O repositório de documentos é um espaço, físico ou digital, no qual todos os arquivos de uma empresa são armazenados seguindo um padrão de organização e versionamento.
Investir em um sistema desse tipo, que centraliza os documentos de forma organizada, permite que você, sua equipe e seus parceiros trabalhem de forma mais inteligente. Além disso, você consegue reduzir o desperdício de papel e melhorar o acesso aos dados de qualquer lugar.
Neste artigo, vamos analisar em detalhes a necessidade de ter um repositório de documentos. Continue a leitura e conheça mais sobre o conceito, aplicações, as opções, tipos, funcionalidades, cuidados com segurança e integração, entre outros aspectos relevantes!
O que é repositório de documentos?
O repositório de documentos é um termo usado para se referir a um espaço físico ou digital no qual os arquivos da empresa são armazenados. O sistema segue padrões de organização e versionamento, garantindo a segurança e usabilidade no dia a dia.
É importante ter em mente que entre esses documentos estão alguns extremamente importantes para a companhia, como é o caso dos contratos. Eles têm influência direta nas relações comerciais e a tomada de decisões. A gestão desses arquivos é, portanto, um dos meios mais valiosos e eficazes para reduzir os custos da operação.
Há muitas formas de estruturar um repositório de documentos, a mais conhecida é a organização e gerenciamento manual. Embora seja amplamente utilizada, ela apresenta riscos.
Afinal, se não for extremamente bem conduzida, com a alocação de recursos para contratação e capacitação de profissionais dedicados, além de dispor de uma infraestrutura suficientemente segura, essa abordagem pode levar a empresa a perder o controle de documentos.
Segundo a American Bar Association,“uma empresa típica da Fortune 1000 gerencia entre 20.000 e 40.000 contratos a qualquer momento e pelo menos 10% estão perdidos ou difíceis de encontrar”. Essa desorganização pode causar prejuízos e riscos aos quais a empresa não precisa estar exposta.
Atualmente já existem soluções digitais, que estão se popularizando entre as empresas graças à sua segurança e praticidade. Quando você escolhe um sistema digital, consegue organizar os arquivos na nuvem, garantindo visibilidade e acessibilidade às informações a qualquer hora e lugar.
As empresas que migraram para o gerenciamento digital first conseguem ver o valor direto de seu investimento, consolidando uma administração sólida do ciclo de vida de documentos.
Quais são os tipos de repositório de documentos?
Como vimos, os repositórios ajudam a organizar, armazenar e gerenciar documentos com segurança, eficiência e confiabilidade. Mas você sabe que existem diferentes tipos de repositórios? A escolha do tipo ideal depende das necessidades específicas de cada empresa.
A primeira classificação divide os repositórios em dois tipos: locais e na nuvem. Os repositórios locais são armazenados em servidores internos da empresa, enquanto os na nuvem utilizam tecnologia de cloud computing para guardar os documentos.
Além disso, existe outra classificação que é baseada na organização: os repositórios estruturados e os não estruturados. O primeiro segue uma organização pré-definida, como bancos de dados, facilitando a busca por informações específicas.
Por sua vez, no segundo, a estrutura é menos rígida, com flexibilidade e uma organização que se adapta às necessidades da empresa.
A escolha do tipo de repositório ideal inclui a análise de questões como:
- volume de documentos;
- necessidade de compartilhamento;
- requisitos de segurança;
- complexidade das informações a serem armazenadas.
É importante que a empresa tenha o suporte de profissionais especializados na hora de analisar as suas necessidades e escolher o repositório. Afinal, a escolha certa garante a proteção dos dados, agiliza a busca por informações e otimiza os processos internos.
O que acontece quando empresas perdem o controle dos seus contratos?
É raro que os acordos concluídos por uma empresa sejam armazenados de forma digital e otimizada. É muito comum que eles sejam atrelados a fontes estáticas e de difícil acesso, como pastas pessoais de colaboradores ou anexos de e-mails.
