Ahora tu startup tiene problemas de “adultos”

Cuando la startup está en la fase de prueba y validación del producto, el foco está en entrar al mercado de forma estratégica y disruptiva. En este escenario, pensar en estructura, procesos y herramientas parece un problema. El equipo es muy pequeño, todos hacen de todo, casi no queda dinero y la lógica es abrazar los riesgos y los fracasos.

El contexto cambia cuando la empresa entra en la curva de crecimiento acelerado. En ese momento todo se expande, especialmente el equipo, la cartera de clientes y el interés de los inversores. Sin embargo, las fallas o riesgos que se materializan en pérdidas también ven amplificado su impacto. Cuando parpadeas, lo que solía ser un problema de “adultos” se convierte en parte de tu rutina.

Es entonces cuando se define quién seguirá siendo Scale-Up y quién caerá en la temida zanja de Stell-Ups. Stall proviene del inglés y significa estancarse, paralizar. Si una Scale-Up es una empresa que alcanza rápidamente altos niveles de crecimiento, las Stall-Ups son, en cambio, empresas que iniciaron el camino de la expansión, pero no pudieron mantenerlo y perdieron su ventaja competitiva frente a otros competidores del mercado.

Finalmente, llega el momento de la caída del crecimiento. Sin embargo, es vital explotar este potencial tanto como sea posible. Evitar el estancamiento y perder la curva de expansión pasa por entender qué hace que un Scale-Up se convierta en un Stall-Up.

Lo que hace que las empresas se estanquen: el valle de los Stall-Ups

Preservar la curva de expansión de su empresa y escapar del destino de los Stall-Ups implica entender un punto central: el crecimiento impacta en la estructura de su empresa, especialmente:

• en la visibilidad de las operaciones
• en los procesos internos de los equipos
• en la articulación entre diferentes equipos
• en las herramientas que forman parte de la rutina

Hoy vamos a entender a profundidad cuáles son los efectos de la transformación de Startup a Scale-Up o unicornio en cada uno de estos puntos y también cómo prevenir estos desafíos limitan la trayectoria de crecimiento de su organización. 

1. Falta de Visibilidad: cajas negras dentro de tu empresa

La gestión centrada en los datos ya forma parte del ADN de la mayoría de las Startups. Después de todo, el régimen es ajustado y el tiempo es corto: es necesario medir en detalle el rendimiento del equipo y del producto para asegurarse de que todo se lleva a cabo de la manera más eficiente posible. 

Sin embargo, a medida que la empresa crece, las fuentes de datos relevantes se diversifican: hay más flujos de trabajo, contratos, clientes, inversores, proveedores y empleados. Gestionar todo esto de forma basada en datos se está volviendo cada vez más complejo. 

Es en este punto que los directivos pierden visibilidad de la situación de la empresa. Esto genera verdaderas cajas negras, dentro de las cuales se esconden cuellos de botella, riesgos y errores que pueden, de manera repentina o con el tiempo, afectar seriamente los resultados de la empresa. 

2. Gestión interna: procedimientos no escalables

En el momento del ajetreo, departamentos enteros de una gran empresa corresponden, en su inicio, a las actividades de una sola persona. Los procedimientos fueron fruto de la intuición y experiencias previas de estos colaboradores. 

Sin embargo, cuando el equipo necesita expandirse para satisfacer la demanda, estas “bandas de una sola persona” tienen que aprender a tocar juntas. Luego, la música comienza a desafinarse, ya que no todo lo construido individualmente pasa la prueba de escalabilidad. 

Lo que es intuitivo para uno, no lo es para otro. Lo que es experiencia previa no siempre es eficiente. En ese momento, su empresa comienza a pagar las deudas de atajo. Entienda más sobre este concepto en el texto: Scale-Ups: cómo crear workflows tan escalables como su producto

3. Gestión intersectorial: su equipo no se conoce más a sí mismo

Cuando su equipo era pequeño, no había “gestión intersectorial”. Toda la relación entre departamentos era personal, basada en que todos se conocían, trabajaban en un espacio de coworking y estaban siempre disponibles cuando se necesitaba. 

En términos de organización, la rutina presenta alternativas ineficientes, como el intercambio de correos electrónicos, llamadas o mensajes. En gran número, sin embargo, estas formas de comunicación sobrecargan a los empleados, generando ansiedad en quienes solicitan información y en quienes cobran por las respuestas. Nada de esto se alinea con la marca de empleador en la que muchas Scale-Ups deben convertirse para seguir creciendo. 

