La transformación digital obligó a todas las organizaciones a trabajar en función a la digitalización para obtener beneficios a corto y largo plazo. Cuando hablamos de contratos, los procesos manuales y la falta de tecnología, así como la falta de entendimiento de los términos jurídicos dificultan llevar la gestión de esta tarea, la cual se convierte en repetitiva y morosa.
En este artículo vamos a mostrar cómo mantenerse al día con las tendencias y acelerar iniciativas que llevarán a su empresa al éxito.
Empresas digitales de alto rendimiento
La transformación digital es el proceso de adaptación del modelo de negocio de una empresa para aprovechar las nuevas tecnologías digitales con el fin de crear valor para los clientes, ofrecer nuevos productos, servicios y reinventar el esqueleto de la actividad empresarial.
Poner en marcha el motor de la digitalización es complejo. Según una encuesta realizada a los ejecutivos globales de McKinsey, las principales barreras para el éxito de una empresa consisten en deficiencias de la cultura digital, una inversión insuficiente en oportunidades estratégicas afecta a todas las partes que envuelven una organización, ya que se requiere coordinación, procesos y tecnologías para llegar al objetivo.
Este escenario inicia con la creación de una arquitectura empresarial ágil y adaptable, que incluye capacitar a los equipos para ser parte de ese gran cambio.
A pesar de las dificultades que puedan surgir en el camino, es una realidad que las compañías deben ser ágiles y capaces de adaptarse a un mercado cambiante ante las necesidades del cliente. En el escenario de la economía actual, la única manera de conseguirlo es mediante la integración de la tecnología digital.
Para obtener un alto rendimiento y convertirse en “empresas digitales”, es importante desglosar el proceso en varias partes y enfocar la atención en estos puntos principales:
1. Estrategias de innovación:
Las mejores estrategias no se basan en el análisis del pasado, sino que empiezan de cero y elaboran una visión basada en:
- Evaluar a nivel granular dónde es probable que cambie el valor dentro de su propio negocio y mercado de tres a cinco años.
- Priorizar un puñado de intervenciones en las que la empresa puede explotar oportunidades significativas.
- Desprenderse o reducir la exposición en los mercados en los que el valor está disminuyendo.
2. Jornada de decisión del cliente:
Las organizaciones capaces de comprender y actuar hábilmente entendiendo toda la jornada del cliente, obtienen enormes recompensas, que van desde aumentar la satisfacción del cliente, haciéndolos promotores de la marca y consecuentemente generando un crecimiento de los ingresos por medio de cross selling o up sell.
Cuando una empresa combina el análisis de datos y la investigación de su público, incluyendo estrategias digitales, comprende cómo estos clientes toman decisiones, permitiendo adaptar sus enfoques, adaptados a la tecnología
3. Automatización de procesos:
La automatización de procesos puede resultar en una gran ventaja competitiva, ya que puede escalar rápidamente sin costos adicionales.
Digitalizar procesos tiene que ver más con la forma en que las empresas abordan el desarrollo y la tecnología. A menudo la automatización se lleva a cabo a través de una plataforma, pero la misma debe estar a cargo de líderes digitales, ya que hacer parte de esta transformación, requiere reinventar todo los procesos, eliminar pasos del flujo de trabajo y reducir la cantidad de documentos necesarios.
4. Tecnologia:
El mercado moderno es fluido y los clientes exigen más que nunca. Por eso, las empresas necesitan una tecnología que pueda impulsar la innovación, la automatización y la personalización mucho más rápidamente.
Los nuevos desarrollos en DevOps (la integración del desarrollo técnico y las operaciones) y la entrega continua (la automatización de los procesos de prueba, implementación e infraestructura) han introducido capacidades que aumentan radicalmente la velocidad de comercialización, aparte de reducir los costos.
Lo más importante es comenzar analizando, ¿cuál proceso de mi empresa no está siendo ágil, ni simple y trae re-trabajo al equipo?.
3. Datos y Análisis:
Actualmente la analítica esta trayendo nuevos avances tecnológicos y abriendo nuevas puertas al crecimiento. En está época post covid-19, las decisiones en beneficio de la organización deben ser basadas en datos y no en sentimientos. Es necesario saber cuáles estrategias están trayendo resultados y cuáles no.