A prática é bastante prejudicial e é um dos principais motivos pelos quais empresas caem na armadilha de perder o controle dos contratos depois de assinados (obrigações descumpridas, benchmarks importantes não alcançados, prazos perdidos etc).
Quando as empresas não conseguem encontrar e acessar rapidamente as informações de que precisam, alguns (se não todos) desses problemas podem surgir:
- descumprimento das obrigações: o armazenamento descentralizado é ineficiente, propenso a erros e torna mais frequentes os casos de descumprimento das obrigações acordadas. Assim, as empresas ficam vulneráveis a riscos financeiros, de compliance e até a renovações automáticas de contratos que já não fazem mais sentido para os negócios;
- acesso limitado às informações: quando contratos são acompanhados por meio de planilhas, em vários sistemas ou até mesmo em um único arquivo, a tarefa de encontrar o histórico de um cliente torna-se muito complicada para os envolvidos;
- falta de visibilidade do histórico contratual e do desempenho da contraparte: se não há um acompanhamento sistematizado do desempenho das partes no cumprimento do contrato, as empresas são propensas a repetir decisões erradas ou aceitar termos e condições que geram riscos adicionais e imprevistos às operações;
- equipes internas perdem tempo procurando informações sobre contratos: tempo é dinheiro. Então, quando você não tem um repositório de documentos, a sua equipe perde não só horas buscando as informações, mas também acaba desperdiçando os preciosos recursos do seu departamento;
- incapacidade de rastrear modificações e versões do contrato: a falta de visibilidade sobre as versões mais recentes do contrato faz com que as empresas percam o controle das modificações. Assim, criam-se várias versões do mesmo documento, usadas simultaneamente por diversos departamentos, o que causa confusão e falhas.
Portanto, é difícil gerenciar um repositório de contratos quando você não tem um local central para armazenar documentos, acompanhar o status e atribuir tarefas.
Como resultado, as empresas estão mais propensas a perder importantes prazos e renovações. Isso pode levar à frustração de parceiros, partes interessadas e fornecedores, bem como aumento do risco de interrupção dos negócios devido a acordos violados.
Outro ponto de atenção é que o armazenamento descentralizado de contratos pode ter efeitos prejudiciais na compliance e nos prazos de auditoria. A agregação manual de dados de contratos baseados em Excel é ineficiente, propensa a erros e aumenta o risco de violação de normas e decisões de autoridades reguladoras.
Quais são as opções para organizar os contratos de uma empresa?
Se você tem uma empresa e está buscando mecanismos de organização para contratos, é necessário conhecer as opções disponíveis. A seguir, explicamos quais são elas!
Arquivos físicos
Algumas empresas usam grandes arquivos físicos como infraestrutura de gestão de contratos, apesar dos riscos inerentes à gestão exclusiva de cópias impressas.
Na verdade, esse tipo de repositório pode levar à perda de documentos, à desatualização de informações e à incapacidade dos membros da equipe de acessar os dados quando precisam, principalmente, se trabalharem remotamente.
Inclusive, essa é uma das top seis ineficiências mais comuns na gestão de documentos. Existem outras cinco e você precisa entender como resolvê-las.
Arquivos digitais
No caso de empresas que já deram os passos iniciais no caminho da digitalização, algumas alternativas são possíveis. Veja mais detalhes a seguir.
Arquivos armazenados no computador ou na nuvem
Outra forma de estruturar o repositório de contratos é a utilização de documentos digitais, sejam eles de edição aberta, PDFs, anexos de e-mail, planilhas no Microsoft Excel ou no Google Sheets.
No caso dos documentos de edição aberta, embora se acredite que esteja dando um passo em direção à digitalização, a verdade é que há algumas armadilhas potencialmente críticas para os negócios que podem levar à fragmentação de dados.
Esses arquivos podem ser facilmente duplicados em "salvar como". Quando isso acontece, eles acabam em diferentes unidades compartilhadas ou caixas de entrada e pode ser incrivelmente difícil acompanhar as diferentes versões à medida que são atualizadas ou alteradas.
