Es natural que los empleados de diferentes sectores de la empresa tengan deberes legales en el día a día. Estos problemas pueden ir desde una cláusula en la cuenta de un proveedor, que parece excesivamente onerosa, hasta la incertidumbre sobre la legalidad de recopilar cierta información a la luz de las leyes de protección de datos.
La empresa, por su parte, está interesada en mapear y mitigar los riesgos legales a los que está expuesta. Es muy común que la adopción de una rutina irregular se encubra en uno de los sectores de la corporación, hasta que se manifiesta en forma de litigio mayor o daño reputacional. En este punto, hay poco que puedas hacer aparte de enfrentar las consecuencias adversas.
Por lo tanto, la función de asesoramiento es absorbida por los departamentos jurídicos de forma bastante espontánea y necesaria. Basta que la empresa tenga un abogado interno o un despacho contratado para esperar que estos profesionales aclaren dudas y supervisen los procedimientos en general.
Realizar esta tarea no siempre es tan sencillo como parece, y una gestión ineficiente de este flujo puede desvirtuar un cometido fundamental para la seguridad jurídica y el buen funcionamiento de la empresa.
Tres ineficiencias más comunes en la consulta al Jurídico
Es posible que la mera idea de consultar al departamento Jurídico dé lugar a sentimientos encontrados. Cuando una respuesta está bien presentada y genera valor para la empresa, la Junta Directiva, el departamento solicitante y los propios abogados están satisfechos y tienen una sensación de logro. Casi te hacen olvidar lo difícil que es llegar a ese resultado positivo.
Algunas de las ineficiencias más comunes comienzan en la línea de salida:
Asimetría informativa
El sector demandante tiene alguna idea del problema que quiere resolver, pero no sabe qué información necesitará el Departamento Jurídico para entender la situación y ofrecer una solución. Entonces, pecan por exceso o por falta.
En el primer escenario, es difícil entender la historia y los detalles importantes pueden pasar desapercibidos en los largos correos electrónicos intercambiados. En el segundo, será necesario devolver la solicitud, solicitando más información, aumentando el tiempo de consulta.
También hay elementos cotidianos que el solicitante asume que son conocidos por el equipo jurídico, cuando en realidad no lo son. Estos puntos pueden incluir, por ejemplo, particularidades del producto o servicio comercializado por la empresa, sobre las cuales los abogados tienen sólo una vaga noción, pero que son esenciales para comprender la demanda.
Estas situaciones traducen asimetrías informativas que dificultan la consulta al Departamento Jurídico.
Falta de visibilidad
Una vez que se ha enviado el correo electrónico o se ha solicitado información, la demanda se vuelve prácticamente imposible de rastrear. El área solicitante no sabe cuándo puede esperar una respuesta, y el Departamento Jurídico, si solicita más detalles, tampoco es predecible sobre cuándo los recibirá.
Además, es raro que las áreas de encuestados y solicitantes mantengan registros confiables de todas las consultas requeridas y completadas.
Esta incertidumbre y falta de fiabilidad de los datos se debe a la falta de visibilidad del flujo de consultas. Como resultado, los empleados se vuelven más ansiosos, lo que se convierte en una fuente potencial de fricción entre los sectores de la empresa.
Existe la impresión generalizada de que un área no entiende la urgencia de la otra o que sus prioridades no están alineadas con las de la corporación. Cada uno atribuye al otro la etiqueta de “lento”, “problemas de operaciones” y “fuente de riesgos”, deteriorando la dinámica de la empresa en su conjunto.
Asignación de trabajo ineficiente
Dentro del Departamento Jurídico, una asignación eficiente de las consultas tendrá en cuenta la experiencia de los abogados, el grado de complejidad de la demanda, la relación de ese punto con algún otro asunto enfrentado anteriormente, entre otros.
Sin embargo, este reflejo es difícil de lograr cuando se reciben demandas por el correo electrónico individual de los empleados, por ejemplo. Aunque las demandas estén centralizadas en un distribuidor, es posible que se convierta en un inconveniente en el flujo si no se optimiza el trabajo.
