Continuando con nuestra serie de textos sobre las ventajas de automatizar documentos para agilizar el ciclo de ventas, hoy vamos a hablar de la aplicación de esta tecnología a la elaboración de propuestas comerciales.
Si no has visto el primer artículo de esta serie, léelo aquí: Automatización de contratos: la estrategia que acelera tu ciclo de ventas
Es cierto que no todos los equipos comerciales trabajan con propuestas comerciales. Existen algunas transacciones más sencillas que se pueden formalizar con contratos de adhesión u órdenes de compra. Sin embargo, en el caso de servicios más complejos o bienes de alto valor, las propuestas forman parte de la rutina de venta.
En tales casos, no es exagerado decir:
La presentación de propuestas comerciales moviliza mucha expectativa.
Después de todas las conversaciones, registros, demostraciones, y todo su compromiso para demostrar el valor generado por el producto o servicio, es hora de discutir los valores, los plazos, el alcance y las entregas. Este también es un paso estratégico, que requiere personalizar la propuesta para conciliar lo que genera más interés para el comprador, pero también que respete las directrices de la empresa.
Entiende ahora cómo lograr este saldo de millones utilizando una herramienta que automatiza documentos como netLex.
Automatización de términos estándar de propuestas comerciales
A lo largo del ciclo de ventas, ya recolectó información diversa que ayudarán a orientar las variaciones de la propuesta.
En un ejemplo simple, imagina una empresa que arrienda vehículos y le está presentando a otra empresa la posibilidad de arrendar toda una flota. Al preparar la propuesta, algunos factores a tener en cuenta al redactar el documento incluirán el tipo de vehículo, el tiempo de arrendamiento y varios otros elementos, ¿no?
Sin automatización, debe buscar una propuesta estándar y ajustar las condiciones para reflejar la realidad de ese cliente específico.
Algunos de los daños que genera esta forma de trabajo incluyen:
- Retraso en la preparación de propuestas
- Errores en la transcripción manual de datos de clientes
- Colocar condiciones incorrectas en la propuesta
- Uso de plantillas de propuestas que no son las más actualizadas
En diferentes grados, cada uno de estos problemas tiene el potencial de crear desgaste para los clientes o dañar su propia carrera. Una cosa es disculparse por equivocarse en la dirección del prospecto. Otra cosa es enviar una propuesta con precios desactualizados y tener que explicárselo a su gerente.
En comparación con este escenario manual, ¿cómo funciona la automatización?
En lugar de completar el documento manualmente, responde un formulario con toda la información relevante para definir el esquema de la propuesta. Mientras tanto, netLex ya fue programado para interpretar estos datos y sus respectivas consecuencias sobre el texto.
Siguiendo con nuestro ejemplo anterior, uno de los factores que probablemente influye en el precio del alquiler es la duración del arrendamiento. Supongamos que la empresa tiene una tabla que indica que el precio de alquiler por un año es X y por cada año adicional se suma Y al valor. El formulario contendrá la pregunta "¿Cuál será la duración del contrato de arrendamiento". Con netLex se programará para capturar esta respuesta, hacer los cálculos necesarios como se indica en la tabla y reflejar en el contrato no solo el plazo del arrendamiento, sino también el precio.
Estos son algunos de los principales beneficios del uso de esta tecnología:
Ventajas de la automatización de propuestas
- Conformidad: todas las propuestas salen de acuerdo con las condiciones pre aprobadas por la empresa
- Agilidad: el documento se genera automáticamente a partir de la simple cumplimentación del formulario
- Corrección: hay menos posibilidades de errores ya que no hay necesidad de hacer operaciones matemáticas o escribir documentos manualmente
Bonus: ¿Es posible integrar su CRM, como Salesforce, con netLex! De esa manera, cuando complete el formulario, ¡una parte de las respuestas ya se habrá extraído directamente de su base de clientes! Conozca más aqui.
¡Además de las propuestas, también puede automatizar la redacción de contratos! Obtén más información en: Gestión de Contratos en Ventas: ¿estás creando problemas o soluciones?
Pero te estarás preguntando: ¿y cuándo debo dejar la propuesta estándar y darle a mi cliente una condición especial?
¡Esto también es posible con la automatización de propuestas!
Flujo de trabajo para cambiar y aprobar propuestas comerciales
No son sólo las propuestas estándar las que conforman la rutina de un vendedor. A menudo es necesario cambiar las condiciones para clientes estratégicos y someter esta modificación a la aprobación interna de la empresa.
Sin automatización, la aprobación de la condición a ofertar se suele hacer por correo electrónico o en el chat de la empresa, ¿no?
Pero esto genera una serie de problemas, como:
- Pérdida del historial de aprobación para ese cambio
- Falta de visibilidad sobre la frecuencia con la que se modifican las condiciones estándar
- Dificultad para monitorear la efectividad de la presentación de condiciones especiales
En comparación con este escenario manual, ¿cómo funciona la automatización?
Dentro de netLex, es posible crear flujos automáticos de aprobación de modificaciones de propuestas y enviar el documento a quien pueda decidir.
Aún hablando del ejemplo de alquiler de flotas de vehículos, imagine que su cliente potencial es una gran empresa con una demanda en constante expansión. Dado que dicha asociación sería extremadamente valiosa para su organización, sugiere que el gerente modifique la propuesta para que el contrato a largo plazo sea más atractivo.
En netLex, completa el formulario y sugiere una nueva redacción para la cláusula. A partir de ese momento, el sistema estará configurado para reenviar el documento a su gerente, quien podrá aprobar, desaprobar o incluso cambiar su sugerencia. Posteriormente, puede enviar la propuesta al prospecto.
Estos son algunos de los principales beneficios para su empresa:
Ventajas del flujo de trabajo de aprobación de propuestas automatizado:
- Histórico: todo el flujo de aprobación de condiciones modificadas se registra en netLex.
- Visibilidad: su gestor podrá tener visibilidad sobre todas las propuestas presentadas con variaciones en relación al estándar.
- Cumplimiento: su empresa está más segura ya que cada variación de propuestas seguirá un proceso de aprobación predeterminado
¡De esta manera, concilia las ventajas de la automatización de documentos con toda la flexibilidad que necesita para presentar siempre la mejor propuesta a sus clientes!
Estos son algunos casos de estudio de empresas que utilizan netLex para automatizar documentos en el ciclo de ventas:
- Isaac + netLex: ¿cómo debe ser el Legal de una Scale-Up?
- Take Blip + netLex: más sinergia entre el Departamento Legal y el equipo de Ventas
Una vez enviada la propuesta, ¡comienza la fase de negociación!Sigue nuestro blog para entender: ¿Hay alguna forma de negociar propuestas dentro de netLex? Spoiler: lo hay, ¡y se vuelve mucho más fácil!
La automatización de propuestas comerciales es con netLex
En este texto viste algunas de las principales ventajas de automatizar propuestas comerciales con netLex, entre ellas:
- Agilidad en la elaboración de propuestas comerciales
- Facilidad de aplicar las condiciones correctas
- Flexibilidad para adaptar la oferta cuando sea necesario
- Cumplimiento en la aprobación de modificaciones
- Registro completo del historial de autorizaciones de condiciones especiales
- Visibilidad para el administrador sobre los cambios aprobados
- ¡Conexión con tu CRM para reducir el trabajo manual y mucho más!
netLex es una plataforma utilizada por empresas líderes, desde ScaleUps hasta Fortune 500, para crear, aprobar, firmar y administrar sus documentos. También puede mejorar el ciclo de vida de sus contratos, conversa con nuestros expertos!
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