Acessibilidade

AA

O custo de (não) decidir: calculando o ROI de um software de gestão de contratos

Até não escolher é uma escolha. É o que todo gestor aprende, quase sempre na prática. Para ajudar nesses contextos em que é necessário tomar uma decisão, diversas fórmulas foram criadas, dentre elas a de ROI. 

ROI é uma sigla em inglês para a expressão Return Over Investment ou, em português, Retorno sobre Investimento. Calculada a partir de variáveis como receita obtida e custo do investimento, quanto maior o ROI, melhor o investimento.

O problema, no entanto, é que o cálculo do ROI frequentemente ignora um ponto importante da tomada de decisões: o custo de não escolher. Quando esses prejuízos são resolvidos, o que era custo pode ser incorporado na receita gerada pelo investimento, beneficiando ainda mais a empresa como um todo.

Nesse texto você vai entender melhor esse conceito e vai aprender 4 formas de quantificá-lo no caso da gestão de contratos.

Calculando o ROI do software de gestão documental

 

O Cálculo do ROI do sistema de gestão de documentos diversos, dentre eles os contratos, usualmente é feito levando em consideração a fórmula tradicional: 

Cálculo ROI blog

Na variável “Custo do Investimento”, as empresas usualmente incluem informações como o preço do software considerado, seja a mensalidade do Saas ou o custo da contratação de desenvolvedores para a elaboração de um sistema próprio. No primeiro caso, incluem também os eventuais custos de implantação, enquanto no segundo será necessário manter uma estrutura para dar suporte e manutenção no programa.

O que frequentemente fica de fora, no entanto, são os chamados “custos de não fazer nada”. No caso da gestão de contratos, eles podem ser substanciais, como você vai ver nesse texto.

O que são os custos de "não fazer nada"

 

O conceito de “custo de não fazer nada” é bastante intuitivo: são os prejuízos que você sofre quando não modifica uma realidade. Para quem gosta de latim, é o custo da manutenção do status quo.

É importante entender esse ponto dentro do contexto dos custos de oportunidade. Esse termo designa os benefícios aos quais você renuncia ao tomar uma decisão.

Veja como exemplo um cenário simples da contratação de um fornecedor de software em que existam dois candidatos, um com melhor preço e outro com melhor qualidade. Em algumas situações, pode ser melhor ir pela qualidade, rejeitando o fornecedor com melhor preço. Isso faz com que o preço seja o custo de oportunidade da qualidade. Em outros casos, no entanto, a empresa pode escolher o melhor preço e selecionar o outro parceiro. Isso inverte o cenário, tornando a qualidade o custo de oportunidade do preço.

O custo de não fazer nada é uma espécie de custo de oportunidade. Nessa hipótese, porém, a companhia segue um terceiro caminho: ao invés de escolher entre qualidade e preço, ela adia a contratação. Isso transforma tanto qualidade quanto preço nos custos de oportunidade dessa decisão.

Nesse ponto reside o cerne da questão: a inclinação para manter as coisas como estão transforma todas as possíveis oportunidades em custos. Por isso, essa decisão precisa ser muito bem explicada. O problema é que isso nem sempre é a regra.

Porque gestores acabam decidindo “não fazer nada”

 

Mesmo entre os gestores e gestoras que estão comprometidos com a melhora dos seus times, há diversos fatores que podem levá-los a não tomar decisões em contextos específicos. Alguns deles incluem, por exemplo:

  • Inércia: a tendência de continuar a fazer tudo como já está sendo feito, o que pode ser resumido no ditado “em time que está ganhando, não se mexe”.
  • Excesso de trabalho: gestores de equipes muito atarefadas, com demandas sempre urgentes, têm dificuldade até para tomar iniciativas que possam mitigar esse cenário.
  • Pressão por redução de custos: uma constante na maior parte das empresas, ela leva os gestores a investir em alternativas que frequentemente são insuficientes.
  • Não percepção de oportunidades: administradores nem sempre conseguem priorizar a tarefa de acompanhar o mercado, nem as soluções que estão sendo desenvolvidas ou adotadas por outros players.

