No escoger es una elección. Es lo que todo gerente aprende, casi siempre en la práctica. Para ayudar en estos contextos donde es necesario tomar una decisión, se crearon varias fórmulas, entre ellas la fórmula del ROI.
ROI es un acrónimo en inglés de la expresión Return Over Investment , en español, Retorno de la Inversión. Calculado a partir de variables como los ingresos obtenidos y el costo de la inversión, cuanto mayor sea el ROI, mejor será la inversión.
El problema, sin embargo, es que el cálculo del ROI a menudo ignora un punto importante de la toma de decisiones: el costo de no elegir. Cuando estos daños se resuelvan, lo que era costo puede incorporarse a los ingresos generados por la inversión, beneficiando aún más a la empresa en su conjunto.
En este texto vamos a entender mejor este concepto y aprenderás 4 formas de cuantificarlo en la gestión de contratos.
Cálculo del ROI del software de gestión de documentos
El cálculo del ROI de los distintos sistemas de gestión documental, incluidos los contratos, se suele realizar teniendo en cuenta la fórmula tradicional:
En la variable “Costo de inversión”, las empresas suelen incluir información como el precio del software que están considerando, ya sea la tarifa mensual de SaaS o el costo de contratar desarrolladores para crear su propio sistema. En el primer caso, también incluyen posibles costos de implementación, mientras que en el segundo caso, será necesario mantener una estructura para apoyar el soporte y la manutención del programa.
Sin embargo, lo que a menudo se deja de lado son los llamados “costos de no hacer nada”. En el caso de la gestión de contratos, pueden ser sustanciales, como verás en este texto.
¿Cuáles son los costos de no hacer nada?
El concepto de “costo de no hacer nada” es bastante intuitivo: son las pérdidas sufridas cuando no modificamos una realidad. Para aquellos a quienes les gusta el latín, es el costo de la manutención del status quo.
Es importante entender este punto dentro del contexto de los costos de oportunidad. Este término designa los beneficios a los que usted renuncia al tomar una decisión.
Por ejemplo, un escenario simple de contratación de un proveedor de software en el que hay dos candidatos, uno con mejor precio y otro con mejor calidad. En algunas situaciones, puede ser mejor apostar por la calidad, rechazando al proveedor con el mejor precio. Esto hace que el precio sea el costo de oportunidad de la calidad. En otros casos, sin embargo, la empresa puede elegir el mejor precio y seleccionar al otro socio. Esto invierte el escenario, haciendo de la calidad el costo de oportunidad del precio.
El costo de no hacer nada es un tipo de costo de oportunidad. En este caso, sin embargo, la empresa sigue un tercer camino: en lugar de elegir entre calidad y precio, pospone la contratación. Esto convierte tanto la calidad como el precio en los costos de oportunidad de esta decisión.
Ahí está el círculo de la cuestión: la inclinación a mantener las cosas como están transforma todas las oportunidades posibles en costos. Por lo tanto, esta decisión necesita ser muy bien explicada. El problema es que esto no siempre es la regla.
Por qué los gerentes terminan decidiendo “no hacer nada”
Incluso entre los gerentes que están comprometidos con la mejora de sus equipos, hay varios factores que pueden lograr que no tomen decisiones en contextos específicos. Algunos de ellos incluyen, por ejemplo:
- Inercia: la tendencia a seguir haciendo todo como ya se está haciendo, que se puede resumir en el dicho “en un equipo ganador no se cambia”.
- Exceso de trabajo: a los líderes de equipos muy ocupados, con demandas siempre urgentes, les resulta difícil incluso tomar iniciativas que puedan mitigar este escenario.
- Presión para reducir costos: una constante en la mayoría de las empresas, lleva a los gerentes a invertir en alternativas que muchas veces son insuficientes.
- No percibir oportunidades: los administradores no siempre son capaces de priorizar la tarea de mantenerse al día con el mercado, ni las soluciones que se están desarrollando adoptadas por otros players.
Para complicar aún más este escenario, estos factores a menudo aparecen en conjunto.
El exceso de trabajo dificulta la búsqueda de nuevas soluciones en el mercado, lo que favorece la inercia, por ejemplo. O la presión por reducir costos aumenta la percepción de riesgos por parte de los gerentes al tomar una decisión sobre la contratación de una nueva herramienta, lo que también puede conducir a una “no decisión”.
Hay un factor que tiende a hacer que los gerentes continúen evitando el cambio: la percepción errónea de que “no hacer nada” no genera, por regla general, pérdidas. Esto no siempre es cierto, especialmente en el caso de la gestión de contratos.
Cuatro costos de no mejorar la gestión de contratos
La gestión de contratos es una actividad rutinaria. Sin embargo, como todos saben, los procesos que tienen esta frecuencia “cotidiana” también están muy influenciados por la inercia, las exigencias excesivas, la presión por reducir costos y muchos otros factores que terminan impidiendo los cambios.
Aun así, es necesario superar estas fuerzas y buscar siempre oportunidades de mejora, ya que los costos de “no hacer nada” en el caso de la gestión de contratos son muchos. Vea aquí cuatro de ellos.
1. Pérdida del 9,2% de los ingresos totales de la empresa
La investigación realizada por World Commerce and Contracting concluyó que hasta el 9,2% de los ingresos de la empresa se pueden perder debido a una mala gestión de contratos. Es importante señalar que este mismo estudio indicó una variación del sector en porcentaje de pérdida:
- En la industria del Petróleo y Gas: hasta el 14,5%
- En la industria aeroespacial y de defensa: 9,83%
- En manufactura: hasta 6%
- Entre telecomunicaciones: 5,43%
- Entre los proveedores de servicios, consultoría y outsourcing: 4,86%
Estas situaciones se manifiestan en varias dimensiones, desde retrasos en proyectos hasta churns y demandas judiciales. Por ejemplo, el ingreso bruto anual de la empresa es de alrededor de 10 mil millones de dólares, esto significa que el costo de no hacer nada sobre las ineficiencias en la gestión de contratos puede significar una pérdida de hasta 92 millones de dólares.
