Rápido e fácil: crie documentos com questionários inteligentes

Elaborar documentos, especialmente contratos, é uma atividade que pode acabar levando muito tempo. Basta pensar na quantidade de tempo necessária para encontrar o modelo, preenchê-lo e conferir com atenção se tudo foi incluído de forma correta. Cada ponto dessa tarefa também está sujeito a erros humanos, que podem torná-la ainda mais complicada.

É preciso simplificar processos, melhorando a eficiência e qualidade. Automatizar e padronizar a elaboração de qualquer documento concede à sua equipe muito mais autonomia, permitindo o foco em outras tarefas que realmente exigem um esforço maior e que têm impacto mais relevante sobre as operações como um todo.

O monstro da elaboração de documentos

Documentos são um elemento obrigatório de todo negócio. Infelizmente, fatores como a quantidade e dimensão desses arquivos, sem contar a forma como são registrados e armazenados, trazem aos usuários pouco ou nenhum benefício.

Assim, a tarefa de redigir contratos frequentemente transforma-se em um trabalho entediante. Geralmente, parte-se de um número reduzido de documentos mas, à medida em que a empresa cresce, o volume de demandas também aumenta, efeito que se observa nas horas de trabalho dedicadas à elaboração e revisão desses instrumentos jurídicos.

Surgem, então, diversas dificuldades, como:

• Localizar o contrato;
• Identificar, dentro do documento, a cláusula necessária com agilidade e segurança;

A tentativa de simplificar o trabalho compilando informações em uma planilha acaba levando à replicação manual e, portanto, falível, de dados, gerando risco de contradição e muito mais estresse para todos os envolvidos.

Simplificar contratos é o caminho para uma gestão mais eficaz

A World Commerce and Contracting - WCC, associação internacional voltada ao aprimoramento de técnicas e boas práticas de administração de acordos, identificou, em seu relatório “Dez armadilhas para se evitar na gestão de contratos” que quase 90% de todos os empresários entrevistados disseram achar que esses documentos são “difíceis ou impossíveis de entender”.

Antes de continuar, é importante levar em consideração os principais benefícios de se construir contratos simples e mais compreensíveis:

• Redução do tempo de negociação
• Minimiza chances de renovações automáticas indesejadas
• Reforça a marca das empresas envolvidas
• Dá autonomia a todos os setores da empresa para lidar com esses documentos.

O que devo fazer se a gestão da minha empresa não é simples?

Para identificar esse cenário, faça primeiro algumas perguntas:

• Analise os termos dos seus contratos: o que tem te impedido de concluir acordos de forma mais rápida? Você tem algum lugar confiável no qual armazena informações sobre o que já foi contratado no passado e sobre como foi a experiência com aquele fornecedor?
• Modelos e guias de boas práticas: a partir da análise dos termos do contrato, é preciso se perguntar: temos modelos ou uma biblioteca de cláusulas aplicável? Existe algum manual que estruture um procedimento padrão para todos os funcionários?
• Arquitetura da informação: como estão organizados seus contratos? Existem muitas pastas e documentos no computador ou ainda são utilizados arquivos físicos?
• Prazos: como você acompanha seus prazos? Você já se viu preso a algum acordo cuja renovação se deu de forma automática simplesmente porque você perdeu o prazo de cancelamento?

Se a resposta foi afirmativa para algum desses questionamentos, cuidado: são sinais de que a sua gestão de contratos não é simples! Portanto, este é o momento de tomar controle da sua administração de documentos e de tornar esse processo mais simples e sustentável.

A melhor forma de fazer isso é investindo em um software de Contract Lifecycle Management, ou gestão do ciclo de vida dos contratos. Trata-se de um sistema que pode ser usado em todas as etapas envolvidas na administração de documentos. Com ele é possível solicitar e redigir contratos, registrando todas as alterações promovidas e conduzindo uma comunicação dinâmica e colaborativa com agentes internos e externos à companhia.

Uma ferramenta com essas funcionalidades otimiza todo o fluxo de trabalho, desde a elaboração, passando pela negociação, revisão, aprovação, até a assinatura. E mais: seu time de negócios não precisa de qualquer formação jurídica para desempenhar suas funções com a ajuda de um software de CLM como o netLex.

Como contornar a complexidade dos contratos

Uma das principais características de um software de CLM é a criação de contratos em segundos. Isso é uma possibilidade na medida em que se trabalha com a automatização de documentos, partindo de uma minuta inserida na plataforma e de informações preenchidas pelo usuário em um questionário inteligente.

Diversos setores podem se beneficiar das vantagens geradas por esse tipo de software. Veja-se, por exemplo, um acordo que envolva o departamento de suprimentos, o fornecedor e o Jurídico:

• Vantagem para o Jurídico: não precisa revisar cada detalhe de todos os acordos negociados. O sistema trabalha a partir de templates já previamente elaborados pelos advogados, de forma que as áreas de negócios preencherão, via questionário, somente aquilo que efetivamente puder ser alterado. Assim, o Jurídico economiza tempo para focar em demandas que realmente exigem uma atuação mais estratégica;
• Vantagem para o setor de Suprimentos: terá mais autonomia e agilidade para elaborar seus contratos a partir dos modelos já estabelecidos pelo Jurídico. Por outro lado, também poderão engajar os fornecedores na negociação diretamente da plataforma, tornando todo o processo mais simples, rápido e seguro;
• Vantagem para o Fornecedor: como parte externa à organização, o contratado também poderá ter acesso à ferramenta, onde conseguirá ler a minuta enviada e propor alterações indicadas automaticamente no texto do arquivo. Com isso, é possível negociar diretamente da plataforma, com muito mais dinamicidade e segurança.

Completando o questionário

Uma vez contratado um sistema de CLM para a sua empresa, como o netLex, os engenheiros jurídicos vão automatizar a sua minuta contratual padrão. A partir deste documento, será criado um questionário completamente personalizado, estruturado a partir de árvores de perguntas que se moldam para criar a experiência mais intuitiva possível para os usuários.

O formulário é dinâmico. Isso quer dizer que o conteúdo das próximas perguntas depende de respostas anteriores. Por exemplo: se você indica que a parte contratada é pessoa física, as próximas perguntas serão voltadas à qualificação de uma pessoa física, como CPF ou endereço de residência. Se, no entanto, você indica que a parte contratada é pessoa jurídica, as próximas perguntas serão referentes às características da pessoa jurídica, como CNPJ ou endereço de sede.

O questionário também garante a padronização dos documentos criados. Durante a etapa de configuração, é possível determinar quais tipos de respostas serão aceitos em cada pergunta. Em um campo de valor do contrato, por exemplo, pode se fixar que somente números serão aceitos. Isso evita que o usuário, erroneamente, inclua caracteres incompatíveis com aquela resposta, como letras, e garante a excelência da padronização do documento final.

Uma vez indicadas todas as respostas, basta clicar em “Completar Questionário” para que o documento final seja compilado e disponibilizado na plataforma. Todas as versões do arquivo são automaticamente salvas na plataforma, e é possível alterar seu conteúdo a depender do grau de acesso e permissão que o usuário tem no sistema.Alcance a satisfação da sua equipe e dos seus clientes com a criação, rápida e fácil, de documentos em uma plataforma de CLM como o netLex. Dê adeus ao trabalho manual e repetitivo: fale com nossos especialistas, que terão prazer em demonstrar, gratuitamente, como podemos ajudar.