Un gran paso en la expansión de cualquier negocio es la decisión de abrir franquicias.

En México por ejemplo, el sector registró un crecimiento de 5% el 2021, siendo un sector clave para la recuperación de la economía después de la pandemia de Covid-19, donde esta área fue bastante afectada.

Para 2022, La asociación Mexicana de franquicias, prevé un aumento de:

• 8% de crecimiento del sector comparado con 2021;
• Más de 1550 marcas operando bajo el modelo de franquicias;
• Con un total de 90.000 mil unidades franquiciadas;
• Aportan 4.2 % del Producto Interno Bruto nacional;
• Generando más de un 1 millón de empleos directos.

Por otro lado, adquirir una franquicia también resulta atractivo para quienes buscan emprender o invertir.

De acuerdo con un estudio realizado por el Centro para el Desarrollo de la Competitividad Empresarial, en México, el 75% de las pymes fracasa antes de superar los dos años de edad. Entre las principales razones por las que esto sucede, está el hecho de que no logran generar los ingresos que necesitan para permanecer vivas, así como la falta de claridad en cuanto a sus objetivos e indicadores y la ausencia de una planificación integral. En el caso de las franquicias, el sector solo registra crecimientos, contando con la estabilidad, apoyo y experiencia del franquiciador.

En términos generales, un contrato de Franquicia empresarial es aquel mediante el cual una empresa, el Franquiciador, autoriza a otra, el Franquiciado, a utilizar su marca y otros activos de propiedad intelectual en un determinado espacio geográfico, a cambio de una remuneración calculada en base a lo pactado previamente.

Existen, dos partes principales en esta transacción, que asumen esencialmente las siguientes obligaciones:
Es importante señalar, sin embargo, que mucho más allá de la marca, el contrato de Franquicia implica también la cesión de los derechos de:

• Utilización de métodos y sistemas de implantación y administración empresarial;
• Uso de un sistema operativo desarrollado o propiedad del Franquiciador;
• Producción o distribución exclusiva o no exclusiva de productos o servicios.

La estructuración de una franquicia implica la articulación de al menos tres contratos relacionados.

Gestión de los tres documentos que estructuran una franquicia

Para estructurar una franquicia, en general, se necesitan tres instrumentos:

1. Circular de oferta de franquicia
2. Acuerdo de pre-franquicia
3. Acuerdo de franquicia

Cada uno de estos documentos requiere una gestión cuidadosa y específica.

De lo contrario, varios riesgos pueden amenazar el éxito no solo de la empresa Franquiciada, sino también la posición de la propia empresa Franquiciadora en el mercado. Estos posibles efectos adversos van desde la responsabilidad civil por daños hasta la depreciación de la marca y nombre del Franquiciado en el mercado.

Una de las técnicas de gestión más eficientes para prevenir riesgos como estos es Contract Lifecycle Management- CLM, en español la Gestión del Ciclo de Vida del Contrato. La premisa de este enfoque es gestionar los documentos desde el momento de la solicitud, pasando por la preparación, revisión y finalización, hasta el cumplimiento.

Sumado a la tecnología, como en el caso de las plataformas CLM, esta propuesta permite:

• Centralización de todas las etapas del ciclo de vida de un documento en un entorno digital y seguro;
• Registro completo de todas las versiones de los instrumentos, así como de las comunicaciones entre las partes y demás información relevante;
• Acceso rápido y simplificado a datos importantes para la gestión, incluidos los disponibles en otros sistemas con los que es posible estructurar integraciones;

Conoce más sobre estas y otras ventajas en el artículo: CLM: qué es y cómo la tecnología puede beneficiar a tu empresa.

Si ya conoces lo que és un CLM, vea cómo gestionar cada uno de los tres instrumentos que estructuran una franquicia:

1. Circular de Oferta de Franquicia (COF)

La importante decisión de adquirir una Franquicia debe tomarse con base en información completa, actualizada y confiable.

Por esto, la legislación Méxicana crea la obligación de la elaboración y entrega por parte del franquiciador, de la Circular de Oferta de Franquicia, fundamentado en el artículo 142 de la Ley de Propiedad Industrial

La legislación indica al menos trece puntos que deben ser cubiertos en el COF. La ausencia o inexactitud de cualquiera de estos datos puede perjudicar a la empresa Franquiciada y dar lugar a responsabilidad civil de la empresa Franquiciadora.

Por lo tanto, es fundamental para la regularidad de los COF que todos se emitan a partir de un modelo actualizado.

Gestión de una circular de oferta de franquicia

La mejor forma de garantizar esto, es automatizando la preparación y gestión de estos documentos. Esto está al alcance de las empresas franquiciadoras que utilizan el software CLM, con lo que garantizan:

• Creación de un modelo con control de cambios: es posible crear un modelo para ser utilizado para la elaboración de todos los COFs, controlando la facultad de cambiar su contenido y estipulando los datos que no se pueden modificar y los que pueden ser variables;
• Inclusión de información variable: se puede realizar desde cuestionarios intuitivos o desde bases de datos disponibles en otros sistemas con los que es posible la integración.
  
  

Una vez emitido el COF, siguiendo todos los parámetros legales, el futuro Franquiciado puede firmar un contrato de pre-franquicia.

2. Pré-contrato de franquicia

Este acuerdo es un tipo de contrato preliminar, en el que los potenciales Franquiciadores y Franquiciados se comprometen a firmar el contrato de franquicia en el futuro. Su objetivo es estructurar los derechos y deberes de las partes antes de que entre en funcionamiento la unidad de Franquicias.

