La presión por reducir costos y presentar resultados llegó al Departamento Legal, pero pocos abogados están preparados para enfrentarla.
La excelencia y el dominio de la ley ya no son criterios para distinguir a los profesionales de alto desempeño. La verdadera diferencia ahora es buscar formas de profesionalizar la gestión en el Departamento Legal, lo que implica comprender algunos conceptos de gestión de personas y proyectos. Uno de ellos es el “Apalancamiento Operativo”.
Además de la gestión, los abogados aprenden mucho de otras áreas de conocimiento. Obtenga más información en:
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En este texto, tendrá una descripción general de qué es el apalancamiento operativo, cómo se aplica este concepto al departamento legal y por qué la mejor manera de implementarlo en su rutina es invertir en tecnología.
¿Qué es el apalancamiento operativo?
En términos generales, el apalancamiento operativo es la relación entre los costos fijos y variables en función de la producción de una empresa.
- Costos fijos: aquellos que no dependen de la cantidad de productos producidos. Incluyen, por ejemplo, el precio del alquiler de la oficina, los salarios de los empleados, la compra de máquinas y otros;
- Costos variables: aquellos que dependen directamente de la cantidad de productos producidos o vendidos. Incluyen, por ejemplo, el costo de las materias primas, almacenamiento, transporte y otros.
Una manera fácil de identificar cuáles son los costos fijos y los costos variables en su rutina es hacer la siguiente pregunta: si no se produjera nada en el mes, ¿seguiría existiendo ese costo? En relación con gastos como salarios, incluso si no se detalla nada, esta cantidad aún se adeudaría a los empleados. Sin embargo, en el caso de los costos de flete, no se pagaría nada si no se enviaran unidades.
Una organización tiene un alto apalancamiento operativo cuando los costos variables son relativamente bajos, por lo que el aumento de las entregas solo tiene un efecto: la dilución de los costos fijos a lo largo de la producción.
Ejemplo 1: La industria telefónica invierte en infraestructura de distribución de señal, lo cual es un costo fijo considerable. Sin embargo, una vez construidas las torres de transmisión, el costo variable de agregar un nuevo acceso es bajo. Entonces, es posible ampliar la base de clientes sin aumentar los gastos, diluyendo mejor los importes fijos. Por lo tanto, este es un sector con un alto apalancamiento operativo.
Por otra parte, una organización tiene un apalancamiento operativo bajo cuando, proporcionalmente, los costos variables son altos y el aumento de la producción conduce a un aumento de los costos. En este caso, incluso la dilución de los gastos fijos no será suficiente para optimizar los gastos, porque también se suman los costos variables.
Ejemplo 2: el comercio minorista es un sector con bajo apalancamiento operativo, en general. Esto se debe a que, con el aumento de artículos vendidos, también es necesario ampliar la capacidad de stock de las unidades, aumentar los gastos de flete y hasta de embalaje, por ejemplo. En otras palabras: el aumento de la producción conduce directamente al aumento de los costos variables, y la dilución de los gastos en general no operan con la misma eficiencia.
Puede calcular el apalancamiento con fórmulas y análisis más sofisticados. Sin embargo, para efectos de este texto introductorio, sólo es necesario entender que, en cualquiera de los dos escenarios, sea de bajo o alto apalancamiento, las inversiones en productividad valen la pena para expandir actividades y llegar a nuevos mercados.
¿Y cómo es el apalancamiento del sector Legal?
Entendiendo el apalancamiento operativo del sector legal
El primer paso para entender el Apalancamiento Operativo Legal es identificar cuál es el producto del sector. Luego, necesitamos identificar los costos fijos y variables, para finalmente, verificar cómo se articulan con las entregas en el área.
Los principales productos del Departamento Legal son:
- Análisis de contingencias, riesgo y cumplimiento;
- Los contratos y documentos elaborados;
- Consultas brindadas a otros sectores de la empresa.
En esta línea se pueden incluir los resultados de la gestión de las oficinas exteriores, que también se incluyen en la cuenta del área.
¿Y cómo medir el costo de estos productos?
El factor más relevante en esta cuenta son los salarios de los abogados. Este costo es generalmente fijo en la medida en que no depende del número de entregas.
Los casos de costos variables surgen en escenarios específicos, como la bonificación por metas alcanzadas o incluso con el pago de honorarios a oficinas externas. Estos gastos dependen de las entregas y pueden adoptar formas y cantidades muy diferentes a criterio de la empresa.
