapacidade dos membros da equipe de acessar os dados quando precisam, principalmente se trabalharem remotamente.
Essa é, inclusive, uma das top 6 ineficiências mais comuns na gestão de documentos. Descubra quais são as outras cinco, e entenda como resolvê-las de uma vez por todas, aqui.
2. Arquivos digitais
No caso de empresas que já deram os passos iniciais no caminho da digitalização, algumas alternativas são possíveis:
Uma outra forma de estruturar o repositório de contratos é a utilização de documentos digitais, sejam eles de edição aberta, PDFs, anexos de e-mail, planilhas no Microsoft Excel ou no Google Sheets.
No caso dos documentos de edição aberta, embora se acredite que esteja dando um passo em direção à digitalização, a verdade é que existem algumas armadilhas potencialmente críticas para os negócios que podem levar à fragmentação de dados. Esses arquivos podem ser facilmente duplicados em "salvar como". Quando isso acontece, eles acabam em diferentes unidades compartilhadas ou caixas de entrada e pode ser incrivelmente difícil acompanhar as diferentes versões à medida que são atualizadas ou alteradas.
Por fim, algumas empresas são ainda um pouco mais digitalizadas, e usam uma combinação de soluções eletrônicas que funcionam apenas como um sistema de armazenamento de arquivos. Nesses softwares já há algum registro de acesso aos documentos, controle de versionamento e arquivamento organizado.
Essas ferramentas ainda não exploram, no entanto, todo o potencial da tecnologia para a gestão e organização de arquivos. Esse objetivo é alcançado com mais eficiência ao se utilizar um software de gestão do ciclo de vida dos documentos.
Um repositório de contrato é muito mais do que uma opção de armazenamento, é uma estrutura que acompanha o crescimento da sua empresa.
Um bom software de gestão de contratos permite agilizar e controlar todo o processo de contratação, obtendo eficiência desde a preparação de documentos, passando pela negociação, revisão, aprovação, assinatura e, o mais importante, gestão e extração de inteligência. Tudo isso é possível por meio de uma única plataforma.
Entenda as outras vantagens que um software de gestão do ciclo de vida dos contratos pode trazer para a sua empresa em: CLM: o que é e como a tecnologia pode beneficiar a sua empresa
Escolher os recursos certos é importante ao procurar o melhor software para organizar seus arquivos. Isso economiza o tempo e o dinheiro de todos, mantendo seus documentos sempre à disposição. Aqui estão algumas das principais funcionalidades que um repositório deve ter:
Um software moderno de gerenciamento de contratos ajuda a reduzir riscos, manter a conformidade e, mais importante, a tomar melhores decisões para o seu negócio. Isso é alcançado por meio do uso de um repositório de contratos integrado. Ao armazenar os documentos em um só lugar, é possível consultar qualquer informação a qualquer momento que seja necessário.
O repositório netLex permite total visibilidade de seus contratos, construindo uma base global de dados referentes aos seus fornecedores e clientes. A solução automatiza o armazenamento, busca, extração e análise de contratos.
Um ponto interessante é que ele funciona tanto com contratos atuais quanto com antigos. Ou seja, se sua empresa ainda possui arquivos físicos ou digitais de negociações anteriores, é possível automatizar todo o histórico de seus clientes e fornecedores. Assim, você ganha agilidade e um banco de dados robusto.
Por último, mas não menos importante, os gestores de suas operações poderão ter informações detalhadas sobre o desempenho de seus contratos, por meio de relatórios e dashboards, com o objetivo de fazer negócios de forma inteligente e ágil.
Para entender como alcançar estes e vários outros resultados, venha conhecer o netLex!
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