Este no es un paso obligatorio, pero es común en la práctica empresarial. Hay dos ventajas principales de este instrumento:

• Otorga a las partes el derecho de exigir de la otra que celebre el contrato definitivo, salvo en los casos en que se haya pactado el derecho de arrepentimiento;
• Puede estructurar obligaciones que impliquen crear estructuras básicas para que la transacción futura sea exitosa.

Algunas de estas estructuras implican, por ejemplo, que:

• El franquiciado constituye la Persona Jurídica que recibirá la cesión de derechos de autor, distribución y producción;
• El franquiciado encuentra, alquila y prepara un espacio físico adecuado para la implantación de la unidad y de acuerdo con las instrucciones del franquiciador
• El franquiciado moviliza un equipo de empleados para iniciar actividades;
• El franquiciador ofrece y el franquiciado participa en la formación y cualificación;

Gestión de un contrato de pre-franquicia

Un acuerdo de pre-franquicia, como cualquier acuerdo preliminar, debe contener los elementos esenciales del acuerdo principal. Sin embargo, también es necesario que cuente con todas las particularidades que implica la preparación de las partes para que la futura transacción sea exitosa.

Al igual que el COF, este es un documento cuya elaboración y administración puede mejorar cuando se realiza a través de una plataforma de Gestión del Ciclo de Vida del Contrato.

Nuevamente, en este caso se aplican las ventajas de estructurar modelos estándar con control de modificaciones, además de la posibilidad de incluir información variable a través de cuestionarios intuitivos e integración con bases de datos de otros sistemas.

Algunos otros puntos interesantes son:

• Posibilidad de comunicación con el contratado a través de la plataforma, con registro completo de toda la información intercambiada;
• Creación de alertas para el seguimiento del período de validez;
• Gestión del cumplimiento de las obligaciones suscritas en un cuadro de mando simplificado, con extracción de datos para informes.

Como hemos visto, generalmente después del contrato de pre-franquicia las partes firman el contrato principal.

3. Contrato de franquicia

El principal instrumento que guía la relación jurídica entre Franquiciador y Franquiciado es, efectivamente, el contrato de franquicia.

Algunos de los puntos más relevantes que es necesario definir expresamente son:

1. Remuneración: puede ser en el formato indirecto, vía regalías por el uso de la marca y tecnología por parte del Franquiciado; o directa, con un porcentaje del resultado de la comercialización de productos o servicios en el mercado;

2. Aprendizaje constante: Lineamientos para la gestión y transferencia de tecnología, con capacitación permanente;

3. Parámetros de inspección del franquiciado: para asegurar el cumplimiento de los controles de calidad del servicio o producto ofrecido, la seguridad en el trabajo y otros criterios importantes;

4. Limitación de las condiciones de competencia: para proteger las expectativas de retorno de la inversión del Franquiciado, incluso con respecto al alcance territorial de la exclusividad y las sanciones en caso de incumplimiento;

5. Reglas de salida: muy frecuentes, limitan la actuación del Franquiciado en el mismo local o sector de la Franquicia por un tiempo determinado en caso de terminación del contrato;

Este es un acuerdo cuya ejecución también necesita ser monitoreada de cerca para asegurar que todas las obligaciones se cumplan estrictamente.

De lo contrario, un franquiciado que no esté alineado con las pautas generales del franquiciador puede poner en riesgo su calidad y reputación. Por otro lado, un Franquiciador que no cumpla con sus deberes de capacitación y transferencia de know-how puede terminar minando la eficiencia de la Franquicia en su conjunto.

Gestión de un contrato de franquicia

En resumen, todas las ventajas de un software de gestión de contratos para el COF o el contrato pre-Franquicia también se aplican al contrato principal. Vamos a ver:

• Elaboración automatizada: es posible estructurar un modelo a partir del cual se pueden crear todos los contratos de Franquicia.
• Flexibilidad para incluir información variable: se pueden incluir particularidades de acuerdos específicos a través de cuestionarios intuitivos o de integraciones con bases de datos de otros sistemas;
• Registro completo del historial del documento: todas las versiones negociadas, así como todas las comunicaciones intercambiadas entre las partes a través de la plataforma se registran completa y automáticamente;
• Alertas de plazos: creación de alertas para comunicar a las partes plazos de vigencia o para el cumplimiento de una determinada obligación contractual, como la realización de una inspección o rendición de cuentas;
• Gestión de cumplimiento: administración del cumplimiento de obligaciones, controles de calidad, parámetros de seguridad y otros criterios importantes a través de cuadros de mando simplificados;

Una plataforma CLM añade esta y muchas otras ventajas a la gestión de contratos de franquicia.
Gestión integrada del COF, el pré-contrato de franquicia y el contrato de franquicia

Una de las grandes ventajas de gestionar todos los documentos que componen la franquicia en una única plataforma de gestión documental es la posibilidad de extraer y cruzar datos importantes.

Este es el caso, por ejemplo, de datos que, por ley, deben divulgarse en el COF, como cuántos contratos de Franquicia existen actualmente y cuáles son sus respectivas áreas de exclusividad comercial.

Esto le ahorra la molestia de extraer manualmente esta información. Como estos datos se extraerán automáticamente de los documentos creados en la propia plataforma, también se garantiza un mayor grado de fiabilidad.

Software de gestión de contratos: una herramienta indispensable para las franquicias de alto rendimiento

Mantener franquicias de alto rendimiento, atraer más inversiones y potenciar la expansión de su empresa, implica el uso de herramientas que forman una estructura sólida de gestión de contratos.

Uno de ellos es netLex, un software que puede ayudar a su empresa a preparar y controlar el cumplimiento de las obligaciones señaladas en la Circular de Oferta de Franquicia, el pré-contrato de Franquicia y el propio contrato de Franquicia.

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