¿Qué es y cuál es la importancia del legal design?

El legal design es una disciplina que combina el diseño con el derecho, con el fin de crear soluciones legales más accesibles, claras y efectivas para las personas. Su importancia radica en mejorar la comprensión del usuario final respecto a temas o procesos legales complejos, permitiendo que estos sean más fáciles de entender y utilizar. Además, puede ayudar a reducir los costos legales y aumentar la satisfacción de los clientes en el proceso.

Los pilares sobre los cuales está construido el legal design son:

• Los usuarios que participan en el contrato necesitan entender las obligaciones que están sustrayendo;
• Todos los contratos deben ser accionables y proveer valor;
• La experiencia del usuario al leerlo, es entender y finalmente firmar el contrato. ¿Hay que saber si fue satisfactorio o frustrante el camino del usuario hasta acceder a un contrato, leerlo y firmarlo?

En términos prácticos, lo que vemos es que las corporaciones que se rigen por este método, obtienen

• 1. Una reducción significativa en el tiempo de negociación de contratos;
• 2. Más compromiso por parte de los empleados;
• 3. Una adopción mucho mejor de los programas de cumplimiento y;
• 4. Un cambio de imagen de las divisiones legales que se revelan como impulsoras de innovación.

Finalmente, el legal design o diseño legal, aporta creatividad al proceso contractual, mejora la experiencia laboral de todas las áreas involucradas en la negociación y convierte este proceso de gestión de contratos en una ventaja competitiva de su equipo legal.

Entonces, hay tanto que podemos hacer para mejorar nuestros contratos mientras nos aseguramos de que sean legalmente sólidos. La facilidad de uso y la validez no se excluyen mutuamente.

Lo mejor, no tiene que ser un diseñador gráfico para poder trabajar en el diseño de sus contratos, usted mismo puede implantarlo en su empresa de forma simple y segura.

Artículos que también pueden interesarle:

• Legal design: Invierta en escalabilidad con un software CLM
• Experiencia del usuario: repensar lo legal desde UX
• Design thinking: descubre el método que puede ayudarte a revolucionar la ley

El diseño del contrato centrado en el usuario

La clave para la simplificación de contratos y de los procesos contractuales en sí, es el Diseño del Contrato, elaborando un documento con la mentalidad de un lector.

• En la primera fase debemos centrarnos en lo que las partes contratantes pretenden lograr y cuál es el contexto del negocio;
• Definidos el contexto y los usuarios, podemos comenzar el proceso de diseño;
• La siguiente fase es la prueba del usuario.

Para que sea más simple la elaboración y comprensión de documentos complejos, es importante aplicar métodos de información, comunicación y diseño gráfico, comunes en otros campos, incluyendo elementos visuales como: gráficos, diagramas de flujo, mapas mentales, etc., son formas excelentes de comunicar la información para diferentes tipos de perfiles.

El objetivo debe ser evaluar si la nueva solución mejoró la comunicación, ya que este es un elemento clave y, en caso contrario, el proceso se repite hasta que funcione. No tenemos que tener miedo de errar, ya que el legal design es prueba y error. Lo importante aquí será volver a intentarlo hasta encontrar la forma que funcione en sus flujos de trabajo.



Pero muchos se preguntarán: ¿Cómo podemos llevar este proceso a la rutina contractual:
Simplifique la estructura de su contrato?

1. Simplifique la estructura del contrato

Es necesario enfocarse en la estructura y el flujo, ya que normalmente el texto en los contratos es extenso y sin pausas.

El proceso de simplificación comienza integrando las opciones del diseño, usando: 

• Numeración;
• Saltos de página;
• Saltos de párrafo;
• Viñetas;
• Espacios entre los textos;
• Información desde un nivel macro, hasta un nivel micro;
• Gráficos, etc.

Es importante eliminar el mal hábito de copiar y pegar un documento antiguo y editarlo para crear uno nuevo. Aplicando estas simples recomendaciones, vamos a poder guiar al usuario a partes específicas del contrato que se relacionan con sus intereses, por ejemplo: En el caso del área de finanzas, su interés principal será verificar las condiciones de pago o el valor de algún producto o servicio dentro del contrato, etc.

