Tras las nuevas tendencias y hábitos adoptados por los consumidores en la era post covid, es necesario modernizar los procesos internos a fin de facilitar la gestión de una empresa. Entre todas las adaptaciones que pueden ayudar a su compañía a lograr mejores resultados con la transformación digital, una de las más importantes es que la emisión de documentos debe dejar de ser física para ser digitales.
En este contexto, podemos asegurar que la firma electrónica es una herramienta que debe usarse en la rutina, porque es necesaria para llevar a cabo cualquier actividad comercial, financiera, etc. Sin embargo, esto plantea muchas dudas sobre la validez de este método.
Actualmente muchos profesionales tienen miedo de que la firma electrónica no tenga validez, por eso en el artículo de hoy vamos a entender la regulación y validez de la misma en los diferentes países que conforman Latinoamérica. Lo que sí podemos adelantar es que la ausencia de una legislación en materia de firma electrónica en un determinado territorio, no supone la invalidez de la misma.
Después de todo, ¿por qué usar la firma electrónica?
Es importante destacar que las firmas electrónicas son ampliamente reconocidas y aceptadas en todo el mundo corporativo, ya que al firmar de esta manera igualmente se crea un contrato vinculante y exigible, inclusive son acuerdos más seguros que los tradicionales firmados en papel o, por lo menos, más protegidos en cuanto a la falsificación.
Inclusive, un informe hecho por la Electronic Signature & Records Association, dice que cuando las empresas migran para soluciones que poseen firma electrónica, pueden tener un aumento de 55% a 78,2% en la economía total.
Las ventajas y beneficios son innumeras, pero las principales que están impulsando a muchas organizaciones a optar por este tipo de tecnología para potenciar sus operaciones son:
1. Mayor seguridad y confidencialidad
No es posible cambiar el contenido del contrato después de haberlo firmado. Todos los cambios están marcados para que los vean todas las partes
Otro punto relevante de resaltar es que también hay garantía de que existe un registro de auditoría, la cual es autenticada con la identidad del firmante para brindar más seguridad y protección de que la firma no será falsificada, todo esto a través de la criptografía.
2. Reducción de tiempo en las negociaciones
Firmar un acuerdo de forma manuscrita puede llevar semanas e incluso meses, pero, con esta carta bajo la manga, las áreas de legal, ventas, compras, rrhh y toda la empresa pueden beneficiarse al disminuir los tiempos para recolectar las firmas de los involucrados, ya que las partes podrán firmar a cualquier hora y en cualquier lugar, sin necesidad de trasladarse.
Esto agiliza la gestión documental, especialmente los acuerdos realizados entre empresas y proveedores.
3. Eliminar costos en papel
La reducción de gastos que son destinados al papel e impresión es inmediata. Además, deja de ser necesario contar con un espacio físico para almacenar los contratos, ya que cuando se cuenta con este tipo de tecnología los repositorios son digitales.
Cabe destacar que, en términos globales, los conceptos son varios, pero la más aceptada es la firma electrónica avanzada, puesto que tiene validez legal absoluta ante un tribunal.
Por existir varios términos, sabemos que siempre surgen confusiones entre lo que es la “firma electrónica” y “firma digital”.
¿Cuál es la diferencia entre firma electrónica y firma digital?
1. Firma electrónica:
La firma electrónica se encuentra en todo tipo de acuerdos, desde los comerciales, compraventas, ofertas de empleo, pedidos de compra y son muy fáciles de usar.
Existen varios subtipos que vamos a nombrar a continuación y fue regulada en países como Argentina, Chile, Colombia, México, Perú y Brasil.
1.1 Firma electrónica simple
Es el acto de convertir el trazo de la firma en una imagen, a través de la digitalización. A pesar que es legal en muchos países de Latinoamérica, no existen garantías sobre la identidad del firmante, ya que no se puede probar que el “dibujo de la firma” fue realizado por una persona específica.
1.2 Firma electrónica avanzada
Está clase de firma se apoya en la criptografía y es realizada a través de un certificado digital. En estos casos existe una entidad que valida a la persona que firmó el documento.
