Toda organización necesita realizar un contrato en algún momento y al hacerlo, debe pasar por varios pasos antes de que el mismo pueda ejecutarse. El conjunto de estos pasos constituye el proceso de administración de contratos, tema que vamos a explicar detalladamente en este artículo. 

¿Qué es la Administración de Contratos?

La administración de contratos se refiere a la supervisión del ciclo de vida del contrato, así como a los pasos que se dan para lograr los resultados empresariales deseados, incluyendo la negociación de los términos y condiciones, el seguimiento del rendimiento contractual, la gestión de las modificaciones y hasta la rescisión. Además, la comunicación es fundamental para que todos los aspectos de esta función lleven al éxito en el proceso contractual.

Cualquier tarea que implique la supervisión de contratos suele ser competencia de los administradores de contratos. Esto incluye:

• Garantizar el cumplimiento, la aplicación de todos los términos de un contrato, incluidos los calendarios y los plazos de pago.
  
  
• Gestionar el proceso de presupuestación, incluyendo la elaboración de presupuestos y el control de los gastos.
  
  
• Revisar todos los contratos para comprobar su exactitud, el cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas de la empresa vigente.
  
  
• Analizar los datos financieros relacionados con los contratos para ayudar a tomar decisiones sobre cómo deben gestionarse.
  
  
• Documentar todos los aspectos de los acuerdos contractuales a fin de mantener un registro preciso de los mismos para que las partes implicadas en un acuerdo puedan consultarlo en el futuro.

Además tenemos dos escenarios:

• Antes de firmar un contrato: Solicitud y redacción, negociación, aprobaciones, firma;
• Después de la firma de un contrato: almacenamiento, “gestión y seguimiento del cumplimiento de las cláusulas”, renovación, seguimiento de caducidad.
  Los contratos son una parte importante de los negocios, pero a menudo pueden ser inadecuados bajo una supervisión manual. En este artículo definiremos las funciones de la administración de contratos, los desafíos de los procesos manuales y cómo se pueden encontrar soluciones con la tecnología.

Áreas clave de la administración de contratos

La función principal de este procedimiento es garantizar que todas las partes implicadas cumplan con sus obligaciones. Esto es una parte fundamental de cualquier transacción comercial.

Es necesario que los involucrados cuenten con un plan decisivo para maximizar el rendimiento de sus acuerdos. Simplificando el proceso independientemente del tipo o de sector de donde viene el contrato. Lo más importante es eliminar los puntos de fricción, actitud que contribuye a la promoción de prácticas estandarizadas que ahorran tiempo y reducen costos.

Las áreas clave para una administración de contratos eficaz son:

• Solicitud y elaboración del contrato
• Negociación
• Aprobación
• Firma
• Almacenamiento
• Gestión de las alteraciones
• Gestión de Obligaciones

1.  Solicitud y elaboración de contratos:

Durante la fase de creación de un nuevo contrato, la administración de los mismos garantiza que los procesos iniciales se comuniquen con precisión. Por ejemplo, si hay requisitos específicos sobre la cantidad de dinero que debe haber en una cuenta de depósito en garantía para determinados momentos de la ejecución del contrato, alguien tiene que asegurarse de que se cumplirán estos requisitos. Además, si hay un calendario de pagos, alguien tiene que comprobar que esos pagos se realizan en el plazo.

Durante esta fase es imprescindible que las partes interesadas, así como los departamentos internos involucrados, se mantengan informados durante todo el proceso de redacción.

Aquí es donde entra en juego el software de gestión de contratos, ya que proporciona un repositorio central para todos sus contratos, de modo que pueda encontrarlos y acceder a ellos fácilmente cuando sea necesario.

Frecuentemente esta comunicación es realizada a través de correos electrónicos o mediante hojas de cálculo. Estas herramientas son inflexibles y dependen de la intervención humana, sin contar que, con ellas, es imposible mantener un rastro o una línea de tiempo, por lo que a medida que las negociaciones y términos evolucionan, resultan cada vez más difíciles de encontrar, haciéndolo difícil tener un contexto de la información antigua. Para seguir el rastro de las negociaciones iniciales será necesario buscar manualmente el contenido entre cientos o hasta miles de correos electrónicos.