Arquivos armazenados em softwares exclusivos para armazenamento de documentos
Por fim, algumas empresas são ainda um pouco mais digitalizadas, e utilizam uma combinação de soluções eletrônicas que funcionam apenas como um sistema de armazenamento de arquivos. Nesses softwares, já existe algum registro de acesso aos documentos, controle de versionamento e arquivamento organizado.
No entanto, essas ferramentas ainda não exploram, todo o potencial da tecnologia para a gestão e organização de arquivos. Esse objetivo é alcançado com mais eficiência ao se utilizar um software de gestão do ciclo de vida dos documentos.
Arquivos armazenados em softwares de gestão do ciclo de vida dos documentos
Um repositório de contrato é muito mais do que uma opção de armazenamento, é uma solução que acompanha o crescimento da sua empresa.
Um bom software de gestão de contratos permite agilizar e controlar todo o processo de contratação, obtendo eficiência desde a preparação de documentos, passando pela negociação, revisão, aprovação, assinatura e, o mais importante, gestão e extração de inteligência. Tudo isso é possível por meio de uma única plataforma.
Entenda as outras vantagens que um software de gestão do ciclo de vida dos contratos pode trazer para a sua empresa em: "CLM: o que é e como a tecnologia pode beneficiar a sua empresa".
Quais são as funcionalidades de um bom repositório digital de documentos?
Escolher os recursos certos é importante ao procurar o melhor software para organizar seus arquivos. Isso economiza o tempo e o dinheiro de todos, mantendo seus documentos sempre à disposição. Veja algumas das principais funcionalidades que um repositório deve ter:
- visibilidade do documento: isso lhe dá a capacidade de visualizar qualquer tipo de documento sem ter que alternar entre sistemas. Também facilita a busca no histórico, seja de um cliente ou de um contrato específico;
- controle de acesso: garante que apenas pessoas com o grau de permissão adequado possam acessar dados confidenciais de contratos armazenados em um repositório;
- análise avançada: é importante interpretar os dados extraídos para tomar decisões estratégicas. Por isso, é fundamental que se tenha uma visualização intuitiva e fácil de todas as informações essenciais, preferencialmente por meio de painéis ou dashboards personalizados;
- funcionalidades avançadas de busca: como mencionamos, essa função é muito importante para ter uma gestão documental eficiente, pois, por meio de uma palavra-chave, você pode encontrar todos os contratos e informações de um fornecedor, por exemplo;
- integrações: hoje em dia ninguém quer trabalhar com um sistema isolado. Portanto, para poder realizar integrações para conectar o repositório de contratos com qualquer um dos sistemas que sua empresa utiliza, será essencial ter dados consolidados.
Como garantir a segurança e controle de acesso?
A segurança e controle de acesso em um repositório de documentos não depende de uma, mas de várias medidas combinadas. Primeiro, considere dar uma atenção especial a autenticação, exigindo senhas complexas e autenticação de dois fatores.
Além disso, a autenticação granularizada pode ser uma ferramenta interessante, já que concede benefícios diferentes para cada usuário, limitando os acessos de acordo com as suas tarefas.
A criptografia dos dados, tanto em repouso quanto em trânsito, é um mecanismo digital indispensável, já que protege as informações de tentativas de acesso não autorizadas. Hoje, os sistemas e soluções de tecnologia precisam de camadas de proteção como a que é oferecida pela criptografia.
Outro aspecto importante é o gerenciamento de versões e a auditoria de todas as ações realizadas no repositório, o que permite rastrear alterações e identificar possíveis problemas. Por fim, a realização de backups regulares e a manutenção de um plano de recuperação de desastres também são medidas que devem integrar seu checklist de segurança, garantindo a disponibilidade dos dados em caso de incidentes.
Para usuários de repositórios em nuvem, vale destacar ainda a importância de escolher provedores de nuvem confiáveis, com certificações e práticas de segurança robustas e contratos de nível de serviço (SLAs) que garantam a disponibilidade e a segurança dos dados.
Todos os profissionais que utilizam o repositório precisam receber treinamento frequente, os sistemas e as políticas de segurança devem ser atualizados.