Este tipo de firma es mucho más segura, la legislación la aprueba y establece reglas y usos en toda Latinoamérica.
2. Firma Digital
Ya la firma digital es un tipo específico de firma electrónica que cumple con determinados parámetros legales, brindando seguridad de alto nivel a la garantía del firmante.
Este tipo de firma necesita un certificado, otorgado por una organización que cumpla con las normativas locales de firma electrónica avanzada, es decir por la autoridad competente dependiendo del país.
Cada país en Latinoamérica tiene un tipo específico de control para firmar de esta manera, pudiendo ser a través de pendrives o otros tipos de dispositivos USB, OTO (One Time Password), biometría, etc).
Es importante destacar que este estilo tiene un bajo uso en Latinoamérica, ya que representa una complejidad mayor, dando mucho más espacio para la firma electrónica simple.
Como podemos ver, cada país tiene sus reglas y sus usos para la firma electrónica o digital, por eso hoy, queremos abordar la validez jurídica de la misma en Latinoamérica, principalmente en: Argentina, Chile, Colombia, México y Perú.
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Argentina
En este país, los documentos firmados electrónicamente tienen la misma validez legal que los que son firmados de forma manuscrita, o sea: este método es 100% legal. Inclusive, Argentina fue uno de los primeros países de Latinoamérica en adaptarse a esta transformación.
La Ley que valida las firmas electrónica y digitales viene del año 2001, cuando se aprobó la Ley de Firma Digital 25.506, que reconoce y establece reglas para el uso de la firma digital o electrónica, siempre respetando los parámetros de seguridad jurídica.
La normativa actual se ha ido actualizando con el pasar de los años y el desarrollo de diferentes tecnologías en cuanto a la e.firma. Hay que resaltar que la legislación define la firma digital y la firma electrónica de diferentes maneras.
La firma digital se presume válida salvo prueba en contrario, lo que encaja en el concepto de firma electrónica avanzada. En el caso de la firma electrónica, dice en caso de ser desconocida, la firma corresponde a quien invoca su autenticidad para acreditar su validez, lo que encaja en el concepto de firma electrónica simple.
Recapitulando, las leyes que son aplicables a la firma electrónica son:
- Código Civil y Comercial (CCC);
- Ley 25.506, según las enmiendas (a la Ley), sobre firmas digitales;
- Decreto Nro. 182/2019 según sus enmiendas, reglamento de la Ley;
- Decreto Nro. 892/2017 que regula las firmas digitales;
- Resolución 946-E/21, que regula los aspectos técnicos relacionados con los proveedores de servicios de certificación autorizados.
Tipos de firma existentes:
- Firma digital
- Firma electrónica
Pero la pregunta es: ¿La firma electrónica o firma electrónica simple tiene validez jurídica?
La respuesta sería sí! En el caso de netLex, el proceso de firma electrónica simple puede ser certificado por intermedio de nuestras integraciones con empresas capaces de otorgar seguridad y validar las identidades de una forma simple e intuitiva.
Chile
Desde el año 2002, las firmas electrónicas son legales en Chile. El uso y sus buenas prácticas fueron aprobadas en la Ley No 19.799 o Ley de Firma Electrónica (LFE). Esta legislación regula tanto el uso de documentos electrónicos y firmas electrónicas como cualquier mecanismo encargado de la certificación de los mismos.
La LFE otorga la misma validez tanto a los acuerdos pactados por firma electrónica, que a los celebrados con firma manuscrita. Inclusive, la e.firma siempre se presume válida a excepción que se demuestre lo contrario con pruebas. Esto no ocurre expresamente en otros países de Latinoamérica.
Entonces, cuales son las leyes aplicables a la firma electrónica:
- Ley N° 19.799
- Decreto Supremo N° 181 que aprueba Reglamento de la Ley 19.799.
- Decreto Supremo N° 83
- Ley N° 20.217. Modifica el Código de Procedimiento Civil y la Ley N° 19.799 sobre documentos electrónicos, firma electrónica y los servicios de certificación de dicha firma, etc.
