La administración de workflows se ha convertido en un tema importante en las empresas, ya que facilita la coordinación de una serie de etapas para garantizar que los objetivos se cumplan con la mayor eficacia posible. La finalidad de la gestión de los flujos de trabajo es crear y supervisar una serie de tareas de manera que las metas de la empresa se cumplan de forma simple y ágil.
En relación a los contratos de una empresa, es normal que muchos de estos papeles se pierdan, o peor aún, que sean destruidos y no se tenga la trazabilidad adecuada acerca de su ejecución. Cuando hablamos de workflows o flujos de trabajo dentro del proceso contractual, la situación es similar.
Muchas empresas no logran trazar las etapas del flujo contractual, ni tener una visibilidad clara sobre los procesos de aprobación, lo que ocasiona que el área legal reciba numerosas solicitudes tanto por correo electrónico, como por chat interno, con el fin de responder las dudas a todos los departamentos involucrados.
En este artículo vamos a desglosar lo que significa tener workflows inteligentes y cómo la optimización de los mismos es la clave para ayudar a su equipo Legal a obtener mejores resultados.
¿Qué son los workflows inteligentes?
Los flujos de trabajo o workflows son diagramas visuales que interrelacionan las actividades entre sí dentro de una unidad de negocio.
La gestión de los flujos de trabajo implica la sincronización y automatización de los procesos empresariales. Un sistema estructurado tiene como objetivo facilitar la comunicación, la colaboración entre equipos, proporcionar y proteger los datos, además de mejorar la productividad general en toda la organización.
Cuando hablamos de workflows dentro de los procesos contractuales, sabemos que existen una serie de etapas que comienzan desde el envío de una solicitud de aprobación para un cambio deseado, hasta la confirmación de las alteraciones realizadas. El autor, o solicitante del contrato, recibe estas aprobaciones antes de confirmar el contrato.
Comparando los pasos de los flujos de trabajo con sistematización y sin sistematización, podemos concluir que:![[PNG]-Tabela-Blog-02Dez](https://blog.netlex.io/hs-fs/hubfs/%5BPNG%5D-Tabela-Blog-02Dez.png?width=1480&height=1792&name=%5BPNG%5D-Tabela-Blog-02Dez.png)
Al visualizar el cuadro parece cosa simple, pero realmente este proceso, cuando es manual, implica el desgaste de todas las áreas involucradas.
Un ejemplo que hace parte de la rutina de una organización:
1. Solicitó aprobación de un contrato al área de→ Finanzas
2. Finanzas aprueba, está dentro del presupuesto→Pasa a Legal para su revisión
3. Legal lo aprueba pasa para la firma
4. Legal no aprueba, pasa de nuevo al solicitante para sus respectivos cambios.
Efectivamente cuando un contrato debe pasar por la aprobación de varios Departamentos de la empresa, el proceso puede demorar meses y firmar un contrato sin seguir las políticas financieras o legales de la empresa puede provocar consecuencias graves a largo plazo.
Según World CC (World Commerce & Contracting), las empresas pierden el equivalente al 4% de su facturación cada año debido a las demoras del período de negociación de un contrato.
Esto puede prevenirse, ya que es posible simplificar estos flujos, encajando los contratos dentro de las normas legales y que todos los departamentos de la empresa trabajen como socios con flujos rápidos, simples y seguros. Este diseño se logra a través de la automatización.
Potencializa tu empresa con la automatización de workflows
Un pilar fundamental de la transformación digital es la automatización de los flujos de trabajo, lo que quiere decir que sus procesos contractuales manuales son realizados a través de un software para gestionar el ciclo de vida de los contratos (CLM).
Su empresa ¿Vende a clientes que tienen diferentes niveles de conocimiento y experiencia? ¿Trata con muchos subcontratistas y proveedores, que necesitan más de una información específica? Sea cual sea su proceso empresarial, la automatización de sus workflows le ayudará a realizar las tareas de su equipo de forma eficiente, así como exacerbar las ineficiencias de sus procesos.
¿Cuáles son los beneficios de la automatización del flujo de trabajo?
