Es posible afirmar, con certeza, que el éxito de las operaciones de una empresa está directamente relacionado con la calidad de sus proveedores. Esto se debe a que la contratación de servicios ineficientes o productos de mala calidad perjudica las rutinas de los empleados y en definitiva reduce la calidad de lo que la propia empresa ofrece en el mercado.

Por lo tanto, la gestión de proveedores es una actividad fundamental para las corporaciones que buscan expandir su negocio, conquistando clientes ofreciendo productos o servicios claramente superiores a los de sus competidores.

Sin embargo, si bien las cadenas de suministros pueden ser esta gran fuente de éxito para las actividades de una empresa, también tienen el potencial de generar algunas de las pérdidas más graves que puede sufrir una empresa. Además de estos peligros, algunas prácticas ineficientes de gestión de proveedores no hacen sino añadir complejidad a este escenario, y acaban constituyendo fuentes inagotables de riesgo.

Entiende a continuación cuáles son los peligros asociados a la cadena de suministros e identifica las fuentes adicionales de riesgo generadas por una gestión ineficiente para, finalmente, entender cómo eliminarlas y extraer la máxima calidad de tus proveedores.

Cadena de suministros: una concentración natural de riesgo

La cadena de suministros concentra numerosos riesgos, precisamente porque establece vínculos contractuales entre la empresa y terceros. Si bien la corporación puede tener todo el sello en su gestión interna, si se relaciona con otras que no tienen este alineamiento, puede sufrir graves consecuencias.

Por ejemplo, el principal desafío para adoptar prácticas más sostenibles y constructivas desde el punto de vista ambiental, social y de gobernanza no está en las actividades centrales de una corporación, sino en la cadena de valor en la que están insertas. Esto se debe a que incluso las empresas más comprometidas con la agenda ESG pueden sufrir daños en su reputación si se involucran con proveedores que no están comprometidos con estos criterios.

Los riesgos generados por proveedores mal seleccionados no terminan ahí. Cada vez más, se pide a las corporaciones que rindan cuentas por la seguridad de la información que manejan a diario y, nuevamente, el enfoque en la protección de datos debe abarcar no solo las actividades de la empresa, sino también las de sus contratistas. Por lo tanto, las noticias de fugas de datos tienen efectos sísmicos en el mercado en su conjunto.

Obtenga más información sobre cómo gestionar este riesgo en: Cómo realizar un análisis de proveedores para garantizar la seguridad de los datos

Sin mencionar el riesgo más obvio de una mala gestión de proveedores: malas contrataciones. Sin evaluar puntos como la calidad de la entrega, la disponibilidad de servicio y soporte, o incluso la superioridad de lo que se ofrece en relación con otras soluciones del mercado, la empresa invariablemente entrará en un círculo vicioso de malas contrataciones, que puede terminar perjudicando su propio producto o servicio.

Teniendo en cuenta todos estos daños potenciales, es fundamental que la gestión de proveedores se realice de forma que neutralice estos riesgos. Sin embargo, es muy común que las prácticas ineficientes hagan que esta parte de las actividades de la empresa sea aún más riesgosa.

1. Registros y valoraciones no estandarizados

Es necesario estandarizar las categorías de datos de identificación, operativos y de cumplimiento que serán considerados para registrar posibles proveedores de un mismo servicio o producto. Esto asegura que todos los que eventualmente puedan ser contratados hayan sido analizados y aprobados bajo los mismos parámetros.

Cuando los registros no siguen este patrón, no se ofrece a los proveedores visibilidad sobre qué información se debe enviar y el responsable de analizar las solicitudes no podrá realizar una evaluación completa y rápida.

Algunos de los riesgos derivados de la falta de estandarización de los registros implican:

• Violación de las reglas de cumplimiento, si un analista no evalúa a un proveedor a la luz de todas las prácticas adoptadas por la empresa;
• Registros incompletos, generando la necesidad de solicitar documentación adicional y aumentando el tiempo de análisis;

Por lo tanto, esta falta de estandarización hace que todos los registros de proveedores de la empresa sean una fuente potencial de riesgo y reelaboración.

2. Registros manuales y descentralizados

Estos registros implican los propios proveedores y los trámites que dieron lugar a la composición de la lista de candidatos aprobados en dos vertientes: externa, para la presentación de solicitudes y documentación; análisis interno, análisis de aplicaciones y selección de las más adecuadas.

La falta de un registro completo de aplicaciones y también de un almacenamiento organizado son fuentes sustanciales de riesgos e ineficiencias para la empresa. Algunos de ellos son:

Pérdida de tiempo, ya que los analistas deberán recopilar manualmente toda la información que encuentren, cuando podría hacerse automáticamente;

• Incompletitud y desconfianza en la información, ya que siempre es posible que algún punto importante no se haya registrado o se haya ingresado mal;
• Falta de estandarización del almacenamiento, ya que cada empleado archiva los documentos según criterios personales, que no necesariamente son los más intuitivos ni los más eficientes;

Es fundamental que los trámites relacionados con la homologación de potenciales proveedores estén totalmente registrados de forma automática en una plataforma centralizada. Esto asegura la transparencia del procedimiento y construye un historial no sólo para consultas cuando es posible la contratación, sino también para auditorías, por ejemplo.

3. Evaluaciones desactualizadas

La evaluación de proveedores no es una actividad que deba realizarse únicamente al momento de construir el registro. Es fundamental que estos registros sean actualizados periódicamente, tanto por el potencial contratado como por la empresa.

Algunos de los riesgos de las evaluaciones obsoletas incluyen:

• Pérdida de tiempo al considerar la contratación de proveedores con base en información que ya no refleja la realidad del mercado o las actividades que realiza;
• Desconocimiento de experiencias de contratación previas por parte de la propia empresa, especialmente cuando no existe comunicación entre las áreas que gestionan los contratos y el sector de Compras;

Este último riesgo es uno de los más graves, ya que la mejor fuente de información sobre un determinado contratista son precisamente los departamentos que ya se han ocupado directamente de la ejecución de un contrato anterior. Desestimar estas experiencias previas es insistir en errores ya conocidos, perpetuando contrataciones ineficientes y todos sus efectos nocivos en las operaciones.

netLex: la solución de gestión de proveedores

Como hemos visto, la cadena de suministros es, en sí misma, una fuente de riesgo y algunas prácticas de gestión solo agregan más complejidades a esta tarea.

La buena noticia es que, con netLex, es posible neutralizar los peligros de estas ineficientes rutinas, garantizando, de forma sencilla y segura, la estandarización de registros y formularios de evaluación, el registro integral de todos los pasos de los trámites, en además del mantenimiento de información actualizada y fiel a las experiencias de la empresa.

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