Até não escolher é uma escolha. É o que todo gestor aprende, quase sempre na prática. Para ajudar nesses contextos em que é necessário tomar uma decisão, diversas fórmulas foram criadas, dentre elas a de ROI.
ROI é uma sigla em inglês para a expressão Return Over Investment ou, em português, Retorno sobre Investimento. Calculada a partir de variáveis como receita obtida e custo do investimento, quanto maior o ROI, melhor o investimento.
O problema, no entanto, é que o cálculo do ROI frequentemente ignora um ponto importante da tomada de decisões: o custo de não escolher. Quando esses prejuízos são resolvidos, o que era custo pode ser incorporado na receita gerada pelo investimento, beneficiando ainda mais a empresa como um todo.
Nesse texto você vai entender melhor esse conceito e vai aprender 4 formas de quantificá-lo no caso da gestão de contratos.
O Cálculo do ROI do sistema de gestão de contratos usualmente é feito levando em consideração a fórmula tradicional:
Noutro giro, a variável "Receita obtida" representa um verdadeiro desafio. Isso porque, neste caso, a lógica precisa ser inversa: a receita do investimento vai ser composta das economias, em escala, alcançadas a partir da implantação.
Para fazer esta conta, precisamos levar em consideração dois pontos:
Ao final deste texto, você terá condições de visualizar estes dois pontos com mais facilidade.
Gerir contratos é uma atividade rotineira. Porém, como todo mundo sabe, os processos que têm essa frequência “cotidiana” também são muito influenciados pela inércia, pelo excesso de demandas, pela pressão por redução de custos e muitos outros fatores que acabam impedindo mudanças.
Ainda assim é preciso vencer essas forças e sempre buscar oportunidades de melhoria, já que os custos de “não fazer nada” no caso da gestão de contratos, são muitos. Veja aqui pelo menos três deles.
Uma pesquisa conduzida pela World Commerce and Contracting e pela Deloitte, em 2023, concluiu que entre 3 e 20% da receita da empresa pode ser perdida devido à má gestão de contratos. É importante observar que um estudo anterior, feito pela WorldCC, havia indicou uma variação setorial no percentual do prejuízo:
Essas situações se manifestam em diversas dimensões, desde atrasos no projetos até churns e demandas judiciais. Se, por exemplo, a receita bruta anual da empresa gira em torno de 10 bilhões de reais, isso significa que o custo de não fazer nada em relação às ineficiências na gestão de contratos pode significar um prejuízo de até 200 milhões de reais.
Noutro lado, a adoção de um software de gestão de contratos pode significar a preservação de pelo menos 170 milhões de reais.
Um software de gestão de contratos ajuda a reverter essas perdas. Entenda mais em: CLM: o que é e como a tecnologia pode beneficiar a sua empresa.
A perda de até 9.2% da receita total da empresa é composta por uma série de pequenos prejuízos que incluem desde o valor do contrato até questões operacionais. Na dimensão dos acordos em si, uma pesquisa da KPMG indicou que entre 17% e 40% do valor esperado com os documentos pode ser perdido em decorrência de má gestão.
Considerando um outro estudo, conduzido pela World Commerce and Contracting (WCC), que concluiu que o valor médio de um contrato simples gira em torno de 6.900 dólares, e o de um contrato complexo pode alcançar até 49.000 dólares, os custos de não fazer nada para melhorar esse cenário são:
É evidente que cada empresa trabalha com seus próprios tipos de contratos, cujos valores podem se diferenciar da base indicada pela WCC. Porém, esses parâmetros são bons pontos de partida para evidenciar o problema da ineficiência ao longo do ciclo de vida de documentos como esses.
Entenda mais sobre esse cálculo e como reverter essa situação em: Como contratos perdem valor [e o que fazer para evitar o prejuízo]
Assim como no caso anterior, o uso de um software de gestão de documentos elimina as ineficiências que custam tão caro à sua empresa, o que também pode ser considerado como ganho para fins do seu cálculo de ROI.
Segundo uma pesquisa conduzida pela Goldman Sachs, até 50% do tempo entre a elaboração e assinatura de um contrato pode ser reduzido usando softwares específicos para gestão desses documentos. Isso significa que, se em média o tempo de aprovação de um contrato é de 3 semanas, esse intervalo poderia ser reduzido para 10 dias.
Clientes do netLex já conseguiram reduzir esse prazo para até 24h. Saiba mais aqui.
Nesse caso, a máxima “tempo é dinheiro” se torna ainda mais verdadeira. Agora, segundo dados da WorldCC, grandes empresas sofrem prejuízos de até 215.000 dólares por dia à medida em que a negociação e gestão de múltiplos contratos sofre atrasos.
Se os seus colaboradores estão gastando mais tempo do que é necessário ao longo do ciclo de vida dos contratos, isso significa que:
Isso tudo mina o potencial de crescimento da sua empresa.
Se um dos componentes importantes para entender o cálculo do ROI de um software de CLM é visualizar os custos evitados a partir da implantação, o outro ponto relevante é perceber quais são os benefícios gerados por esse tipo de investimento.
Afinal, será somando os custos evitados aos potenciais benefícios que você conseguirá compor a variável da "Receita obtida".
Veja agora pelo menos quatro das vantagens percebidas pelas empresas:
Entenda tudo sobre esses e outros casos de sucesso em: Com a palavra, nossos clientes.
Se você busca no ROI um apoio para seu processo de tomada de decisão, é importante considerar tanto os custos das opções em si, mas também da não escolha. Sem esse ponto complementar você não consegue organizar suas prioridades e nem tem completa visibilidade sobre as suas opções.
No caso dos softwares de gestão de contratos, a indecisão perpetua prejuízos que vão desde a receita total da empresa até o aumento do turnover de colaboradores. Ponderar esses aspectos é importante para atribuir a prioridade adequada à adoção dessa tecnologia e até visualizar possíveis ganhos concretos decorrentes da reversão desse cenário de ineficiência.
Você quer entender melhor os custos e benefícios de um sistema para gestão de contratos no caso da sua empresa? Entre em contato com nossos especialistas e agende uma demo!