Processos internos influenciam na contribuição do setor jurídico para os resultados dos clientes e empresas. Não só o gerenciamento oferece ganhos de desempenho, como gera benefícios para a estratégia de negócios.
Quando os processos são bem definidos, as finanças são potencializadas. É possível reduzir custos e recuperar receitas com maior efetividade. Consequentemente, o jurídico participa de forma mais ativa dos resultados da organização.
Neste conteúdo, reunimos 7 estratégias para processos internos mais eficientes!
O setor jurídico depende do bom funcionamento de uma série de processos internos. Confira quais são eles.
Demandas novas precisam ser devidamente registradas e analisadas pelo setor. Gerir esse processo significa mais qualidade no processo. Dessa forma, será mais fácil avaliar as chances de êxito, cumprir prazos e tomar decisões, se as demandas forem monitoradas adequadamente.
Armazenar, organizar e disponibilizar documentos é uma tarefa intensa no setor jurídico, pois quase tudo precisa ser rapidamente acessível. É importante ficar atento, principalmente, ao gerenciamento de contratos — que é indispensável para as rotinas e prevenção de riscos.
Os prazos do setor jurídico trazem consequências graves quando são perdidos. O setor precisa de rotinas adequadas para lidar com a urgência, produzindo respostas ágeis para os movimentos das demandas judiciais. Igualmente, deve ser ágil nos prazos internos para oferecer um ótimo serviço aos demais setores.
A gestão de audiências envolve a manutenção de agendas complexas, em que podem atuar profissionais internos e externos. É importante desenvolver uma boa comunicação, controlar os prazos e garantir o cumprimento dos horários.
Os advogados oferecem informações para que os demais setores ajam conforme a lei, reduzindo os riscos de processos judiciais. Com isso, estão continuamente em contato com as pessoas, respondendo aos questionamentos, elaborando documentos e fornecendo outros apoios técnicos.
O jurídico presta contas a seus clientes internos, emitindo relatórios que expressam custos, total de processos, acordos e outros indicadores do setor. É uma tarefa que exige coleta e organização dos dados para implementar as métricas, entre outras medidas.
Outro processo relevante é a cobrança. O jurídico precisa avaliar se as dívidas são adequadas e buscar estratégias para negociar acordos com devedores. É uma forma de impactar as receitas da organização por meio de medidas de recuperação do crédito.
A gestão de documentos e outros processos internos exigem cuidados com o banco de dados do setor. Ademais, tecnologias de análise de dados podem extrair dessas informações conhecimento útil para o setor e para os negócios.
O setor jurídico mantém seus profissionais capacitados e pode participar de treinamentos em outros setores. Comercial, RH e atendimento são exemplos — já que precisam estar muito atentos aos direitos do consumidor e do trabalho.
As atividades internas e os processos judiciais geram custos, os quais precisam ser monitorados. Esse monitoramento é decisivo para uma estrutura mais enxuta e impacto positivo nos resultados da organização.
A tecnologia precisa ser implementada no setor jurídico com alta adesão. Softwares de gestão permitem aumentar a eficiência, padronizar os processos internos e reduzir custos. Contudo, precisam ser efetivamente usados e alimentados com informações para alcançarem a eficácia pretendida.
Ter processos bem definidos permite que o jurídico seja mais ágil e eficiente em suas atividades. Separamos uma lista com as principais vantagens que isso traz à empresa.
Os padrões claros permitem que as atividades sejam mais precisas. Erros e retrabalhos são reduzidos.
Os processos internos melhoram a produtividade em tarefas individuais e no trabalho em equipe. Existirá um grau de colaboração intenso e produtivo para atingir os resultados.
A padronização gera saídas mais previsíveis como consequência dos processos. Além disso, é possível estabelecer controles da qualidade, mantendo um alto grau de satisfação das expectativas.
Os processos bem definidos são mais enxutos, conseguindo atingir os resultados por caminhos mais adequados. Além do mais, minimizar erros e retrabalhos contribui para que haja menos desperdícios.
O gerenciamento de processos internos começa com o mapeamento. É preciso delimitar as etapas de cada procedimento, entendendo suas fases e estabelecendo metas para enxergar seus pontos de melhoria.
Confira um passo a passo para o mapeamento de processos:
Ao mensurar o desempenho de cada etapa, pode haver diferenças entre o resultado esperado e obtido. Com isso, são identificadas as lacunas de desempenho, que serão pontos de melhoria.
Para promover a melhoria de processos internos, considere as 7 medidas estratégicas abaixo.
As rotinas e ações realizadas precisam deixar de ser aleatórias e desconectadas do todo. Essa formalização passa por documentar os processos, descrevendo suas etapas, responsabilidades, entregas etc. Utilize softwares para implementar um workflow e trazer visibilidade para essas etapas.
A formalização permite que padrões sejam criados para melhorar processos internos. Busca-se a maneira mais adequada de realizar a atividade no planejamento. Depois, as atividades e rotinas são monitoradas para compreender os resultados obtidos e realizar otimizações.
O balanced scorecard (BSC) permite desenhar metas para as diferentes funções, alinhando seus resultados. Isso ocorre pelo desenho de KPIs a serem alcançadas em quatro perspectivas:
Os processos internos do departamento jurídico precisam influenciar os resultados para clientes e financeiros. Eles funcionam como causa desses indicadores.
Por outro lado, os processos internos são apoiados pelo capital humano. Assim, um treinamento promove uma melhoria de aprendizado e crescimento, que impactará as atividades e os demais resultados.
As pessoas precisam estar alinhadas sobre as mudanças, e o conhecimento sobre os novos padrões deve ser uniformizado na equipe. Priorize a adaptação à tecnologia, obtendo o máximo de proveito das funcionalidades e padrões dos softwares de gestão jurídica.
As metas precisam ser comunicadas com clareza para que as pessoas entendam as expectativas. Igualmente, é importante conceder feedbacks para permitir o ajuste dos comportamentos. Com isso, as pessoas serão capazes de, gradativamente, se adaptarem ao gerenciamento de processos internos.
Os prazos precisam ser monitorados continuamente. Implemente um sistema de alertas automatizados, priorize tarefas com base na urgência e adote calendários compartilhados para minimizar erros.
Softwares especializados para otimizar o fluxo de trabalho jurídico são indispensáveis para dar conta do volume de dados, informações e documentos a serem geridos. Integre essas ferramentas com os sistemas existentes, treine a equipe adequadamente e garanta o monitoramento contínuo.
O monitoramento traz mais eficácia na hora de avaliar e otimizar os processos internos no setor jurídico. Isso porque ele ajuda a obter uma visão holística do desempenho do departamento, acompanhando de perto cada uma de suas funções.
Sendo assim, o gerenciamento dos processos internos será mais efetivo, e o impacto do setor jurídico nos negócios será potencializado. Por isso, é importante unir o redesenho das rotinas com a adoção de soluções de inovação.
E para você, qual é o principal desafio na gestão de processos internos? Deixe o seu depoimento nos comentários!