O custo de (não) decidir: calculando o ROI de um software de gestão de contratos

Calculando o ROI do software de gestão de contratos

O Cálculo do ROI do sistema de gestão de contratos usualmente é feito levando em consideração a fórmula tradicional: 
A variável "Custo do Investimento" depende da estratégia adotada pela empresa:

• Se for contratar um software já existente: inclui o valor da mensalidade ou o custo das licenças, além de uma eventual cobrança pelo serviço de implantação e treinamento. 
• Se for desenvolver um software próprio: inclui o custo de contratar uma empresa especializada ou de empregar desenvolvedores para a tarefa, além da hospedagem do sistema, do suporte e manutenção.

Noutro giro, a variável "Receita obtida" representa um verdadeiro desafio. Isso porque, neste caso, a lógica precisa ser inversa: a receita do investimento vai ser composta das economias, em escala, alcançadas a partir da implantação.

Para fazer esta conta, precisamos levar em consideração dois pontos:

• Quais são os custos evitados a partir do investimento; 
• Quais são os benefícios observados em empresas que fizeram investimentos semelhantes.

Ao final deste texto, você terá condições de visualizar estes dois pontos com mais facilidade.

Evitando custos na gestão de contratos

Gerir contratos é uma atividade rotineira. Porém, como todo mundo sabe, os processos que têm essa frequência “cotidiana” também são muito influenciados pela inércia, pelo excesso de demandas, pela pressão por redução de custos e muitos outros fatores que acabam impedindo mudanças.

Ainda assim é preciso vencer essas forças e sempre buscar oportunidades de melhoria, já que os custos de “não fazer nada” no caso da gestão de contratos, são muitos. Veja aqui pelo menos três deles.

1. Perda de até 20% da receita total da empresa

Uma pesquisa conduzida pela World Commerce and Contracting e pela Deloitte, em 2023, concluiu que entre 3 e 20% da receita da empresa pode ser perdida devido à má gestão de contratos. É importante observar que um estudo anterior, feito pela WorldCC,  havia indicou uma variação setorial no percentual do prejuízo:

• Na indústria de Óleo e Gás: até 14.5%
• Na indústria aeroespacial e de defesa: 9.83%
• Na manufatura: até 6%
• Entre as telecoms: 5.43%
• Entre prestadores de serviço, consultoria e terceirização: 4.86%

Essas situações se manifestam em diversas dimensões, desde atrasos no projetos até churns e demandas judiciais. Se, por exemplo, a receita bruta anual da empresa gira em torno de 10 bilhões de reais, isso significa que o custo de não fazer nada em relação às ineficiências na gestão de contratos pode significar um prejuízo de até 200 milhões de reais.

Noutro lado, a adoção de um software de gestão de contratos pode significar a preservação de pelo menos 170 milhões de reais. 

Um software de gestão de contratos ajuda a reverter essas perdas. Entenda mais em: CLM: o que é e como a tecnologia pode beneficiar a sua empresa.

2. Perda de até 40% do valor dos contratos

A perda de até 9.2% da receita total da empresa é composta por uma série de pequenos prejuízos que incluem desde o valor do contrato até questões operacionais. Na dimensão dos acordos em si, uma pesquisa da KPMG indicou que entre 17% e 40% do valor esperado com os documentos pode ser perdido em decorrência de má gestão.

Considerando um outro estudo, conduzido pela World Commerce and Contracting (WCC), que concluiu que o valor médio de um contrato simples gira em torno de 6.900 dólares, e o de um contrato complexo pode alcançar até 49.000 dólares, os custos de não fazer nada para melhorar esse cenário são:

• Em relação aos contratos simples: entre 1.173 dólares e 2.760 dólares por documento
• Em relação aos contratos complexos: entre 8.330 dólares e 19.600 dólares por documento

É evidente que cada empresa trabalha com seus próprios tipos de contratos, cujos valores podem se diferenciar da base indicada pela WCC. Porém, esses parâmetros são bons pontos de partida para evidenciar o problema da ineficiência ao longo do ciclo de vida de documentos como esses.

Entenda mais sobre esse cálculo e como reverter essa situação em: Como contratos perdem valor [e o que fazer para evitar o prejuízo]

Assim como no caso anterior, o uso de um software de gestão de documentos elimina as ineficiências que custam tão caro à sua empresa, o que também pode ser considerado como ganho para fins do seu cálculo de ROI.

3. Perda de 50% de tempo no ciclo de vida dos contratos

Segundo uma pesquisa conduzida pela Goldman Sachs, até 50% do tempo entre a elaboração e assinatura de um contrato pode ser reduzido usando softwares específicos para gestão desses documentos. Isso significa que, se em média o tempo de aprovação de um contrato é de 3 semanas, esse intervalo poderia ser reduzido para 10 dias.

Clientes do netLex já conseguiram reduzir esse prazo  para até 24h. Saiba mais aqui.

Nesse caso, a máxima “tempo é dinheiro” se torna ainda mais verdadeira. Agora, segundo dados da WorldCC, grandes empresas sofrem prejuízos de até 215.000 dólares por dia à medida em que a negociação e gestão de múltiplos contratos sofre atrasos.

Se os seus colaboradores estão gastando mais tempo do que é necessário ao longo do ciclo de vida dos contratos, isso significa que:

• No caso das equipes de Vendas: não conseguem assumir mais leads, perdendo o potencial de crescimento da base de clientes
• No caso da área de Suprimentos: não conseguem fazer contratações ágeis, o que pode prejudicar a produção e outras atividades; 
• No caso do time do Jurídico: tem o tempo comprometido por análise e revisão de contratos e não conseguem dedicar-se a outras atividades que geram mais valor.

Isso tudo mina o potencial de crescimento da sua empresa. 

Gerando benefícios com um software de CLM

Se um dos componentes importantes para entender o cálculo do ROI de um software de CLM é visualizar os custos evitados a partir da implantação, o outro ponto relevante é perceber quais são os benefícios gerados por esse tipo de investimento.

Afinal, será somando os custos evitados aos potenciais benefícios que você conseguirá compor a variável da "Receita obtida". 

Veja agora pelo menos quatro das vantagens percebidas pelas empresas: 

• Economia de 10 milhões de reais com a otimização do trabalho, a partir do cálculo do custo homem-hora, no caso de sucesso da Localiza com o netLex.
• Redução de 80% das demandas do time de Suprimentos, usando automatização de termos gerais de contratação, à exemplo do que houve na Localiza após a implementação do netLex.
• Redução de até 75% do trabalho desnecessário do Jurídico, como foi a experiência da AMBEV com o netLex.
• Redução de aproximadamente 80% no tempo médio de atendimento do Jurídico após o início do uso do netLex pela Solar Coca-Cola.

Entenda tudo sobre esses e outros casos de sucesso em: Com a palavra, nossos clientes.

Calcule corretamente o ROI do seu software de gestão de contratos

Se você busca no ROI um apoio para seu processo de tomada de decisão, é importante considerar tanto os custos das opções em si, mas também da não escolha. Sem esse ponto complementar você não consegue organizar suas prioridades e nem tem completa visibilidade sobre as suas opções.

No caso dos softwares de gestão de contratos, a indecisão perpetua prejuízos que vão desde a receita total da empresa até o aumento do turnover de colaboradores. Ponderar esses aspectos é importante para atribuir a prioridade adequada à adoção dessa tecnologia e até visualizar possíveis ganhos concretos decorrentes da reversão desse cenário de ineficiência.

Você quer entender melhor os custos e benefícios de um sistema para gestão de contratos no caso da sua empresa? Entre em contato com nossos especialistas e agende uma demo!