A gestão de grandes corporações envolve uma série de atos que podem ser mais ou menos complexos. Eles abrangem desde atas de assembleias e registros de livros societários até grandes operações de M&A (ou Fusão e Aquisição de empresas, em português).
Esses instrumentos compõem a rotina societária da empresa e é essencial que sejam elaborados, aprovados, administrados e arquivados com cuidado. Do contrário, erros podem gerar prejuízos como retrabalho, aumento de despesas, e, em situações extremas, a perda irreversível de oportunidades de negócio.
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Porém, mesmo sendo documentos muito relevantes, atos societários são geridos com base em práticas tão ineficientes que se tornam verdadeiras armadilhas para grandes empresas.
Nesse texto você vai entender melhor quatro dessas formas de administrar atos societários que são tão prejudiciais para a companhia e vai descobrir como você pode eliminá-las de uma vez por todas.
Na maior parte das empresas, a elaboração de atos societários é feita a partir de um documento antigo que tenha conteúdo parecido com aquele que se precisa redigir. Então, se você vai fazer uma nova ata de assembleia geral, por exemplo, você copia um arquivo de ata antiga e vai incluindo nele informações atualizadas.
Essa forma de elaboração de documentos é uma armadilha da rotina societária porque gera diversos riscos e considerável retrabalho, como:
Caso qualquer uma dessas hipóteses se materialize, é possível que a Junta Comercial não autorize o registro do ato, enviando para retificação e gerando ainda mais demora e trabalho.
Também é muito frequente que, uma vez elaborado o ato societário, ele seja enviado para revisão ou aprovação por e-mail. À primeira vista, o sucesso dessa atividade pode parecer uma questão de organização pessoal: quem tiver uma caixa de mensagens bem gerida não vai enfrentar problemas mais óbvios, como perda de e-mails ou confusão com anexos.
Porém, essa prática ainda é uma armadilha na gestão de rotina societária, justamente por causa de:
Isso tudo gera acúmulo de solicitações, deixa os requerentes e os revisores ansiosos e faz com que os gestores não tenham visibilidade sobre a distribuição de demandas. Em resumo: um grande prejuízo à organização das atividades.
Uma vez elaborado, aprovado e assinado, chegou a hora de arquivar o ato societário. Essa parte do ciclo de vida desses documentos é essencial, mas muitas vezes é colocada em segundo plano na rotina das empresas.
A principal armadilha para as operações quando o assunto é esse arquivamento é a dependência de alguma ação por parte do usuário. Imagine o cenário em que o colaborador precisa baixar o documento da plataforma de assinatura ou da Junta Comercial, catalogá-lo de acordo com a nomenclatura correta e guardá-lo na pasta adequada. Essa rotina gera riscos como:
Esses erros, infelizmente, são muito comuns. Para piorar, na maior parte dos casos ele só é identificado muito tempo depois do arquivamento, dificultando ainda mais a localização tempestiva do documento.
A quarta e mais grave armadilha da rotina societária afeta a corporação em um nível estratégico. Isso porque a execução de ações mais complexas, como alteração de tipo societário ou até operações de fusão e aquisição, depende de dados corretos, atualizados e coerentes em termos de histórico.
Graves riscos acometem a organização quando a extração desses dados é feita de forma manual. Dentre eles estão:
Todos esses pontos prejudicam gravemente a gestão da empresa, desde atividades cotidianas até esses momentos de alteração societária.
É possível resumir todas essas ineficiências a um único fator: a execução manual de atividades. Essa é a constante em todas essas práticas, desde a elaboração diretamente no arquivo do word, passando pela administração via e-mail, armazenamento descentralizado até terminar na extração convencional de dados.
A chave para escapar dessas armadilhas societárias é investir na automatização do ciclo de vida dos atos societários da sua empresa.
Para entender melhor como funciona essa tecnologia, leia: Automatização de documentos: entenda o que é, como funciona e quais as vantagens
Assim, você elimina essas e muitas outras falhas no processo de gestão de rotinas societárias, a partir de:
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