O repositório de documentos é um espaço, físico ou digital, no qual todos os arquivos de uma empresa são armazenados seguindo um padrão de organização e versionamento.
Investir em um sistema desse tipo, que centraliza os documentos de forma organizada, permite que você, sua equipe e seus parceiros trabalhem de forma mais inteligente. Além disso, você consegue reduzir o desperdício de papel e melhorar o acesso aos dados de qualquer lugar.
Neste artigo, vamos analisar em detalhes a necessidade de ter um repositório de documentos. Continue a leitura e conheça mais sobre o conceito, aplicações, as opções, tipos, funcionalidades, cuidados com segurança e integração, entre outros aspectos relevantes!
O repositório de documentos é um termo usado para se referir a um espaço físico ou digital no qual os arquivos da empresa são armazenados. O sistema segue padrões de organização e versionamento, garantindo a segurança e usabilidade no dia a dia.
É importante ter em mente que entre esses documentos estão alguns extremamente importantes para a companhia, como é o caso dos contratos. Eles têm influência direta nas relações comerciais e a tomada de decisões. A gestão desses arquivos é, portanto, um dos meios mais valiosos e eficazes para reduzir os custos da operação.
Há muitas formas de estruturar um repositório de documentos, a mais conhecida é a organização e gerenciamento manual. Embora seja amplamente utilizada, ela apresenta riscos.
Afinal, se não for extremamente bem conduzida, com a alocação de recursos para contratação e capacitação de profissionais dedicados, além de dispor de uma infraestrutura suficientemente segura, essa abordagem pode levar a empresa a perder o controle de documentos.
Segundo a American Bar Association,“uma empresa típica da Fortune 1000 gerencia entre 20.000 e 40.000 contratos a qualquer momento e pelo menos 10% estão perdidos ou difíceis de encontrar”. Essa desorganização pode causar prejuízos e riscos aos quais a empresa não precisa estar exposta.
Atualmente já existem soluções digitais, que estão se popularizando entre as empresas graças à sua segurança e praticidade. Quando você escolhe um sistema digital, consegue organizar os arquivos na nuvem, garantindo visibilidade e acessibilidade às informações a qualquer hora e lugar.
As empresas que migraram para o gerenciamento digital first conseguem ver o valor direto de seu investimento, consolidando uma administração sólida do ciclo de vida de documentos.
Como vimos, os repositórios ajudam a organizar, armazenar e gerenciar documentos com segurança, eficiência e confiabilidade. Mas você sabe que existem diferentes tipos de repositórios? A escolha do tipo ideal depende das necessidades específicas de cada empresa.
A primeira classificação divide os repositórios em dois tipos: locais e na nuvem. Os repositórios locais são armazenados em servidores internos da empresa, enquanto os na nuvem utilizam tecnologia de cloud computing para guardar os documentos.
Além disso, existe outra classificação que é baseada na organização: os repositórios estruturados e os não estruturados. O primeiro segue uma organização pré-definida, como bancos de dados, facilitando a busca por informações específicas.
Por sua vez, no segundo, a estrutura é menos rígida, com flexibilidade e uma organização que se adapta às necessidades da empresa.
A escolha do tipo de repositório ideal inclui a análise de questões como:
É importante que a empresa tenha o suporte de profissionais especializados na hora de analisar as suas necessidades e escolher o repositório. Afinal, a escolha certa garante a proteção dos dados, agiliza a busca por informações e otimiza os processos internos.
É raro que os acordos concluídos por uma empresa sejam armazenados de forma digital e otimizada. É muito comum que eles sejam atrelados a fontes estáticas e de difícil acesso, como pastas pessoais de colaboradores ou anexos de e-mails.
A prática é bastante prejudicial e é um dos principais motivos pelos quais empresas caem na armadilha de perder o controle dos contratos depois de assinados (obrigações descumpridas, benchmarks importantes não alcançados, prazos perdidos etc).
Quando as empresas não conseguem encontrar e acessar rapidamente as informações de que precisam, alguns (se não todos) desses problemas podem surgir:
Portanto, é difícil gerenciar um repositório de contratos quando você não tem um local central para armazenar documentos, acompanhar o status e atribuir tarefas.