La consecuencia de este arreglo improductivo es el bajo uso de la experiencia de los juristas, la concentración de demandas y la sobrecarga de empleados.
Por estas y otras razones, el flujo de consulta con el Departamento Jurídico a menudo se traduce en una relación de amor-odio. El departamento demandante está contento con las respuestas que resuelven sus dudas, pero tiene que recorrer un camino plagado de ineficiencias para llegar a estas soluciones.
Más eficiencia en lo que está bajo su control
Algunos factores objetivos influyen en la complejidad del flujo de consulta legal. Implican, por ejemplo:
- Tamaño de la empresa;
- Número de posibles áreas solicitantes;
- Variedad de asuntos de consulta;
- Urgencia de demandas;
Estos puntos están invariablemente presentes en cualquier flujo de trabajo que establezca una conexión entre el departamento Jurídico y otras áreas de la empresa.
No hay mucho que el gerente pueda hacer para mitigarlos y la interferencia en este sentido puede ser contraproducente. Limitar la cantidad de departamentos que pueden presentar reclamos, por ejemplo, reducirá la cantidad de problemas planteados, pero eventualmente dejará desatendidas algunas áreas de la empresa. Por lo tanto, no es una buena solución a largo plazo.
Sin embargo, no todos los problemas son inherentes al tamaño de la empresa o a la naturaleza de las consultas. Situaciones como la asimetría de la información, la falta de visibilidad y la asignación de trabajo ineficiente se pueden resolver e incluso anticipar utilizando un software CLM como netLex.
La lógica de CLM o Gestión del ciclo de vida del contrato, es gestionar los flujos de vida de los documentos desde una perspectiva completa. En el caso de la consulta al Jurídico, esto significa que el software coordina todas las partes del proceso, desde la solicitud hasta la respuesta, pasando por el análisis, la eventual revisión o incluso la aprobación de la posición por parte de la Junta.
Un buen software CLM como netLex contiene características como:
- Cuestionarios intuitivos y simplificados, a partir de los cuales es posible elaborar consultas, asegurando que se dispondrá con antelación de toda la información necesaria para su comprensión y respuesta;
- Workflows automatizados, quienes remiten la demanda al abogado especialista en el área a través de la plataforma y, en su caso, al supervisor para conferencia de las informaciones;;
- Visibilidad y registro completo de todas las etapas del proceso de consulta, incluidos los plazos y los usuarios responsables del análisis;
- Extracción de datos para generar inteligencia, con el fin de orientar a la gestión sobre el número de solicitudes recibidas, área que solicita más consultas, temas más frecuentes y otros.
Entonces, el primer paso es enfrentar los problemas que están efectivamente bajo el control del gerente y elegir un buen software CLM para ayudar con esta tarea. Esto desbloquea todo el potencial de los abogados de su empresa, permitiéndoles generar más valor con acciones planificadas y estratégicas.
Para comprender otros puntos que pueden estar trayendo tensión en la relación del Departamento Jurídico con otros departamentos de su empresa, lea más en:
- Gestión de Contratos en el sector de Ventas: ¿Estás Creando Problemas o Soluciones?
- El valor de las conexiones: los contratos como articuladores entre áreas de la empresa
- Las 6 ineficiencias más comunes en la gestión de contratos y cómo solucionarlas
Departamento Jurídico: su gran socio de negocios
Imagina que todas las áreas de tu empresa tuvieran un canal de comunicación rápido, sencillo y seguro con los profesionales del derecho. Y que todas las preguntas allí presentadas fueron recibidas, estudiadas y contestadas en forma oportuna, coherente y completa.
Este escenario no solo es posible, sino que refleja la verdadera vocación de los abogados corporativos. Sin embargo, la relación de amor-odio que se genera en torno a la gestión ineficiente de las consultas oculta este potencial y hace que su departamento Jurídico no sea visto como el socio comercial que es.
Son funcionalidades como las de netLex las que ayudan a alcanzar todo este potencial, atendiendo de forma eficiente las principales causas de fallo en la gestión del flujo de consultas con el Departamento Jurídico.
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