Um sistema de repositório centraliza os documentos de forma organizada, permitindo que você, a sua equipe e os seus parceiros trabalhem juntos de forma mais inteligente. Além disso, você também consegue reduzir o desperdício de papel e melhorar o acesso aos dados de qualquer lugar.

Mas afinal, o que é um repositório de documentos?

Um repositório de documentos é um espaço físico ou digital, no qual todos os arquivos de uma empresa são armazenados seguindo um padrão de organização e versionamento.

É importante manter em mente que, dentre esses documentos, estão alguns extremamente importantes para o dia a dia da companhia: os contratos. Estes instrumentos são a estrutura fundamental de uma empresa, influenciando diretamente nas relações comerciais e na tomada de decisões. A gestão desses arquivos é, portanto, um dos meios mais valiosos e eficazes para reduzir os custos das suas operações.

Mas há muitas formas de estruturar um repositório de documentos.

A maneira mais tradicional de organização é o gerenciamento manual. Se não for extremamente bem conduzida, com a alocação de recursos para contratação e capacitação de profissionais dedicados, além da disponibilização de uma infraestrutura suficientemente segura, essa abordagem pode levar a empresa a perder o controle sobre os seus arquivos.

“Uma empresa típica da Fortune 1000 gerencia entre 20.000 e 40.000 contratos a qualquer momento e pelo menos 10% estão perdidos ou difíceis de encontrar”, nos diz a American Bar Association.

Esta desorganização causa prejuízos que a sua empresa não pode mais sofrer.

Quando você escolhe soluções digitais, consegue organizar os arquivos na nuvem, garantindo visibilidade e acessibilidade às informações em qualquer hora e lugar. As empresas que migraram para o gerenciamento digital-first conseguem ver o valor direto de seu investimento, consolidando uma administração sólida do ciclo de vida de alguns dos seus documentos mais importantes.

Por isso, neste artigo vamos analisar em detalhes a necessidade de ter um repositório de documentos.

O que acontece quando empresas perdem o controle dos seus contratos?

É raro que os acordos concluídos por uma empresa sejam armazenados de forma digital e otimizada. Noutro lado, é muito mais comum que eles sejam atrelados a fontes estáticas e de difícil acesso, como pastas pessoais de colaboradores ou anexos de emails.

Essa prática é muito prejudicial e é um dos principais motivos pelos quais empresas caem na armadilha de perder o controle dos contratos depois de assinados (obrigações descumpridas, benchmarks importantes não alcançados, prazos perdidos etc).

Quando as empresas não conseguem encontrar e acessar rapidamente as informações de que precisam, alguns (se não todos) desses problemas podem surgir:

• Descumprimento das obrigações: o armazenamento descentralizado é ineficiente, propenso a erros e torna mais frequentes os casos de descumprimento das obrigações acordadas. Assim, as empresas ficam vulneráveis ​​a riscos financeiros, de compliance e até a renovações automáticas de contratos que já não fazem mais sentido para os negócios.
• Acesso limitado às informações: Quando contratos são acompanhados por meio de planilhas, em vários sistemas ou até mesmo em um único arquivo, a tarefa de encontrar o histórico de um cliente torna-se muito complicada para os envolvidos.
• Falta de visibilidade do histórico contratual e do desempenho da contraparte: Se não há um acompanhamento sistematizado do desempenho das partes no cumprimento do contrato, as empresas são propensas a repetir decisões erradas ou aceitar termos e condições que geram riscos adicionais e imprevistos às operações.
• Equipes internas perdem tempo procurando informações sobre contratos: Tempo é dinheiro. Então, quando você não tem um repositório de documentos, a sua equipe perde não só horas buscando as informações, mas também acaba desperdiçando os preciosos recursos do seu departamento.
• Incapacidade de rastrear modificações e versões do contrato: a falta de visibilidade sobre as versões mais recentes do contrato faz com que as empresas percam completamente o controle das modificações. Assim, criam-se várias versões do mesmo documento, usadas simultaneamente por diversos departamentos, o que causa diversas confusão e falhas.

Portanto, é difícil gerenciar um repositório de contratos quando você não tem um local central para armazenar documentos, acompanhar o status e atribuir tarefas.

Como resultado, as empresas estão mais propensas a perder importantes prazos e renovações. Isso pode levar à frustração de parceiros, de partes interessadas e de fornecedores, bem como aumento do risco de interrupção dos negócios devido a acordos violados.

Falando em risco, veja aqui as três fontes de riscos na gestão de fornecedores que você deve eliminar de uma vez por todas

Outro ponto de atenção é que o armazenamento descentralizado de contratos pode ter efeitos prejudiciais na compliance e nos prazos de auditoria. A agregação manual de dados de contratos baseados em Excel é ineficiente, propensa a erros e aumenta o risco de violação de normas e decisões de autoridades reguladoras.

Quais são as opções para organizar os contratos de uma empresa?

1. Arquivos físicos

Algumas empresas podem estar usando um grande arquivo físico como infraestrutura de gestão de contratos, apesar dos riscos inerentes à gestão exclusiva de cópias impressas. Na verdade, esse tipo de repositório pode levar à perda de documentos, informações desatualizadas e à incapacidade dos membros da equipe de acessar os dados quando precisam, principalmente se trabalharem remotamente.