Existen dos tipos de firma electrónica válidas en este país:
1. La Firma Electrónica Simple (FES):
La cual utiliza cualquier proceso electrónico para identificar a su titular, esto hace que las opciones sean múltiples, como:
- Una imagen escaneada de la firma manuscrita, insertada al pie de un documento electrónico;
- Nombre del titular al final de un correo electrónico;
- Una huella dactilar o biometría, etc.
Lo más relevante es que la ley dice de forma explícita que: “una firma electrónica simple equivale a una firma manuscrita bajo el principio de equivalencia del soporte”.
2. La firma electrónica avanzada (FEA):
Este tipo de firma necesita ser validada por un prestador de servicios, que debe estar acreditado y contar con seguridad avanzada. Estos profesionales obligatoriamente deben estar certificados por una entidad adscrita a la Subsecretaría de Economía y Empresas de Menor Tamaño.
En resumen, permite a las personas naturales, a través de la comprobación de identidad, almacenar la creación de la firma electrónica en un dispositivo criptográfico.
En el caso de netLex, tenemos un socio que presta servicio de certificación, otorgando el certificado de la Firma Electrónica Simple con validación internacional, garantizando de forma primordial la seguridad.
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Colombia
En 1999 se promulgó la Ley 527, que reglamentó el acceso y uso de mensajes de datos, comercio electrónico y firmas digitales, estableciendo los organismos que emiten certificación y dictando otras disposiciones.
Los requisitos mínimos que establece está ley para el uso de la firma electrónica son:
Es indispensable permitir la identificación del iniciador de un mensaje de datos;
Debe servir para indicar que el contenido cuenta con su aprobación;
Se deben cumplir las mismas funciones que se le atribuyen a la firma manuscrita.
En 2020, salió la norma más reciente que fue la Ley 2069 y en 2021 a través del decreto 1789-2021, el gobierno definió el uso de la firma electrónica como una herramienta para facilitar la innovación y la transformación digital, habilitando no solo la empresa privada, sino los servidores públicos para el uso.
En Colombia se admiten 3 tipos de firma electrónica:
1. Firma Electrónica Simple
Es cualquier medio que permita identificar a una persona y asociarla a un documento como firmante. La emite cualquier empresa que proporcione tecnología.
Es una de las más cotidianas. Se usa en:
- Correos electrónicos (usuario y contraseña),
- Aplicaciones móviles (pines o patrones).
- Dar clic para aceptar los términos y condiciones de una página también es un tipo de firma electrónica simple.
2. Firma Electrónica Avanzada:
La gran diferencia radica en que la Organización Nacional de Acreditación Nacional (ONAC) es la encargada de validar las entidades que otorgan dichos certificados.
Es muy usada por empresas privadas y públicas para el cierre de contratos o comunicaciones oficiales.
3. Firma Digital
Usa apoyo de la criptografía y se adhiere a un mensaje de datos o documento electrónico, garantizando la plena identidad del firmante.
Cuando es necesario un certificado es necesario solicitarlo ante las entidades regularizadas por la Organización de Acreditación Nacional (ONAC).
En conclusión, la firma electrónica simple que fue regulada en el Decreto 2364 de 2012, la cual establece que los criterios legales pueden aplicarse sin la intervención de una institución que la acredite.
Además también es posible usar la firma electrónica que provee netLex, aplicando los principios de legalidad de los organismos de acreditación correspondientes.
México
Desde el siglo XIX los contratos entre ausentes son posibles y válidos en México, lo que quiere decir que la firma electrónica es legal en México desde hace mucho tiempo.
Las leyes principales que regulan la firma electrónica son:
- Código Civil Federal;
- Código de Comercio;
- Ley de Firma Electrónica Avanzada, publicada a 11 de enero de 2012 en el Diario Oficial de la Federación.
- Norma Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2016, sobre requisitos que deben observarse para la conservación de mensajes de datos y digitación de documentos. (Cancela la NOM-151-SCFI-2002), publicada el 30 de marzo de 2017 en el Diario Oficial de la Federación.
- Reglamento del Código de Comercio en Materia de Prestadores de Servicios de
- Certificación, última reforma publicada el 19 de julio de 2004 en el Diario Oficial de la Federación.