Este desafío es real, según informaron los ejecutivos de dos importantes Scale-Ups brasileñas: Teresa Broggi Ciardulo, asesora legal de Isaac, y Raíssa Senra Benjamim, líder del equipo legal y operaciones legales de Take Blip. 

4. Herramientas inadecuadas: el combo de los 90 ya no entrega valor

En la escasez de recursos, su empresa estructuró los pocos procedimientos que tenía en base a herramientas libres o multiuso. Una suite de MS Office, un alias de dominio de Gmail, algunos (muchos) grupos de WhatsApp. Cuando llegó una inversión a gran escala, la atención se centró por completo en la contratación de personal y el producto. Las herramientas operativas quedaron en segundo plano. 

El problema es que estas soluciones, que conforman el llamado “Combo de los 90”, ya no entregan valor en un escenario de escalabilidad , ni brindan una buena experiencia para clientes y empleados. Véa dos ejemplos:

• Negociación de contratos vía correo electrónico y documentos de edición abierta
  Para ajustar el contenido de las cláusulas se crean interminables cadenas de correos electrónicos y se asigna a los abogados la tarea de revisar numerosas versiones de documentos sin marcar cambios. Esto genera pérdida de información importante, sobrecarga de trabajo y ralentiza la etapa de cierre del contrato. 
  
  
• Extracción de datos y generación de evidencias
  Como informa Renato Fragoso, Abogado Senior de Isaac, para un buen resultado en las auditorías y también para apoyar rondas de inversión, la generación de evidencias y la extracción de datos para los informes es fundamental. Esta tarea se complica cuando no existe un repositorio de archivos centralizado y automatizados, y las herramientas utilizadas no registran información como fechas y autorizaciones de acceso a documentos y flujos de trabajo. 

Para evitar el valle de Stall-Ups y preservar la curva de crecimiento de su empresa, necesita repensar la estructura que soporta sus procedimientos. 

Precaución: estructura no es sinónimo de burocracia

A estas alturas ya entendió que el crecimiento acelerado de su empresa tuvo un impacto en la estructura de sus operaciones. El equipo es grande, ya no nos conocemos, las herramientas no brindan valor y la gerencia comienza a perder visibilidad sobre las operaciones. 

Es fundamental encontrar una forma de organización tan eficiente como la que llevó a su empresa a través de la curva de expansión, pero adaptada a este nuevo escenario. 

El gran error del gerente, en este momento, es crear burocracia. Vea algunos signos manualmente de esta actitud:

• Tratar de resolver el problema de la falta de visibilidad creando para los empleados la tarea de datos sobre sus actividades manuales;
• Trate de mitigar la falta de escalabilidad de los procedimientos aumentando el equipo, contratando más personas para compartir el trabajo, creando demanda en finanzas y gestión de personal;
• Trata de superar la falta de interacción entre equipos con largas reuniones que no aportan valor a quienes participan; 
• Seguir insistiendo en el uso de herramientas genéricas, creyendo que aún es posible utilizarlas de manera eficiente.

Cuando se instituye este nivel de burocracia, el riesgo de llegar al valle de los estancamientos se vuelve más real que nunca. Si ha identificado alguno de estos síntomas en sus operaciones hoy, pensar en la estructura paso de ser importante a ser urgente. 

Volviendo a lo básico: construir estructura con tecnología

A lo largo del texto, ya has visto algunos consejos sobre cómo resolver los principales problemas que llevan a Scale-Ups al valle de Stall-Ups. 

En general, como en casi todas las secuelas cinematográficas, la solución al dilema del héroe pasa por volver a lo básico. En el caso de un Scale-Up, es necesario volver a la lógica de eficiencia, datos y tecnología que inspiró la fundación y desarrollo del producto. 

Adoptando la lógica de la innovación abierta, estas empresas ahora pueden confiar en otras nuevas empresas para resolver sus desafíos. Esto incluye la creación de procesos y flujos de trabajo escalables utilizando las herramientas más adecuadas.

Una de esas herramientas es netLex, una plataforma que centraliza la gestión de todo el ciclo de vida de sus documentos y flujos de trabajo. Con el mismo, es posible extraer datos automáticamente, además de estructurar flujos de trabajo observando procedimientos de articulación tanto dentro de los departamentos como entre sectores de la empresa. Finalmente, el uso de la automatización para la preparación de documentos también se ha convertido en una realidad, agilizando mucho más la rutina y manteniendo los estándares de calidad. 

Nuestros expertos están a tu disposición para ayudarte a optimizar la estructura de tu startup. ¡Ponte en contacto ahora!