Essa é, inclusive, uma das top 6 ineficiências mais comuns na gestão de documentos. Descubra quais são as outras cinco, e entenda como resolvê-las de uma vez por todas, aqui.

2. Arquivos digitais

No caso de empresas que já deram os passos iniciais no caminho da digitalização, algumas alternativas são possíveis:

• Arquivos armazenados em computador ou na nuvem

Uma outra forma de estruturar o repositório de contratos é a utilização de documentos digitais, sejam eles de edição aberta, PDFs, anexos de e-mail, planilhas no Microsoft Excel ou no Google Sheets.

No caso dos documentos de edição aberta, embora se acredite que esteja dando um passo em direção à digitalização, a verdade é que existem algumas armadilhas potencialmente críticas para os negócios que podem levar à fragmentação de dados. Esses arquivos podem ser facilmente duplicados em "salvar como". Quando isso acontece, eles acabam em diferentes unidades compartilhadas ou caixas de entrada e pode ser incrivelmente difícil acompanhar as diferentes versões à medida que são atualizadas ou alteradas.

• Arquivos armazenados em softwares exclusivos para armazenamento de documentos

Por fim, algumas empresas são ainda um pouco mais digitalizadas, e usam uma combinação de soluções eletrônicas que funcionam apenas como um sistema de armazenamento de arquivos. Nesses softwares já há algum registro de acesso aos documentos, controle de versionamento e arquivamento organizado.

Essas ferramentas ainda não exploram, no entanto, todo o potencial da tecnologia para a gestão e organização de arquivos. Esse objetivo é alcançado com mais eficiência ao se utilizar um software de gestão do ciclo de vida dos documentos.

• Arquivos armazenados em softwares de gestão do ciclo de vida dos documentos

Um repositório de contrato é muito mais do que uma opção de armazenamento, é uma estrutura que acompanha o crescimento da sua empresa.

Um bom software de gestão de contratos permite agilizar e controlar todo o processo de contratação, obtendo eficiência desde a preparação de documentos, passando pela negociação, revisão, aprovação, assinatura e, o mais importante, gestão e extração de inteligência. Tudo isso é possível por meio de uma única plataforma.

Entenda as outras vantagens que um software de gestão do ciclo de vida dos contratos pode trazer para a sua empresa em: CLM: o que é e como a tecnologia pode beneficiar a sua empresa

Quais são as funcionalidades de um bom repositório digital de documentos?

Escolher os recursos certos é importante ao procurar o melhor software para organizar seus arquivos. Isso economiza o tempo e o dinheiro de todos, mantendo seus documentos sempre à disposição. Aqui estão algumas das principais funcionalidades que um repositório deve ter:

• Visibilidade do Documento: Isso lhe dá a capacidade de visualizar qualquer tipo de documento sem ter que alternar entre sistemas. Também facilita a busca no histórico, seja de um cliente ou de um contrato específico.
• Controle de acesso: Isso garante que apenas pessoas com o grau de permissionamento adequado possam acessar dados confidenciais de contratos armazenados em um repositório.
• Análise avançada: é importante poder analisar os dados extraídos, para tomar decisões estratégicas. Por isso, é fundamental que se tenha uma visualização intuitiva e fácil de todas as informações essenciais, preferencialmente por meio de painéis ou dashboards personalizados.
• Funcionalidades poderosas de busca: como mencionamos anteriormente, esta função é muito importante para ter uma gestão documental eficiente, pois, por meio de uma palavra-chave, você pode encontrar todos os contratos e informações de um fornecedor, por exemplo.
• Integrações: hoje em dia ninguém quer trabalhar com um sistema isolado. Portanto, poder realizar integrações para conectar o repositório de contratos com qualquer um dos sistemas que sua empresa utiliza será essencial ter dados consolidados.

Controle os documentos da sua empresa com o netLex

Um software moderno de gerenciamento de contratos ajuda a reduzir riscos, manter a conformidade e, mais importante, a tomar melhores decisões para o seu negócio. Isso é alcançado por meio do uso de um repositório de contratos integrado. Ao armazenar os documentos em um só lugar, é possível consultar qualquer informação a qualquer momento que seja necessário.

O repositório netLex permite total visibilidade de seus contratos, construindo uma base global de dados referentes aos seus fornecedores e clientes. A solução automatiza o armazenamento, busca, extração e análise de contratos.

Um ponto interessante é que ele funciona tanto com contratos atuais quanto com antigos. Ou seja, se sua empresa ainda possui arquivos físicos ou digitais de negociações anteriores, é possível automatizar todo o histórico de seus clientes e fornecedores. Assim, você ganha agilidade e um banco de dados robusto.

Por último, mas não menos importante, os gestores de suas operações poderão ter informações detalhadas sobre o desempenho de seus contratos, por meio de relatórios e dashboards, com o objetivo de fazer negócios de forma inteligente e ágil. 

Para entender como alcançar estes e vários outros resultados, venha conhecer o netLex!

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