Los tipos de firma son similares con los de los otros países y son los siguientes:
1. Firma electrónica Simple:
Aquella que deviene del intercambio de claves y contraseñas, formando una relación jurídica válida. La ley establece que es totalmente admisible en juicio.
2. Firma electrónica avanzada:
Este tipo exige un certificado para la firma electrónica, en que la entidad emisora del certificado debe identificar al firmante. Las leyes le otorgan la misma validez jurídica que una firma manuscrita. Aquí lo importante es mostrar la fiabilidad de la firma.
También se destaca que, en las leyes mexicanas, los dos tipos de firma tienen validez jurídica según el código de comercio, por lo tanto es factible utilizar este proceso para agilizar tus acuerdos.
En el caso de netLex, la solución cumple con todos los requisitos legales que exige el país.
La plataforma tiene socios y proveedores de confianza, donde se crean y administran evidencias digitales que certifican que un documento electrónico fue aceptado por todas las partes involucradas, presentando las mismas garantías legales que la firma manuscrita.
Perú
En Perú, la ley 27269 señaló que la firma digital tiene la misma validez que una firma manuscrita y la define como cualquier símbolo basado en medios electrónicos utilizados o adoptados por una parte con la intención de vincularse o autenticar un documento cumpliendo todas o algunas de las funciones características de una firma manuscrita.
- Las principales leyes que regulan la firma electrónica en este país son:
- Ley 27.269, Ley de Firmas y Certificados Digitales
- Ley 27.291
- Decreto Legislativo N° 1412, Ley de Gobierno Digital
- Decreto Supremo Nº 052-2008-PCM, Reglamento de Ley de Firmas y Certificados Digitales
- Decreto Supremo Nº 029-2021-PCM, Reglamento de Ley de Gobierno Digital.
La ley de Firmas y Certificados Digitales fue la que estableció los tipos de firma vigentes en el país, los cuales son:
1. Firma Electrónica Simple:
Es un dato en formato electrónico que se anexa a otros datos electrónicos y utiliza un firmante para firmar, es decir, cualquier símbolo basado en un medio electrónico que cumpla con la función de la firma manuscrita tradicional se considera firma electrónica.
2. Firma electrónica avanzada
Según la legislación, debe cumplir con características específicas, como:
- Estar vinculada al firmante de manera única;
- Permitir la identificación del firmante;
- Tener datos sobre la creación de la misma, que el firmante pueda tener bajo su control;
- Debe estar vinculada con los datos firmados de algún modo;
- En caso de tener una modificación posterior, es necesario que sea detectable.
3. Firma electrónica calificada:
En el caso de la firma calificada solo aplica con certificados digitales emitidos por un prestador de servicios de confianza debidamente acreditado.
En este tipo de firma se utiliza la criptografía asimétrica, basada en el uso de claves (clave privada y clave pública) relacionadas entre sí y que han sido creadas dentro de la Infraestructura Oficial de Firma Electrónica (IOFE)
Los organismos encargados de otorgar la certificación deben estar inscritos en el Instituto de Defensa de la competencia y de la Protección de la Propiedad Intelectual (INDECOPI).
En conclusión, es posible usar la firma electrónica que proporcionan los socios de netLex, ya que la misma tiene validez internacional.
Conclusiones
Como podemos ver, existe una variedad de firmas electrónicas en toda Latinoamérica, así como muchas diferencias entre la firma electrónica y la firma digital.
Por eso, lo más importante es poder contar con soluciones innovadoras que otorguen validez jurídica y seguridad a nivel mundial, ya que esto garantiza el cierre de acuerdos de una forma simple, ágil e intuitiva.
La solución que ofrecemos tiene una variedad de firmas electrónicas e, inclusive, es capaz de conceder ciertos certificados, con socios capaces de actuar en diferentes escenarios. Esto quiere decir que está funcionalidad puede ser usada desde cualquier país y en cualquier contrato.
Destacamos que los softwares de firma electrónica que trabajan a nivel internacional con este servicio normalmente cuentan con un sistema de comprobación y autenticación de la identidad, donde se determina que efectivamente la persona que realizó la firma es quien dice ser, no se trata de una simple intención de voluntad.
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