Desde los sectores de Suministros y Ventas hasta las áreas de Producción y Recursos Humanos, todos ellos se ocupan, directa o indirectamente, de la formalización y gestión de contratos. Y a medida que el ciclo de vida de este documento se desarrolla entre estos diferentes sectores, se convierte en un conector entre las áreas de la empresa.
Cada uno de ellos tiene sus particularidades, pero necesitan trabajar juntos para alcanzar el objetivo común de la institución. Mientras que el departamento de Suministros se enfoca en negociar el contrato de manera que satisfaga la necesidad de la empresa, el departamento Legal trata de protegerse contra riesgos legales, el departamento de Finanzas monitorea la viabilidad económica de la transacción, etc. Cuando estas pautas no se alinean, es difícil garantizar el éxito de las operaciones.
Si los contratos cruzan e interconectan todos estos sectores, la gestión de estos documentos es inseparable de la gestión de la propia empresa.
Optimización de la gestión de contratos vía CLM
El CLM o Contract Lifecycle Management, es un conjunto de prácticas destinadas a promover la administración eficiente de los contratos y tiene en cuenta todas las etapas del desarrollo de un acuerdo, desde el inicio de las negociaciones hasta la firma, sin olvidar la gestión de obligaciones y la extracción de datos para analizar.
En este texto presentaremos algunos ejemplos de contratos que transponen las operaciones de la empresa, y que pueden ser gestionados de manera más eficiente a partir de la implementación de un buen CLM.
Contrato de Compra-venta o de Prestación de Servicios
Las áreas que necesitan tratar constantemente con proveedores tienden a manejar un gran volumen de contratos. Estos incluyen la compra y venta y la prestación de servicios..
Estos documentos involucran más constantemente a proveedores y consumidores, que se movilizan y son movilizados por sectores como el de Suministros/Poderes, Ventas y Finanzas. Otros departamentos frecuentemente llamados para la contratación y gestión de proveedores son Legal, T.I. y Marketing, por ejemplo.
Un contrato de compra-venta o de prestación de servicios, se puede gestionar integralmente a través de un software CLM, como netLex, para:
- Modelos de estructuración aprobados por el Departamento Jurídico, para ser llenados a través de cuestionarios simplificados, con control y registro automático de cambios en el texto;
- Involucrar automáticamente al equipo de Finanzas o Legal en hipótesis específicas y predeterminadas, con control de SLA y visibilidad de los responsables de la revisión;
- Incluir agentes externos en el proceso de negociación a través de la plataforma, para interactuar directamente con el proveedor, manteniendo un registro completo de las comunicaciones.
Acta constitutiva
El proceso de gestión de actas constitutivas, desde su elaboración hasta su aprobación y registro, es un gran desafío para empresas de distintos tamaños, sobre todo si no se utilizan tecnologías que optimicen este flujo.
En general, los administradores y jurídicos son los sectores más impactados por la dinámica de estos documentos.
Una estrategia CLM consistente, combinada con soluciones tecnológicas como netLex, permite:
- Reunir las diversas versiones de los documentos constitutivos, actas y modificaciones contractuales en un repositorio centralizado;
- Establecer diferentes niveles de acceso, dependiendo de las particularidades de cada empresa, reduciendo las exigencias de disponibilidad de estos documentos;
- Complete los documentos a través de un cuestionario simplificado, reduciendo el riesgo de errores y asegurando que se incluye toda la información relevante.
Contratos de trabajo y NDA
Los contratos entre las empresas y sus empleados también involucran varias áreas de apoyo a las operaciones. Un contrato de trabajo, por ejemplo, debe estar bien ajustado por el Departamento Jurídico para evitar problemas laborales, estar de acuerdo con lo negociado por el Departamento de Recursos Humanos y dentro de lo autorizado por el Departamento de Finanzas.
Lo mismo ocurre con los términos de confidencialidad, cuyas cláusulas deben ser planificadas en detalle por los abogados, y pueden variar según los niveles de acceso otorgados al empleado para el ejercicio de sus actividades.
Obviamente, cuanto más grande es la empresa, mayor es el volumen de estos documentos, y gestionarlos puede convertirse en una pesadilla. Una estrategia CLM bien implementada elimina este escenario y permite:
- Estructuración de actas con el área legal con limitaciones a la modificación, ya que son documentos que conllevan un alto riesgo de litigio y necesitan estar bien alineados internamente;
- Involucrar a usuarios externos, como el empleado a contratar, e integrar con aplicaciones de firma electrónica para acelerar el proceso de revisión y finalización;
- Establecer diferentes niveles de acceso a los documentos para garantizar la visibilidad para el sector legal y proteger la información considerada estratégica por la empresa.
Conectados por contratos
El gran valor que genera la conexión entre los diferentes equipos de una misma empresa es el aumento de la agilidad, la reducción de las posibilidades de fallos y fricciones en los procesos. Considerando que gran parte de esta conexión ocurre a lo largo del ciclo de vida de los contratos, es posible decir que estos documentos son fundamentales para el éxito de las operaciones de la empresa.
Por lo tanto, la gestión de los convenios debe realizarse con la máxima eficacia. Un buen software CLM como netLex es una excelente herramienta para lograr este objetivo.
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