Seja para resolver questões administrativas, financeiras ou até mesmo jurídicas, saber como fazer procuração é uma habilidade importantíssima para profissionais do setor jurídico. Porém, é comum que haja dificuldades no processo, especialmente se não existir um guia detalhado para a elaboração, contendo todas as informações que devem estar presentes no documento.
Confira a seguir um passo a passo simples e prático sobre como redigir uma procuração com eficiência e agilidade!
O que é uma procuração?
A procuração é um instrumento legal e formal por meio do qual uma pessoa autoriza o outro a agir em seu nome. Ou seja, é uma formalidade jurídica que outorga poderes de uma pessoa (conhecido como outorgante, quem passa poderes) à outra (conhecido como outorgado, quem recebe os poderes).
Quais são os tipos de procuração que existem?
Basicamente, nós podemos dividir as procurações entre dois tipos: as públicas e as particulares. Para que a procuração pública seja elaborada, o tabelião do Tabelionato de Notas (que não deve ser confundido com o Cartório de Registro Civil) registra a vontade das partes envolvidas e redige o documento.
Nessa procuração, podem ser definidos tanto o prazo de validade quanto os atos específicos que o procurador poderá realizar em nome do outorgante. Por possuir fé pública, esse documento é aceito em qualquer instituição e, caso seja apresentado à Justiça, mantém sua validade. Pode ser usada em diferentes situações, como: representação junto a instituições bancárias, venda de imóveis e outras.
O segundo tipo é a procuração particular. Nesse modelo, geralmente é necessário o reconhecimento das assinaturas do outorgante e do outorgado no Tabelionato de Notas, mas apenas quando houver exigência legal ou normativa.
Caso não seja desejado reconhecer firma, uma alternativa é solicitar uma cópia simples da carteira de identidade ou de outro documento apresentado pelo outorgado.
Vale ressaltar que, se houver qualquer dúvida sobre a autenticidade do documento, o reconhecimento de firma poderá ser exigido. No caso de uma procuração particular enviada por um advogado ao seu cliente, o reconhecimento de assinatura não é necessário.
Como fazer uma procuração?
Entender como fazer procuração pode ser algo bastante desafiador se você não estiver com as ferramentas e a orientação corretas. Por isso, separamos 7 passos simples para ajudar nessa missão!
1. Utilize modelos prontos
Sem dúvidas, uma das formas mais simples de fazer uma procuração é utilizar modelos prontos. Eles são padronizados e contêm grande parte das informações que devem ser inseridas no documento. Assim, você fica responsável por preencher apenas dados pessoais e inserir a parte dos poderes que estão sendo outorgados.
Alguns cartórios, portais e plataformas jurídicas disponibilizam modelos padronizados. Mas é importante ter cuidado! Nem todo portal é de confiança e alguns podem oferecer opções incompletas, o que pode prejudicar a validade jurídica do seu documento.
2. Conte com ferramentas online
A tecnologia facilitou (e muito!) o trabalho nos departamentos jurídicos das empresas e em todo o mercado. Uma das facilidades trazidas é a possibilidade de elaborar documentos de forma digital e automatizada.
Existem plataformas capazes de elaborar uma procuração em pouquíssimos instantes, a partir de um questionário simples e intuitivo, em que você preenche os dados do outorgado e outorgante, os poderes e demais informações. Em apenas alguns segundos, o documento é gerado.
O melhor é que esse tipo de solução assegura que a sua procuração atende aos requisitos jurídicos, garantindo segurança e eficiência para todas as partes envolvidas.
3. Opte por assinaturas eletrônicas
Assim como o uso de ferramentas online facilitou a geração de documentos, a assinatura digital tem se tornado uma alternativa prática e segura para validar documentos diversos, principalmente, procurações.
Com um certificado digital — emitido por uma autoridade certificadora reconhecida — você pode assinar um documento remotamente, sem que o outorgante e outorgado estejam presentes no mesmo local. Isso agiliza o processo e confere validade jurídica a um documento digital, tornando-o mais seguro contra fraudes.
4. Automatize a geração de documentos
Departamentos jurídicos de empresas que precisam emitir muitas procurações podem se beneficiar bastante da automação de documentos. Atualmente, existem softwares alimentados com os dados básicos uma única vez. A partir desse ponto, ele pode gerar inúmeras procurações de forma automatizada.
Isso funciona também com outros tipos de documentos, tais como contratos, declarações etc. Tudo isso é feito com rapidez e padronização, reduzindo a necessidade de trabalhos manuais e, principalmente, diminuindo erros que podem ocorrer na digitação ou inclusão de algum dado manualmente.
5. Armazene na nuvem
Guardar documentos em arquivos físicos pode ser muito arriscado. Afinal, as chances de uma procuração ser extraviada ou danificada são muito grandes nesses casos. Uma alternativa muito interessante é o armazenamento na nuvem.
Com esse tipo de ferramenta, você consegue acessar suas procurações a qualquer momento, independentemente do local onde estiver. Um computador com conexão à internet é tudo que você vai precisar para ter acesso ou compartilhar seus documentos.
Além de facilitar o acesso ao documento a qualquer momento e de qualquer dispositivo, isso permite compartilhá-lo rapidamente com terceiros, como advogados, empresas e órgãos públicos. Algumas plataformas também oferecem backups automáticos, garantindo a proteção do seu acervo.
6. Verifique a conformidade legal
Para uma procuração ter algum valor, ela deve contar com validade jurídica. Cada tipo tem requisitos específicos que devem ser atendidos para o documento ser aceito e gerar os efeitos desejados. Por exemplo, alguns casos exigem o reconhecimento de firma, enquanto outros podem ser utilizados apenas com a assinatura simples do outorgante.
Antes de finalizar o documento e enviá-lo para a assinatura das partes, é importante verificar se ele está com todas as informações obrigatórias devidamente preenchidas, se os poderes concedidos estão descritos corretamente e as exigências da legislação vigente foram atendidas.
7. Integre os sistemas
Em diferentes pontos deste artigo, citamos ferramentas e plataformas digitais que auxiliam o processo de como fazer procuração. Portanto, é interessante que você invista em tecnologias que possam ser integradas.
Plataformas como CLMs que conectam sistemas jurídicos, administrativos e financeiros podem automatizar o processo de emissão e acompanhamento da validade de procurações e demais documentos. Isso garante que nenhuma procuração expire sem a devida atualização.
Quais são os cuidados essenciais ao elaborar uma procuração?
O primeiro cuidado que você precisa ter é garantir que a procuração cumpra seu propósito corretamente. É possível fazer isso com clareza ao definir os poderes concedidos, evitando ambiguidades que possam gerar dúvidas. Nesse caso, é importante ter conhecimento jurídico para elaborar esse tipo de documento.
Além disso, verifique se o documento precisa de reconhecimento de firma ou registro em cartório. Se você ou alguém do seu escritório for outorgante, procure um outorgado de confiança. Lembre-se que ele é quem receberá os poderes para agir em nome de outra pessoa.
Por fim, independentemente da forma como o documento for elaborado, sempre revise atentamente cada um de seus pontos antes da assinatura. Fazer isso garante que ele esteja correto e com a devida validade jurídica.
Para finalizar, nós concluímos que saber como fazer procuração produtivamente não é algo complexo. Seguindo os passos corretos e empregando os cuidados necessários, é possível garantir um documento claro, válido e juridicamente seguro, evitando complicações futuras.
Quer saber mais como os softwares podem auxiliar na geração e gestão de documentos jurídicos? Entre em contato conosco e entenda como podemos ajudar!