Por otro lado, la adopción de un software de gestión de contratos puede significar la preservación de este porcentaje de ingresos. ¿Alguna vez has imaginado tu bottom line de fondo con 92 millones de dólares más?
Para entender mejor cómo funciona este tipo de sistema en: CLM: qué es y cómo la tecnología puede beneficiar a tu empresa
2. Pérdida de hasta el 40% del valor de los contratos
A la pérdida de hasta el 9,2% de los ingresos totales de la compañía se suma una serie de pequeños daños que van desde el valor del contrato hasta cuestiones operativas. En la dimensión de los acuerdos en sí, una encuesta de KPMG indicó que entre 17% y 40% del importe esperado con los documentos se puede perder debido a una mala gestión.
Considerando otro estudio, realizado por World Commerce and Contracting (WCC), que concluyó que el valor promedio de un contrato simple gira en torno a 6.900 dólares, y la de un contrato complejo puede llegar hasta 49.000 dólares, los costos de no hacer nada para mejorar este escenario son:
- En cuanto a los contratos simples: entre 1.173 dólares y 2.760 dólares por documento
- En relación con los contratos complejos: entre 8.330 dólares y 19.600 dólares por documento
Es evidente que cada empresa trabaja con sus propios tipos de contratos, cuyos valores pueden diferir de la base indicada por el WCC. Sin embargo, estos parámetros son buenos puntos de partida para evitar el problema de la ineficiencia a lo largo del ciclo de vida de documentos como estos.
Entienda más sobre este cálculo y cómo revertir esta situación en: Los contratos como articuladores entre diferentes áreas de la empresa
Al igual que en el caso anterior, el uso de un software de gestión documental elimina las ineficiencias que tanto cuestan a tu empresa, lo que también puede ser considerado como una ganancia a efectos del cálculo de tu ROI.
3. 50% de pérdida de tiempo en el ciclo de vida del contrato
Según una investigación realizada por Goldman Sachs, incluso el 50% del tiempo entre la redacción y la firma de un contrato se puede reducir utilizando un software específico para la gestión de estos documentos. Esto significa que si, en promedio, el tiempo de aprobación de un contrato es de 3 semanas, este intervalo podría ser reducido a 10 días. Los clientes de netLex han podido reducir este plazo en algunos casos incluso a 24 horas.
En este caso, la máxima “el tiempo es dinero” se vuelve aún más verdadera. Ahora, según datos del WCC, las grandes empresas sufren pérdidas de hasta $ 215,000 por día ya que se retrasa la negociación y gestión de múltiples contratos.
Si sus empleados dedican más tiempo del necesario a lo largo del ciclo de vida de los contratos, significa que:
- En el caso de equipos Ventas: no pueden captar más clientes potenciales, perdiendo el potencial de crecimiento en la base de clientes
- En el caso de la zona de Suministros: no pueden contratar rápidamente, lo que puede perjudicar la producción y otras actividades;
- En el caso del equipo Legal: tienen su tiempo comprometido en analizar y revisar contratos y no pueden dedicarse a otras actividades que generan más valor.
Todo eso socava el potencial de crecimiento de tu empresa
4. Aumento de la facturación
Este es un costo, en un principio, difícil de atribuir directamente a la gestión de contratos, pero es posible afirmar que se trata de un factor importante. Cuando estos documentos son parte importante de la rutina de los sectores, como es el caso de los equipos de ventas, adquisiciones y legal, por ejemplo, los flujos de gestión ineficientes pueden generar reelaboración, tensión y ansiedad entre sus empleados.
Estas fueron situaciones verificadas, por ejemplo, por Raíssa Senra, Gerente Legal de Take Blip, antes de comenzar a usar netLex. Más información sobre el caso de uso en: Cómo la startup Brasileña Take Blip aumentó 300% el volumen de contratos gestionados.
El desgaste empeora cuando el flujo involucra a otras personas y es necesario involucrar a otros compañeros. Es el caso, por ejemplo, del comprador que necesita la ayuda de un abogado para analizar una cláusula propuesta por un proveedor: la urgencia sumada a la falta de visibilidad en el flujo, los plazos desfasados y la comunicación descentralizada también pueden contribuir a la desmotivación de los implicados.
Por lo tanto, estas pérdidas deben estar en el radar de los gerentes, ya que pueden reducir la tasa de retención de talentos, generar rotación y aumentar los costos con prospección y capacitación de nuevos colaboradores.
Calcule correctamente el ROI de su software de gestión de contratos
Si está buscando un ROI para respaldar su proceso de toma de decisiones, es importante considerar tanto los costos de las opciones en sí como los costos de no elegir. Sin este punto complementario, no puedes organizar tus prioridades ni tener una visibilidad completa sobre tus opciones.
En el caso del software de gestión de contratos, la indecisión perpetúa el prejuicio que va desde los ingresos totales de la empresa hasta el aumento de la rotación de empleados. Es importante considerar estos aspectos para priorizar adecuadamente la adopción de esta tecnología e incluso visualizar posibles ganancias concretas derivadas de la reversión de este escenario de ineficiencia.
¿Quiere entender mejor los costos y beneficios de un sistema de gestión de contratos para su empresa? ¡Póngase en contacto con nuestros expertos y programe una demostración!
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