Para complicar ainda mais esse cenário, muitas vezes esses fatores aparecem em conjunto.

O excesso de trabalho dificulta a pesquisa de novas soluções no mercado, o que estimula a inércia, por exemplo. Ou ainda a pressão pela redução de custos aumenta a percepção de riscos pelos gestores para tomada de uma decisão sobre a contratação de uma nova ferramenta, o que também pode levar a uma “não decisão”.

Há um fator que costuma fazer com que gestores continuem evitando a mudança: a percepção errada de que “não fazer nada” não gera, em regra, prejuízos. Isso nem sempre é verdade, especialmente no caso da gestão de contratos.

Quatro custos de não melhorar a gestão de contratos

Gerir contratos é uma atividade rotineira. Porém, como todo mundo sabe, os processos que têm essa frequência “cotidiana” também são muito influenciados pela inércia, pelo excesso de demandas, pela pressão por redução de custos e muitos outros fatores que acabam impedindo mudanças.

Ainda assim é preciso vencer essas forças e sempre buscar oportunidades de melhoria, já que os custos de “não fazer nada” no caso da gestão de contratos, são muitos. Veja aqui pelo menos quatro deles.

1. Perda de 9.2% da receita total da empresa

Uma pesquisa conduzida pela World Commerce and Contracting concluiu que até 9.2% da receita da empresa pode ser perdida devido à má gestão de contratos. É importante observar que esse mesmo estudo indicou uma variação setorial no percentual do prejuízo:

  • Na indústria de Óleo e Gás: até 14.5%
  • Na indústria aeroespacial e de defesa: 9.83%
  • Na manufatura: até 6%
  • Entre as telecoms: 5.43%
  • Entre prestadores de serviço, consultoria e terceirização: 4.86%

Essas situações se manifestam em diversas dimensões, desde atrasos no projetos até churns e demandas judiciais. Se, por exemplo, a receita bruta anual da empresa gira em torno de 10 bilhões de reais, isso significa que o custo de não fazer nada em relação às ineficiências na gestão de contratos pode significar um prejuízo de até 92 milhões de reais.

Noutro lado, a adoção de um software de gestão de contratos pode significar a preservação desse percentual da receita. Já imaginou sua bottom line com 92 milhões de reais a mais

Entenda melhor o funcionamento desse tipo de sistema de gestão de contratos em: CLM: o que é e como a tecnologia pode beneficiar a sua empresa.

2. Perda de até 40% do valor dos contratos

A perda de até 9.2% da receita total da empresa é composta por uma série de pequenos prejuízos que incluem desde o valor do contrato até questões operacionais. Na dimensão dos acordos em si, uma pesquisa da KPMG indicou que entre 17% e 40% do valor esperado com os documentos pode ser perdido em decorrência de má gestão.

Considerando um outro estudo, conduzido pela World Commerce and Contracting (WCC), que concluiu que o valor médio de um contrato simples gira em torno de 6.900 dólares, e o de um contrato complexo pode alcançar até 49.000 dólares, os custos de não fazer nada para melhorar esse cenário são:

  • Em relação aos contratos simples: entre 1.173 dólares e 2.760 dólares por documento
  • Em relação aos contratos complexos: entre 8.330 dólares e 19.600 dólares por documento

É evidente que cada empresa trabalha com seus próprios tipos de contratos, cujos valores podem se diferenciar da base indicada pela WCC. Porém, esses parâmetros são bons pontos de partida para evidenciar o problema da ineficiência ao longo do ciclo de vida de documentos como esses.

Entenda mais sobre esse cálculo e como reverter essa situação em: Como contratos perdem valor [e o que fazer para evitar o prejuízo]

Assim como no caso anterior, o uso de um software de gestão de documentos elimina as ineficiências que custam tão caro à sua empresa, o que também pode ser considerado como ganho para fins do seu cálculo de ROI.