É possível integrar com outras ferramentas?
A integração do repositório com outras ferramentas faz toda a diferença na rotina dos diferentes setores do seu negócio. Ela ajuda a otimizar processos e garante a fluidez da informação dentro da empresa.
O netLex oferece diversas opções de integração, permitindo que você conecte seu repositório a outros softwares como ERPs, CRMs, plataformas de assinatura eletrônica e até ferramentas de comunicação como o Slack.
Com essas integrações a empresa tem acesso a diversos benefícios como a automatização de fluxos de trabalho, a redução de erros manuais e a centralização das informações em um único local.
Por exemplo, você pode configurar o sistema para que novos contratos sejam automaticamente adicionados ao repositório após a assinatura ou para que as informações de um cliente sejam atualizadas em tempo real em ambos os sistemas.
Quais as tendências futuras em repositório de documentos?
Quando falamos em tendências no mercado de tecnologia, o primeiro nome que vem em mente é: inteligência artificial. A área de IA teve um avanço significativo nos últimos anos e continua evoluindo cada vez mais rápido.
Neste cenário, ela tende a ser cada vez mais relevante na organização e na busca de documentos, graças à sua capacidade de reconhecer padrões, extrair informações e sugerir documentos importantes para cada contexto. Combinado a isso, a automação de processos será cada vez mais comum, simplificando tarefas como a captura, a classificação e o arquivamento de documentos.
Embora a integração seja algo já praticado, ela também está no radar de tendências do mercado quando se trata de repositório de documentos. Isso porque se espera que os repositórios se conectem a mais tipos de sistemas de gestão de conteúdo, ERPs, CRMs e outras plataformas, criando um ecossistema de informação mais coeso.
Outro conceito que tem destaque é a mobilidade. Em um ambiente digital tão dinâmico, a tendência é que o acesso a documentos a qualquer hora ou lugar e com altíssimo grau de segurança, seja algo cada vez mais corriqueiro devido a avanços na área de segurança da informação e proteção contra acessos indevidos.
A segurança continuará sendo uma prioridade e ganhando novas soluções, com o uso de tecnologias avançadas de criptografia e a autenticação para proteger cada vez mais os dados.
Controle os documentos da sua empresa com o netLex
Um software moderno de gerenciamento de contratos ajuda a reduzir riscos, manter a conformidade e, mais importante, a tomar as melhores decisões para o seu negócio. Isso é alcançado por meio do uso de um repositório de contratos integrado. Ao armazenar os documentos em um só lugar, é possível consultar qualquer informação a qualquer momento que seja necessário.
O repositório netLex permite total visibilidade de seus contratos, construindo uma base global de dados referentes aos seus fornecedores e clientes. A solução automatiza o armazenamento, busca, extração e análise de contratos.
Um ponto interessante é que ele funciona tanto com contratos atuais quanto com contratos antigos. Ou seja, se sua empresa ainda possui arquivos físicos ou digitais de negociações anteriores, é possível automatizar todo o histórico de seus clientes e fornecedores. Assim, você ganha agilidade e um banco de dados robusto.
Por último, mas não menos importante, os gestores de suas operações poderão ter informações detalhadas sobre o desempenho de seus contratos, por meio de relatórios e dashboards, com o objetivo de fazer negócios de forma inteligente e ágil.
Como você pode ver, o repositório de documentos é uma medida perfeita para empresas que querem organizar, armazenar e gerenciar seus arquivos com agilidade e segurança. Centralizando todos os documentos em um único local, o acesso às informações é facilitado, se reduz o risco de perda de dados e se otimizam os processos.
A utilização de um repositório digital também permite a automatização de tarefas, a integração com outros sistemas e a geração de insights que contribuem para o processo de tomada de decisões estratégicas. Investir em um repositório é sinônimo de redução de custos, aumento de produtividade, melhoria da segurança da informação e conformidade legal.
Para entender como alcançar estes e vários outros resultados, conheça mais sobre o netLex!