La articulación entre producto y costo es más compleja en el caso del departamento Jurídico. Eso se debe a que el valor monetario de los entregables es difícil de medir, aunque el valor organizacional es inmenso. La mejor forma de analizar esta relación es, por tanto, comparando el coste por envío.
Cuando el costo fijo por entrega es bajo, la organización tiene un alto apalancamiento. Por otro lado, si el costo fijo por entrega es alto, el sector tiene poco apalancamiento. La mejor manera de lograr el primer escenario es reduciendo costos o aumentando la productividad.
¿Cuál es el reto del sector Legal en la optimización del apalancamiento?
El principal desafío para optimizar el apalancamiento operativo del Departamento Legal es la dependencia del trabajo manual y muy burocrático.
Algunas de las funciones de rutina en la mayoría de los departamentos legales son:
- Demandas recibidas de forma desordenada y en ocasiones incluso de más de una forma, como email, whatsapp, teléfono, personalmente, etc.
- Análisis manual e individual de cada solicitud, incluso en casos de solicitudes recurrentes;
- Falta de registros sobre negociaciones con clientes y el historial de información corporativa;
- Falta de visibilidad sobre las obligaciones a gestionar en los contratos;
- Ausencia de datos referentes a documentos u operaciones para la toma de decisiones.
Todos estos factores generan baja productividad. En la ecuación costo-entrega, esto socava el apalancamiento operativo del departamento Legal.
Revertir este escenario, conciliando la sostenibilidad de la empresa con la satisfacción del equipo, pasa por invertir en soluciones tecnológicas.
¿Cómo mejorar el apalancamiento operativo legal?
Si el apalancamiento operativo es la forma en que se articulan los costos fijos y variables en función de la producción, mejorar este factor implica intervenir en estos parámetros.
La tecnología es un coste fijo que provoca un gran aumento de la productividad y, en una dimensión organizativa, también genera una reducción general de los gastos. Por ello, ha sido la solución encontrada por muchos responsables de departamentos legales para generar resultados sin tener que presionar a sus empleados para aumentar la velocidad de las entregas.
Como dijo el ex CEO de Intel, Andrew S. Grove, en su libro “Gestión de alto rendimiento”:
"La automatización es una forma de mejorar el aprovechamiento de todo tipo de trabajo. Con la ayuda de las máquinas, los humanos pueden generar más resultados."
La principal ventaja de la automatización es eliminar la parte manual y burocrática del trabajo. Esto permite a los abogados dirigir su enfoque a actividades intelectuales que generen más valor para la empresa. Otros beneficios de la tecnología incluyen:
- Reducción del riesgo de errores y violación de las políticas de la empresa;
- Aumento de la velocidad de las actividades, cuya parte manual se deja al software;
- Estandarización de documentos, asegurando el uso de las versiones más actualizadas y completas;
- Extracción automática de datos directamente de los documentos para la generación de inteligencia;
- Creación de historial de comunicaciones y versiones de documentos, con fines de auditoría y cumplimiento.
Conoce en detalle cómo funciona la automatización de documentos en texto: Automatización de documentos: entiende qué es, cómo funciona y cuáles son las ventajas
Estos beneficios se traducen en optimizar la rutina de los profesionales del derecho. Eso es lo que señala la investigación de Thomson Reuters, según la cual la automatización ahorró el 82% del tiempo de los abogados.
Invertir en tecnología para aumentar el apalancamiento operativo del sector Legal
Cómo ha visto en este texto, el departamento Legal se ha visto cada vez más llamado a reducir costos y aumentar la productividad. En este contexto, los gerentes necesitan dominar importantes conceptos de gestión que les ayuden a tomar las decisiones necesarias.
La lógica del Apalancamiento Operacional es útil en la medida en que establece la relación entre costos fijos y variables en función de la producción del sector. Trasladando estos parámetros al contexto de los abogados, identificamos que, dados los costos fijos como los salarios, un aumento en la entrega de análisis, documentos y consultas podría mejorar mucho el apalancamiento del sector.
A menudo, sin embargo, la única forma de aumentar las entregas del sector parece ser contratar más empleados o presionar a los que ya están allí para obtener resultados más rápidos. La primera opción no siempre está disponible y la segunda ciertamente causa un gran daño a todos los involucrados.
La mejor manera de aumentar la productividad del sector legal es, en este escenario, invertir en tecnología. La automatización es un tipo de costo fijo que promueve el aumento de las entregas y genera ahorros en otros gastos, manteniendo la calidad del servicio y la satisfacción de los empleados. Todo ello, al final, optimiza el apalancamiento operativo del sector.
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