Como resultado, as empresas estão mais propensas a perder importantes prazos e renovações. Isso pode levar à frustração de parceiros, partes interessadas e fornecedores, bem como aumento do risco de interrupção dos negócios devido a acordos violados.
Outro ponto de atenção é que o armazenamento descentralizado de contratos pode ter efeitos prejudiciais na compliance e nos prazos de auditoria. A agregação manual de dados de contratos baseados em Excel é ineficiente, propensa a erros e aumenta o risco de violação de normas e decisões de autoridades reguladoras.
Se você tem uma empresa e está buscando mecanismos de organização para contratos, é necessário conhecer as opções disponíveis. A seguir, explicamos quais são elas!
Algumas empresas usam grandes arquivos físicos como infraestrutura de gestão de contratos, apesar dos riscos inerentes à gestão exclusiva de cópias impressas.
Na verdade, esse tipo de repositório pode levar à perda de documentos, à desatualização de informações e à incapacidade dos membros da equipe de acessar os dados quando precisam, principalmente, se trabalharem remotamente.
Inclusive, essa é uma das top seis ineficiências mais comuns na gestão de documentos. Existem outras cinco e você precisa entender como resolvê-las.
No caso de empresas que já deram os passos iniciais no caminho da digitalização, algumas alternativas são possíveis. Veja mais detalhes a seguir.
Outra forma de estruturar o repositório de contratos é a utilização de documentos digitais, sejam eles de edição aberta, PDFs, anexos de e-mail, planilhas no Microsoft Excel ou no Google Sheets.
No caso dos documentos de edição aberta, embora se acredite que esteja dando um passo em direção à digitalização, a verdade é que há algumas armadilhas potencialmente críticas para os negócios que podem levar à fragmentação de dados.
Esses arquivos podem ser facilmente duplicados em "salvar como". Quando isso acontece, eles acabam em diferentes unidades compartilhadas ou caixas de entrada e pode ser incrivelmente difícil acompanhar as diferentes versões à medida que são atualizadas ou alteradas.
Por fim, algumas empresas são ainda um pouco mais digitalizadas, e utilizam uma combinação de soluções eletrônicas que funcionam apenas como um sistema de armazenamento de arquivos. Nesses softwares, já existe algum registro de acesso aos documentos, controle de versionamento e arquivamento organizado.
No entanto, essas ferramentas ainda não exploram, todo o potencial da tecnologia para a gestão e organização de arquivos. Esse objetivo é alcançado com mais eficiência ao se utilizar um software de gestão do ciclo de vida dos documentos.
Um repositório de contrato é muito mais do que uma opção de armazenamento, é uma solução que acompanha o crescimento da sua empresa.
Um bom software de gestão de contratos permite agilizar e controlar todo o processo de contratação, obtendo eficiência desde a preparação de documentos, passando pela negociação, revisão, aprovação, assinatura e, o mais importante, gestão e extração de inteligência. Tudo isso é possível por meio de uma única plataforma.
Entenda as outras vantagens que um software de gestão do ciclo de vida dos contratos pode trazer para a sua empresa em: "CLM: o que é e como a tecnologia pode beneficiar a sua empresa".
Escolher os recursos certos é importante ao procurar o melhor software para organizar seus arquivos. Isso economiza o tempo e o dinheiro de todos, mantendo seus documentos sempre à disposição. Veja algumas das principais funcionalidades que um repositório deve ter:
A segurança e controle de acesso em um repositório de documentos não depende de uma, mas de várias medidas combinadas. Primeiro, considere dar uma atenção especial a autenticação, exigindo senhas complexas e autenticação de dois fatores.
Além disso, a autenticação granularizada pode ser uma ferramenta interessante, já que concede benefícios diferentes para cada usuário, limitando os acessos de acordo com as suas tarefas.
A criptografia dos dados, tanto em repouso quanto em trânsito, é um mecanismo digital indispensável, já que protege as informações de tentativas de acesso não autorizadas. Hoje, os sistemas e soluções de tecnologia precisam de camadas de proteção como a que é oferecida pela criptografia.
Outro aspecto importante é o gerenciamento de versões e a auditoria de todas as ações realizadas no repositório, o que permite rastrear alterações e identificar possíveis problemas. Por fim, a realização de backups regulares e a manutenção de um plano de recuperação de desastres também são medidas que devem integrar seu checklist de segurança, garantindo a disponibilidade dos dados em caso de incidentes.