Un ejemplo, de cómo grandes compañías, lograron saber cuales eran los cuellos de botella en sus flujos de aprobación y porque demoraba tanto el proceso contractual, es la startup Brasileña Take Blip, el resultado fue la disminución de sus SLA de respuesta, de 5 días hábiles a 24 horas.
Si bien cada uno de estos componentes básicos es importante, el valor real radica en poder integrarlos, gestionando las contingencias y dependencias entre empresas de una iniciativa digital a gran escala.
Metamorfosis digital de la empresa con un CLM
Los contratos son el alma de una empresa. Las organizaciones son un complejo laberinto de personas, procesos, tecnología, socios, vendedores, proveedores, contratistas y otras partes interesadas y el pegamento que mantiene unidas a todas estas entidades son los acuerdos.
Es por esto que para que una estrategia de transformación digital tenga éxito, es importante incluir la gestión del ciclo de vida de los contratos como parte de la estrategia. Dado el papel fundamental que desempeñan los mismos en una organización, ya que contienen algunos datos valiosos asociados con las partes interesadas:
- Precios: Acuerdo entre las partes, sea de un producto o servicio.
- Prestación de servicios: Datos desde el servicio a prestar, hasta cuales son las obligaciones que incurre una parte en caso de incumplir con lo estipulado, etc.
- Indicadores clave de rendimiento: pueden ayudar a definir, controlar y optimizar los parámetros del rendimiento empresarial
Por lo general, los contratos se almacenan en sistemas heredados obsoletos, y los procesos de contratación son manejados principalmente por una o unas pocas funciones de negocio en muchas empresas. La digitalización de los contratos es un precursor de la transformación digital de todo el proceso del ciclo de vida de los mismos.
CLM pone en marcha el éxito de la transformación digital inteligente
Con una plataforma inteligente para gestionar el ciclo de vida de los contratos (CLM), además de agilizar el flujo de los nuevos acuerdos realizados, también es posible migrar contratos antiguos y crear un único repositorio digitalizado.
Con las actuales plataformas de CLM, es un hecho que sus relaciones contractuales nunca más será las mismas, una vez suceda la migración de contratos, es posible crear una biblioteca estandarizada de cláusulas, plantillas y reglas comerciales para facilitar todo el ciclo de vida de estos importantes documentos y evitar cualquier inconsistencia en el proceso.
Estas plataformas son una única fuente de verdad, ya que todos los contratos van a ser almacenados en un solo lugar. Otro punto relevante, es que una vez se tenga este repositorio, el mismo servirá de base para extraer informaciones más significativas, como:
- Vista integral y transparente a los plazos acordados en los contratos: Lo que permite monitorear las próximas renovaciones y vencimientos.
- Cumplimiento de las obligaciones acordadas: A través de alertas automáticas, es posible recibir recordatorios tanto de los plazos, como de las obligaciones contraídas.
- Paneles y dashboards: Con informaciones estratégicas sobre la gestión, que lo ayudarán a tomar decisiones de valor para su empresa, además del análisis de posibles riesgos.
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Siga tendencias en sus procesos con netLex
Inconvenientes como contratos desaparecidos o aislados quedarán en el pasado. Con la digitalización, el futuro de su organización es firmar acuerdos más inteligentes. Una herramienta como netLex ofrece una amplia gama de soluciones para integrarse con el entorno de su empresa.
Con netlex connect por ejemplo, su organización tendrá acceso a integraciones vía API personalizadas con los softwares que hacen parte de su rutina, de manera flexible, ágil y segura. El objetivo principal es que sus equipos se adapten rápidamente a nuevas herramientas, cuando estas se interconectan con las antiguas, pasando esa familiaridad en el día a día.
Una vez sus contratos sean digitalizados, es posible extraer informaciones clave, como metadatos de los mismos, cláusulas, obligaciones, niveles de servicios y formas de pago. Luego estas informaciones son almacenadas en un único repositorio centralizado basado en la nube, el cual permitirá un fácil acceso en cualquier momento y un análisis profundo.
Cuando el elemento clave de su estrategia es la transformación digital, los beneficios de aprovechar los conocimientos sobre contratos son infinitos, ya que los mismos van a ofrecer conocimientos empresariales que le harán tomar decisiones más estratégicas e inteligentes y principalmente decisiones basadas en datos, las cuales son la clave del éxito en el mundo digital actual. Si desea hacer parte de está innovación e impulsar su estrategia digital con netlex, de forma simple y segura, haga clic aquí y converse con nuestro expertos.