2. Facilite su lenguaje

Es preciso tener una comunicación clara y establecer el público objetivo, de forma que sea fácil encontrar lo que ellos necesitan, además de saber cómo usar esa información.

Existen unos principios del lenguaje sencillo centrado en el usuario. Usando los mismos, es posible asegurar que la comunicación sea intuitiva, comprensible y útil para el lector.

3. Incluya las imágenes correctas

Como abogados que lidian y redactan contratos para diferentes tipos de negocios, es necesario entender que para mejorar las tácticas de escritura, se debe aprender a dibujar nuevamente, es decir, mejorar las técnicas de diseño visual. Por ejemplo: Para hacer el entendimiento más ameno de una visualización de datos que va a ser evaluada por los departamentos más estratégicos de la empresa, como: Finanzas, IT, compras, se puede sustituir el texto por:

• Gráfico de barras
• Gráfico de líneas
• Gráfico circulares
• Dibujos explicativos 

Es esencial relacionar el tipo de información que se desea comunicar, cuál es el contenido específico, quienes son los usuarios y departamentos que necesitan entender a plenitud estas informaciones, esto le ayudará a entender que elemento visual debe usar, colaborando con la usabilidad de los usuarios. 

4. Descubre la propuesta valor

Si el objetivo es producir contratos simplificados, es necesario seguir un proceso de diseño centrado en el usuario, como ya venimos comentando. 

Un contrato bien diseñado que sirve como hoja de ruta a lo largo de la ejecución proporciona eficiencia para la gestión de contratos y ayuda a crear valor económico para una empresa. El documento debe ser legible, comprensible y utilizable, ya que se involucran múltiples usuarios con diferentes antecedentes y un entorno creativo cambia el proceso de desarrollo.

Software CLM: el futuro del Legal Design

Un software de gestión de contratos sin duda alguna, ayuda a mejorar la experiencia del usuario final tanto en la elaboración, como en la gestión de contratos, a través de una visualización más simple y accesible. Por ejemplo:

• Utilización de íconos, usando un lenguaje claro y directo, guiando al usuario a través de los puntos más importantes de un contrato;
• Posibilidad de estandarizar los borradores con textos más legibles y cortos, reduciendo la posibilidad de errores;
• Redacción de contratos automatizada, para que incluso los usuarios sin una formación legal específica, puedan elaborar sus contratos, comprendiendo los términos y condiciones legales pertinentes;
• Flujos de trabajo y aprobaciones automatizadas, estructuradas visualmente para entender la jerarquía de cada una de las aprobaciones y qué departamentos deben participar en el proceso.

Vea el caso de éxito de Take Blip: Cómo la startup Brasileña Take Blip aumentó 300% el volumen de contratos gestionados 

Esta combinación sin dudas, mejora la eficiencia en la administración de contratos y contribuye a la reducción de costos legales, mejorando la satisfacción, la experiencia de usuario final y la comunicación con las diversas áreas involucradas.

netLex combina tecnologia con legal design 

Para potenciar está transformación en todos los departamentos que participan en el ciclo de vida de un contrato, es necesario incluir la tecnología en su rutina. Con un software CLM como netLex, la creación de cualquier documento va a ser simple y segura, otorgando eficiencia y agilidad a los involucrados. 

Nuestro foco son las personas, por eso disponibilizamos la posibilidad de crear documentos automatizados de forma intuitiva, utilizando un cuestionario simple y personalizado. Este punto de la personalización es realmente importante, ya que es posible agregar las diversas técnicas del legal design y combinarlas con sus flujos de trabajo, logrando minimizar los errores, a través de una comunicación asertiva no solamente para el Departamento Legal, sino para todas las áreas internas y externas que están dentro de la negociación.

Por otro lado, también contamos con otras funcionalidades para evitar la pérdida de plazos importantes, administrar los flujos de trabajo, visualización de datos a través de dashboards, workflows inteligentes, entre muchas otras innovaciones que van a transformar el ciclo de vida de sus documentos.

Ponga en práctica esta tendencia y vea su empresa crecer, con empleados más felices y productivos. Converse con nuestros especialistas y descubra cómo podemos ayudarle.