Para usuários de repositórios em nuvem, vale destacar ainda a importância de escolher provedores de nuvem confiáveis, com certificações e práticas de segurança robustas e contratos de nível de serviço (SLAs) que garantam a disponibilidade e a segurança dos dados.
Todos os profissionais que utilizam o repositório precisam receber treinamento frequente, os sistemas e as políticas de segurança devem ser atualizados.
A integração do repositório com outras ferramentas faz toda a diferença na rotina dos diferentes setores do seu negócio. Ela ajuda a otimizar processos e garante a fluidez da informação dentro da empresa.
O netLex oferece diversas opções de integração, permitindo que você conecte seu repositório a outros softwares como ERPs, CRMs, plataformas de assinatura eletrônica e até ferramentas de comunicação como o Slack.
Com essas integrações a empresa tem acesso a diversos benefícios como a automatização de fluxos de trabalho, a redução de erros manuais e a centralização das informações em um único local.
Por exemplo, você pode configurar o sistema para que novos contratos sejam automaticamente adicionados ao repositório após a assinatura ou para que as informações de um cliente sejam atualizadas em tempo real em ambos os sistemas.
Quando falamos em tendências no mercado de tecnologia, o primeiro nome que vem em mente é: inteligência artificial. A área de IA teve um avanço significativo nos últimos anos e continua evoluindo cada vez mais rápido.
Neste cenário, ela tende a ser cada vez mais relevante na organização e na busca de documentos, graças à sua capacidade de reconhecer padrões, extrair informações e sugerir documentos importantes para cada contexto. Combinado a isso, a automação de processos será cada vez mais comum, simplificando tarefas como a captura, a classificação e o arquivamento de documentos.
Embora a integração seja algo já praticado, ela também está no radar de tendências do mercado quando se trata de repositório de documentos. Isso porque se espera que os repositórios se conectem a mais tipos de sistemas de gestão de conteúdo, ERPs, CRMs e outras plataformas, criando um ecossistema de informação mais coeso.
Outro conceito que tem destaque é a mobilidade. Em um ambiente digital tão dinâmico, a tendência é que o acesso a documentos a qualquer hora ou lugar e com altíssimo grau de segurança, seja algo cada vez mais corriqueiro devido a avanços na área de segurança da informação e proteção contra acessos indevidos.
A segurança continuará sendo uma prioridade e ganhando novas soluções, com o uso de tecnologias avançadas de criptografia e a autenticação para proteger cada vez mais os dados.
Um software moderno de gerenciamento de contratos ajuda a reduzir riscos, manter a conformidade e, mais importante, a tomar as melhores decisões para o seu negócio. Isso é alcançado por meio do uso de um repositório de contratos integrado. Ao armazenar os documentos em um só lugar, é possível consultar qualquer informação a qualquer momento que seja necessário.
O repositório netLex permite total visibilidade de seus contratos, construindo uma base global de dados referentes aos seus fornecedores e clientes. A solução automatiza o armazenamento, busca, extração e análise de contratos.
Um ponto interessante é que ele funciona tanto com contratos atuais quanto com contratos antigos. Ou seja, se sua empresa ainda possui arquivos físicos ou digitais de negociações anteriores, é possível automatizar todo o histórico de seus clientes e fornecedores. Assim, você ganha agilidade e um banco de dados robusto.
Por último, mas não menos importante, os gestores de suas operações poderão ter informações detalhadas sobre o desempenho de seus contratos, por meio de relatórios e dashboards, com o objetivo de fazer negócios de forma inteligente e ágil.
Como você pode ver, o repositório de documentos é uma medida perfeita para empresas que querem organizar, armazenar e gerenciar seus arquivos com agilidade e segurança. Centralizando todos os documentos em um único local, o acesso às informações é facilitado, se reduz o risco de perda de dados e se otimizam os processos.
A utilização de um repositório digital também permite a automatização de tarefas, a integração com outros sistemas e a geração de insights que contribuem para o processo de tomada de decisões estratégicas. Investir em um repositório é sinônimo de redução de custos, aumento de produtividade, melhoria da segurança da informação e conformidade legal.
Para entender como alcançar estes e vários outros resultados, conheça mais sobre o netLex!