Cuatro trampas de la gestión de actos societarios (y cómo escapar de ellas)

La gestión de las grandes corporaciones implica una serie de actos que pueden ser más o menos complejos. Van desde actas de reuniones y registros de libros corporativos hasta grandes operaciones de M&A (o Fusión y Adquisición de empresas, en español).

Estos instrumentos forman parte de la rutina corporativa de la empresa, por eso es fundamental que sean cuidadosamente elaborados, aprobados, administrados y archivados. De lo contrario, los errores pueden generar pérdidas como retrabajo, aumento de gastos y, en situaciones extremas, la pérdida irreversible de oportunidades de negocio.

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Sin embargo, aun siendo documentos muy relevantes, los actos societarios se manejan con base en prácticas tan ineficientes que se convierten en verdaderas trampas para las grandes empresas.

En este texto usted va a entender a profundidad cuatro formas de gestionar los actos societarios que pueden ser perjudiciales para la empresa y descubrirás cómo puedes eliminarlos de una vez por todas.

1. Elaboración manual

En la mayoría de las empresas, la elaboración de los actos societarios se realiza a partir de un documento antiguo que tiene un contenido similar al que se necesita redactar. Entonces, si va a hacer un nuevo acta de la junta general, por ejemplo, copie un archivo de acta antiguo e incluya información actualizada en él.

Esta forma de preparación de documentos es una trampa de la rutina empresarial porque genera varios riesgos y considerable retrabajo, tales como:

Riesgo de dejar información sobre el archivo anterior;
Riesgo de borrar una parte obligatoria del documento;
Riesgo de agregar información incorrecta al texto;
Retrabajo en la revisión del documento en busca de errores y supresiones;

De materializarse alguna de estas hipótesis, es posible que la Junta Comercial no autorice la inscripción del acto, remitiéndolo a subsanación y generando aún más demora y trabajo.

2. Tramitación descentralizada

También es muy habitual que, una vez elaborado el acto societario, se envíe para su revisión o aprobación por correo electrónico. A primera vista, el éxito de esta actividad puede parecer una cuestión de organización personal: quien tenga una bandeja de entrada bien gestionada no se enfrentará a problemas más evidentes, como la pérdida de correos o la confusión con los archivos adjuntos.

Sin embargo, esta práctica sigue siendo una trampa en la gestión empresarial rutinaria, precisamente por:

Falta de visibilidad: los sectores interesados en la rápida revisión y aprobación de ese acto social desconocen el estado del documento;
Falta de control de SLA: si la comunicación se realiza íntegramente por correo electrónico, es difícil seguir los plazos de análisis y respuesta.
Asignación ineficiente de demandas: no es posible visualizar, en la macro, una eventual ineficiencia en la asignación de demandas para revisión y aprobación, ya que se encuentran dispersas en los correos electrónicos de cada colaborador.
Riesgo de desobedecer las reglas de alzada o incluso órdenes de aprobación y firma de documentos.

Todo esto genera una acumulación de solicitudes, que hace que los solicitantes y revisores se sientan ansiosos y que los gerentes carezcan de visibilidad sobre la distribución de las demandas. En resumen: una gran pérdida para la organización de actividades.

3. Archivo desorganizado

Una vez elaborado, aprobado y firmado, llegó el momento de archivar el acto societario. Esta parte del ciclo de vida de estos documentos es fundamental, pero muchas veces queda relegada a un segundo plano en la rutina de las empresas.

La trampa principal en las operaciones cuando se trata de archivar es la dependencia de alguna acción por parte del usuario. Imagine el escenario en el que el empleado necesita descargar el documento de la plataforma de firma o de la Cámara de Comercio, catalogarlo según la nomenclatura correcta y almacenarlo en la carpeta correspondiente. Esta rutina genera riesgos como:

Olvidar descargar el documento: En algunas Juntas existe incluso un plazo y número máximo de descargas de archivos, por lo que este riesgo puede generar la necesidad de pagar una nueva tarifa.
Nombre incorrecto del archivo: Hay casos en los que un error en el nombre del documento hace que sea prácticamente imposible localizarlo.
Guardar en la carpeta incorrecta: Nuevamente, esto significa, en la práctica, perder el archivo dentro de su sistema.

Estos errores, infelizmente, son muy comunes. Para empeorar las cosas, en la mayoría de los casos solo se identifica mucho después de la presentación, lo que dificulta aún más encontrar el documento de manera oportuna.

4. Extração manual de dados

El cuarto es el más serio de la rutina corporativa afecta a la corporación en un nivel estratégico. Esto se debe a que la ejecución de acciones más complejas, como el cambio de tipo societario o incluso operaciones de fusión y adquisición, depende de datos correctos, actualizados y coherentes en términos de historia.

Graves riesgos afectan a la organización cuando la extracción de estos datos se realiza de forma manual. Entre ellos están:

Atraso en la compilación de datos, lo que puede poner en peligro el momento de acuerdos importantes.
Inexactitud en la información recopilada, ya que las actividades manuales, especialmente las repetitivas, están sujetas a errores con mayor frecuencia.
Datos desactualizados, que ignoran cambios corporativos importantes como cambios en el directorio.
Falta de confiabilidad de la información recopilada, lo que crea incertidumbre sobre el escenario presentado en los informes.
Falta de visibilidad sobre el flujo de elaboración, aprobación y firma de documentos, sin monitorear el número de demandas y SLA para resolverlas.

Todos estos puntos perjudican gravemente la gestión de la empresa, desde el día a día hasta aquellos momentos de cambio corporativo.

Cómo escapar de las trampas de la rutina empresarial

Es posible resumir todas estas ineficiencias en un solo factor: la ejecución manual de actividades. Esta es la constante en todas estas prácticas, desde la elaboración directamente en el archivo word, pasando por la administración vía e-mail, almacenamiento descentralizado hasta terminar en la extracción convencional de datos.

La clave para escapar de estas trampas corporativas es invertir en la automatización del ciclo de vida de los actos societarios de su empresa.

Para comprender mejor cómo funciona esta tecnología, para la Automatización de Documentos: entienda qué es, cómo funciona y cuáles son las ventajas

De esta manera, eliminas estas y muchas otras fallas en el proceso de gestión de rutinas corporativas, desde:

Elaboración automatizada de actos societarios a partir de cuestionarios inteligentes e intuitivos.
Revisión del contenido del documento en dashboards simplificados, con control de cambio de texto de archivo.
Envío automático para aprobación siguiendo reglas de alzada preprogramadas.
Archivado automático, con registro de versiones y búsqueda por filtros intuitivos.
Extracción automática de datos para actualizar registros, crear historial y generar inteligencia.

Estas ventajas están al alcance de las empresas que utilizan software de gestión del ciclo de vida de los documentos como netLex. Haga clic aquí y póngase en contacto con nuestros especialistas y entienda a profundidad sobre la aplicación específica de netLex a la gestión de rutinas societarias.