Esta falta de visibilidad puede dar lugar a errores costosos, así como a gastos legales innecesarios y tiempo dedicado a intentar resolver disputas con clientes y proveedores.

Sin embargo, una solución de gestión de contratos automatizados crea una única fuente de datos e información a través de un espacio de trabajo basado en la nube. Al utilizar un software de gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM), las empresas pueden mantener un registro histórico de todo el proceso documental, además la creación de minutas se hace de forma más ágil, ya que se usan plantillas estandarizadas para cada contrato, las cuales requieren ediciones mínimas que pueden ser efectuadas con un solo clic.

2. Negociación:

El lenguaje contractual muchas veces es ambiguo, especialmente para quienes no tienen formación jurídica, lo que hace una negociación contractual susceptible de disputas y otros problemas. Como resultado, la contratación puede estancarse en el proceso de negociación o revisión. La administración de contratos implica establecer estándares y rutinas con los equipos internos para evitar esto.

Cabe destacar que, dependiendo de la escala de la contratación, es muy difícil realizar un seguimiento, manteniendo la visibilidad tanto de las minutas, como de los comentarios de las partes de la negociación. De no estar alerta con este punto, puede volverse inmanejable si varias personas están trabajando en el mismo borrador sin una técnica adecuada.

Es importante comentar que la automatización reduce drásticamente el tiempo de contratación, ya que los flujos de trabajo agilizan este proceso de revisión legal y de negociación. Un Software CLM permite que las partes interesadas, tanto internas como externas, puedan mantenerse al día sobre el status actual del contrato, así como realizar los cambios necesarios. Inclusive, muchas de estas herramientas hacen integraciones con Microsoft Word, con el objetivo de que a los involucrados se les haga más fácil en términos de usabilidad.

3. Aprobación:

La aprobación de contratos puede demorar semanas o meses, dependiendo de la complejidad de los términos, la necesidades de las partes interesadas y los requisitos exigidos por los organismos reguladores.

Es necesario anticipar cualquier retraso. Incluso, esta etapa puede volverse aún más lenta por factores como: correspondencia retardada por correo electrónico, llamadas o mensajes de texto; confusiones sobre quién es el aprobador o dudas sobre el lenguaje que requieren mayor aclaración.

Un software de gestión de contratos ofrece una solución simple pero efectiva a este desafío: un sistema de notificaciones y alertas incorporado.

Actualmente, este tipo de soluciones CLM pueden enviar recordatorios automáticos a todas las partes interesadas que tengan una acción o un plazo pendiente. También es posible agilizar la comunicación por dentro de la misma, manteniendo un histórico como comentamos anteriormente. El objetivo principal es minimizar los retrasos en cada etapa del ciclo de vida de estos importantes documentos, además de asegurar las aprobaciones de una forma simple y segura.

4. Firma

La administración de contratos también tiene la tarea de manejar el proceso de firma. Cuando hay vários sectores involucrados en el proceso de firma, por ejemplo, de un nuevo contrato de construcción, donde deben firmar, en secuencia, el departamento de adquisiciones, finanzas y ventas, etc, las cosas se complican, ya que si aún se utiliza la firma manuscrita, es probable que el documento deba ser impreso un par de veces, escaneado y enviado por correo electrónico, formando todo un círculo vicioso que puede demorar semanas o meses solo en esta etapa.

Es posible acelerar esta fase con un software CLM. Definiendo un flujo de trabajo de firma, automatizando el proceso para hacerlo más ágil y eficaz, el resultado será que la cantidad de contratos firmados subirá exponencialmente, además de contribuir con las prácticas ESG, al reducir exponencialmente el uso de papel.

5. Almacenamiento

Los contratos contienen información confidencial, por lo tanto es muy importante determinar y monitorear el almacenamiento de los mismos, así como su accesibilidad.

La administración de contratos consiste en almacenar las informaciones de forma segura en una base de datos centralizada, con el objetivo de facilitar tanto el acceso como el seguimiento.

