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Quatro armadilhas da gestão de atos societários (e como escapar delas)

Escrito por Giuliana Rezende | Oct 11, 2022 5:24:22 PM

A gestão de grandes corporações envolve uma série de atos que podem ser mais ou menos complexos. Eles abrangem desde atas de assembleias e registros de livros societários até grandes operações de M&A (ou Fusão e Aquisição de empresas, em português).

Esses instrumentos compõem a rotina societária da empresa e é essencial que sejam elaborados, aprovados, administrados e arquivados com cuidado. Do contrário, erros podem gerar prejuízos como retrabalho, aumento de despesas, e, em situações extremas, a perda irreversível de oportunidades de negócio.

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Porém, mesmo sendo documentos muito relevantes, atos societários são geridos com base em práticas tão ineficientes que se tornam verdadeiras armadilhas para grandes empresas.

Nesse texto você vai entender melhor quatro dessas formas de administrar atos societários que são tão prejudiciais para a companhia e vai descobrir como você pode eliminá-las de uma vez por todas.

1. Elaboração manual

Na maior parte das empresas, a elaboração de atos societários é feita a partir de um documento antigo que tenha conteúdo parecido com aquele que se precisa redigir. Então, se você vai fazer uma nova ata de assembleia geral, por exemplo, você copia um arquivo de ata antiga e vai incluindo nele informações atualizadas.

Essa forma de elaboração de documentos é uma armadilha da rotina societária porque gera diversos riscos e considerável retrabalho, como:

  • Risco de deixar informações referentes ao arquivo anterior.
  • Risco de suprimir um trecho obrigatório do documento.
  • Risco de adicionar informações incorretas no texto.
  • Retrabalho de revisar o documento procurando erros e supressões.

Caso qualquer uma dessas hipóteses se materialize, é possível que a Junta Comercial não autorize o registro do ato, enviando para retificação e gerando ainda mais demora e trabalho.

2. Tramitação descentralizada

Também é muito frequente que, uma vez elaborado o ato societário, ele seja enviado para revisão ou aprovação por e-mail. À primeira vista, o sucesso dessa atividade pode parecer uma questão de organização pessoal: quem tiver uma caixa de mensagens bem gerida não vai enfrentar problemas mais óbvios, como perda de e-mails ou confusão com anexos.

Porém, essa prática ainda é uma armadilha na gestão de rotina societária, justamente por causa de:

  • Falta de visibilidade: os setores interessados na revisão e aprovação ágil daquele ato societário não têm conhecimento sobre o status de tramitação do documento;
  • Falta de controle de SLA: se a comunicação é feita toda por e-mail, é difícil acompanhar os prazos de análise e resposta.
  • Alocação ineficiente de demandas: não é possível visualizar, no macro, uma eventual ineficiência na alocação das demandas de revisão e aprovação, já que elas estão espalhadas pelos e-mails de cada colaborador.
  • Risco de desobedecer regras de alçada da empresa, ou ainda ordens de aprovação e assinatura dos documentos.

Isso tudo gera acúmulo de solicitações, deixa os requerentes e os revisores ansiosos e faz com que os gestores não tenham visibilidade sobre a distribuição de demandas. Em resumo: um grande prejuízo à organização das atividades.

3. Arquivamento desorganizado

Uma vez elaborado, aprovado e assinado, chegou a hora de arquivar o ato societário. Essa parte do ciclo de vida desses documentos é essencial, mas muitas vezes é colocada em segundo plano na rotina das empresas.

A principal armadilha para as operações quando o assunto é esse arquivamento é a dependência de alguma ação por parte do usuário. Imagine o cenário em que o colaborador precisa baixar o documento da plataforma de assinatura ou da Junta Comercial, catalogá-lo de acordo com a nomenclatura correta e guardá-lo na pasta adequada. Essa rotina gera riscos como:

  • Esquecer de fazer o download do documento: Em algumas Juntas, inclusive, há prazo e número máximo de downloads dos arquivos, de forma que esse risco pode gerar a necessidade de pagar nova taxa.
  • Nomear o arquivo de forma equivocada: Há casos em que um erro no nome do documento o torna virtualmente impossível de localizar.
  • Guardar na pasta errada: novamente, isso significa, na prática, perder o arquivo dentro do seu sistema.

Esses erros, infelizmente, são muito comuns. Para piorar, na maior parte dos casos ele só é identificado muito tempo depois do arquivamento, dificultando ainda mais a localização tempestiva do documento.

4. Extração manual de dados

A quarta e mais grave armadilha da rotina societária afeta a corporação em um nível estratégico. Isso porque a execução de ações mais complexas, como alteração de tipo societário ou até operações de fusão e aquisição, depende de dados corretos, atualizados e coerentes em termos de histórico.

Graves riscos acometem a organização quando a extração desses dados é feita de forma manual. Dentre eles estão:

  • Demora na compilação dos dados, o que pode prejudicar o timing de negócios importantes.
  • Incorreção nas informações reunidas, já que atividades manuais, especialmente as repetitivas, estão sujeitas a erros com maior frequência.
  • Dados desatualizados, que desconsideram alterações societárias importantes como mudanças na diretoria.
  • Falta de confiabilidade das informações reunidas, o que gera incerteza sobre o cenário retratado nos relatórios.
  • Falta de visibilidade sobre o fluxo de elaboração, aprovação e assinatura dos documentos, sem acompanhamento do número de demandas e de SLA para resolvê-las.

Todos esses pontos prejudicam gravemente a gestão da empresa, desde atividades cotidianas até esses momentos de alteração societária.

Como escapar das armadilhas da rotina societária

É possível resumir todas essas ineficiências a um único fator: a execução manual de atividades. Essa é a constante em todas essas práticas, desde a elaboração diretamente no arquivo do word, passando pela administração via e-mail, armazenamento descentralizado até terminar na extração convencional de dados.

A chave para escapar dessas armadilhas societárias é investir na automatização do ciclo de vida dos atos societários da sua empresa.

Para entender melhor como funciona essa tecnologia, leia: Automatização de documentos: entenda o que é, como funciona e quais as vantagens

Assim, você elimina essas e muitas outras falhas no processo de gestão de rotinas societárias, a partir de:

  • Elaboração automatizada de atos societários a partir de questionários inteligentes e intuitivos.
  • Revisão do conteúdo dos documentos em dashboards simplificados, com controle de alteração do texto do arquivo.
  • Envio automático para aprovação seguindo regras de alçada pré-programadas.
  • Arquivamento automático, com registro de versionamento e pesquisa por filtros intuitivos.
  • Extração automática de dados para atualização de cadastros, construção de histórico e geração de inteligência.

Essas vantagens estão ao alcance das empresas que utilizam um software de gestão do ciclo de vida de documentos como o netLex. Clique aqui e entre em contato com nossos especialistas e entenda mais sobre a aplicação específica do netLex à gestão de rotinas societárias.