1. Comunicación automatizada
La mejora de la comunicación interna está en el topo de la lista. Sabemos que los miembros de empresas están conectados por Slack, Skype, Teams, Whatsapp Web y correo electrónico todo el día, pero esto no es automatización.
Con un software para administrar el ciclo de vida de los contratos, además de visualizar en cuál etapa se encuentra el documento en cuestión, es posible comunicarse con clientes internos, proveedores y otros departamentos de la empresa a través de un chat dentro del propio documento, el cual va a guardar el historial de todos los cambios, así como todos los comentarios realizados.
Esto lleva la comunicación a otro nivel, todos los involucrados tendrán información en tiempo real, de todo lo que está siendo aprobado, rechazado, modificaciones y mucho más.
2. Permite gestionar todo tipo de contratos
Una empresa trabaja con diferentes tipos de contratación. Para cada una se aplican diferentes etapas y diferentes flujos de trabajo, lo que quiere decir que los campos a ser completados son distintos. Por ejemplo, cuando se integra un nuevo colaborador, los campos son diferentes a aquellos de selección de proveedores.
Con una solución es posible personalizar las etapas del workflow, por lo tanto diversas áreas de su empresa se van a beneficiar y van a agilizar sus contrataciones.
3. Visibilidad y trazabilidad
A veces los procesos contractuales diferentes, tienen tantas etapas y tantas aprobaciones, que los coordinadores no logran mapear quienes son todos los responsables de dichas aprobaciones o si está faltando alguna autorización.
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Esto es cosa del pasado cuando se cuenta con automatización de workflows, ya que a través de una plataforma se obtiene un panorama completo que incluye todos los parámetros legales y comerciales de la compañía. Con esto, los miembros implicados estarán enterados de cualquier cambio y del estado que se encuentra el contrato con un solo clic.
4. Otorgue más libertad a los empleados de administrar su propio tiempo
Cuando se incorporan los flujos de trabajo automatizados en el día a día, no es necesario tener personas presencialmente o en línea en momentos específicos. La automatización hará todo el trabajo pesado y notificará a los aprobadores que deben intervenir o realizar alguna acción.
Esto hará que los empleados y líderes puedan dedicar su tiempo a elaborar estrategias con los dashboards que otorga la plataforma, en lugar de microgestionar la carga de trabajo excesiva de un proceso manual.
Sepa como Ambev obtuvo visibilidad en sus flujos de trabajo y disminuyó 75 % las demandas innecesarias que llegaban al Jurídico.
Cómo le ayuda netLex a aprovechar los workflows
Impulsados por la misión de hacer los acuerdos más simples y seguros, realmente queremos elevar el área Legal como un socio de negocios, por eso creamos la funcionalidad “workflow”.
Por regla general, usted puede adaptar el mismo en tantos pasos como crea conveniente y establecer diferentes reglas para los aprobadores. También es posible establecer fechas límites (SLA) y los responsables recibirán estos recordatorios automáticamente para recordarles sobre estos plazos.
Es posible visualizar las etapas del workflow en diversos lugares de la herramienta, pero la favorita de nuestros usuarios es la pestaña de actividades, ya que es factible visualizar todos los datos del documento, incluyendo el status:
- Plazo: es el tiempo que tiene el usuario para completar la actividad.
Solicitante: quien demandó/requirió el cumplimiento de la actividad. - Objeto: Sirve para ayudar a identificar rápidamente el contenido de la actividad. Por ejemplo, qué servicio proporciona el contrato, cuál es el tema de una consulta, etc.
- Información: Presenta uno o más datos del documento para facilitar también la identificación de su contenido. Cualquier metadato de plantilla se puede configurar para que aparezca en este punto.
- Estado: en qué etapa/fase de cumplimiento se encuentra la actividad. Es posible seguir el desarrollo a través de la barra que se encuentra debajo del estado. Se llena de azul a medida que se completan los pasos.
Además, cuando un paso del flujo de trabajo está dirigido a un equipo y tú formas parte, puedes asignar el responsable de ese mismo campo.
netLex es la mejor solución para que usted pueda maximizar los beneficios del uso del workflow en todas las áreas de tu empresa, facilitando la adopción de nuevas tecnologías.
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