Si los contratos existentes son cientos o miles y se encuentran en un archivo manual o en carpetas de documentos dentro del computador, la simple búsqueda de una información se convierte en una tarea llena de inconvenientes, sin contar que no garantiza seguridad, ya que cualquiera puede acceder a los mismos.

Cuando se utiliza un software CLM, la compañía puede garantizar un almacenamiento seguro y eficiente, ya que el repositorio se encuentra dentro de la herramienta y solo pueden acceder los que tengan los permisos necesarios, que normalmente son dados por el key user.

Los usuarios que posean este permiso pueden ingresar en cualquier momento al repositorio y desde cualquier lugar. Con un ambiente categorizado, es posible encontrar todas las informaciones de un cliente en un solo lugar, mejorando notablemente el tiempo y el esfuerzo invertido en esta tarea.

Vea cómo la constructora Andrade y Gutiererez redujó 86% de tiempo en su validación contractual.

6. Gestión de alteraciones

Los términos del contrato van evolucionando naturalmente, estos requieren un flujo de trabajo flexible y personalizado. Una administración de contratos efectiva se esfuerza por mantener un registro, un histórico de todas las alteraciones realizadas en los contratos. Estos cambios van desde el alcance, alteración de cláusulas, pago, precios, términos, condiciones y cualquier anexo adicional.

El objetivo en todas las fases siempre será el mismo: garantizar que los miembros del equipo, los organismos involucrados y la contraparte estén al tanto de las alteraciones efectuadas en los contratos, con el fin de poder adherirse a las mismas.

Cuando se efectúa de forma manual, es realmente deficiente. Al involucrar un software CLM, como netLex por ejemplo, los errores humanos se minimizan al máximo, lo que vuelve posible visualizar las modificaciones en todos los contratos y hasta recibir alertas automáticas sobre las mismas.

7. Gestión y análisis de las obligaciones

Una gestión de obligaciones eficiente garantiza que se cumplan todos los términos descritos en el contrato.

La administración de contratos monitorea el desempeño del contrato a lo largo de su ciclo de vida, garantizando un proceso sin disputas por incumplimiento.

Los métodos tradicionales de contratación suponen un importante obstáculo para la gestión eficaz de las obligaciones. Sin herramientas de contratación automatizadas, no es posible establecer con precisión las obligaciones o el compliance, ni resolver problemas rápidamente, lo que podría conducir a resultados catastróficos.

Cuando se toma la decisión de implementar un software CLM, se obtiene acceso a informaciones sobre el rendimiento, a través del uso de paneles y dashboards. Inclusive estos datos pueden ser compartidos con la contraparte, trazando un camino hacia una asociación más transparente y con mejores resultados.

Gestión documental inteligente con netLex

Crear un proceso de contratación rápido, inteligente, compatible y seguro es clave para desarrollar relaciones comerciales a largo plazo que logren los resultados deseados. Sin embargo, en el mundo actual, los procesos manuales son finalmente insuficientes.

Con netLex, es posible crear plantillas para cada tipo de contrato, estandarizando este proceso tan importante. Luego la parte interesada, a través de un cuestionario intuitivo y rápido, puede generar toda clase de documento, siempre tomando en cuenta que esta etapa es totalmente personalizable, ya que la herramienta se adapta con la necesidades de cada cliente.

Utilizando Lex-in, un plugin que permite la automatización de un documento a través de Microsoft Word por netLex, el mayor beneficio es el de aprovechar la familiaridad con esta herramienta para aumentar la autonomía y agilidad de su equipo.

Esta solución facilita y agiliza todo el ciclo de vida de los contratos, ya que aparte de lo mencionado anteriormente, también cuenta con workflows personalizados, alertas y notificaciones automáticas, repositorios de documentos, dashboards, así como diversas integraciones vía API, que harán su día a día y el de sus colaboradores más fácil, permitiendo concentrarse en demandas que realmente requieran atención.

Si tiene dudas de cómo netLex puede ayudar a su empresa en la transformación de estos importantes documentos, contacte a nuestros especialistas, quienes estarán encantados de mostrarles en la práctica el funcionamiento.