3. Perda de 50% de tempo no ciclo de vida dos contratos

Segundo uma pesquisa conduzida pela Goldman Sachs, até 50% do tempo entre a elaboração e assinatura de um contrato pode ser reduzido usando softwares específicos para gestão desses documentos. Isso significa que, se em média o tempo de aprovação de um contrato é de 3 semanas, esse intervalo poderia ser reduzido para 10 dias. Clientes do netLex conseguiram reduzir esse prazo em alguns casos para até 24h.

Nesse caso, a máxima “tempo é dinheiro” se torna ainda mais verdadeira. Agora, segundo dados da WCC, grandes empresas sofrem prejuízos de até 215.000 dólares por dia à medida em que a negociação e gestão de múltiplos contratos sofre atrasos.

Se os seus colaboradores estão gastando mais tempo do que é necessário ao longo do ciclo de vida dos contratos, isso significa que:

  • No caso das equipes de Vendas: não conseguem assumir mais leads, perdendo o potencial de crescimento da base de clientes
  • No caso da área de Suprimentos: não conseguem fazer contratações ágeis, o que pode prejudicar a produção e outras atividades; 
  • No caso do time do Jurídico: têm o tempo comprometido por análise e revisão de contratos e não conseguem dedicar-se a outras atividades que geram mais valor.

Isso tudo mina o potencial de crescimento da sua empresa. 

4. Aumento do turnover

Esse é um custo, a princípio, difícil de atribuir diretamente à gestão de contrato, mas é possível afirmar que esse é um fator importante. Quando esses documentos são uma parte importante da rotina dos setores, como é o caso dos times de vendas, suprimentos e jurídico, por exemplo, fluxos de gestão ineficientes podem gerar retrabalho, tensão e ansiedade entre os seus funcionários.

Essas foram situações verificadas, por exemplo, pela Raíssa Senra, Legal Manager na Take Blip, antes de começar a usar o netLex. Saiba mais sobre o case em: Take Blip + netLex: mais sinergia entre o Jurídico e a equipe de Vendas

O desgaste piora quando o fluxo envolve outras pessoas e é necessário engajar outros colegas. É o caso, por exemplo, do comprador que precisa da ajuda de um advogado para analisar uma cláusula proposta por um fornecedor: a urgência somada à falta de visibilidade no fluxo, prazos desencontrados e comunicação descentralizada também pode contribuir para a desmotivação geral dos envolvidos.

Por isso, esses prejuízos precisam estar no radar dos gestores na medida em que podem reduzir a taxa de retenção de talentos, gerar turnover e aumentar os custos com a prospecção e capacitação de novos colaboradores.

Calcule corretamente o ROI do seu software de gestão de contratos

 

Se você busca no ROI um apoio para seu processo de tomada de decisão, é importante considerar tanto os custos das opções em si, mas também da não escolha. Sem esse ponto complementar você não consegue organizar suas prioridades e nem tem completa visibilidade sobre as suas opções.

No caso dos softwares de gestão de contratos, a indecisão perpetua prejuízos que vão desde a receita total da empresa até o aumento do turnover de colaboradores. Ponderar esses aspectos é importante para atribuir a prioridade adequada à adoção dessa tecnologia e até visualizar possíveis ganhos concretos decorrentes da reversão desse cenário de ineficiência.

Você quer entender melhor os custos e benefícios de um sistema para gestão de contratos no caso da sua empresa? Entre em contato com nossos especialistas e agende uma demo!

Entre em contato com nossos especialistas!

Giuliana Rezende
Giuliana Rezende
Giuliana é advogada e mestranda em Direito pela UFMG. Além de ser apaixonada por tudo o que envolva as ciências jurídicas, também tem foco em gestão, economia e ESG. Combinando tudo isso, ela está sempre a procura de dados e abordagens inovadoras para mostrar todas as vantagens de uma gestão mais inteligente de contratos.