Quando o assunto é cadeia de suprimentos, a maior parte das pessoas pensa em armazenamento, logística e transporte. No entanto, um dos pontos mais importantes para o alinhamento dessa frente de atuação da empresa é a área de compras.
A área de compras é a equipe responsável pela aquisição dos insumos no mercado, garantindo o fornecimento de materiais dentro do prazo e obtendo melhores condições de negócios. Todas essas atividades têm um elemento em comum: a boa negociação e gestão de contratos para garantir que os fornecedores cumpram os requisitos necessários e executem as obrigações conforme foram acordadas.
Por muito tempo, o foco desse time estava concentrado na redução dos custos ao longo da cadeia de suprimentos. Porém, a pressão para conseguir os melhores materiais ao menor custo gera, em muitos casos, grande sobrecarga dos compradores. Diversas ineficiências na rotina de trabalho agravam ainda mais essa situação.
No texto de hoje, você entenderá em profundidade como reverter essas ineficiências e trazer mais resultados para o time de compras. O ponto central está na implementação da transformação digital, com o objetivo de tornar mais assertiva a atuação deste importante departamento da sua organização.
Priorizar compras estratégicas é garantir a disponibilidade dos bens e serviços necessários à produção de forma econômica e dinâmica. Na prática, isso significa que os responsáveis pelo setor de compras precisam ser capazes de:
Para isso, é essencial que a gestão tenha acesso rápido a dados relevantes e estratégicos.
Essa é a avaliação dos gestores entrevistados pelo Hackett Group em 2022. Enquanto 61% deles indicaram que suas empresas tinham iniciativas de transformação digital, a maioria identificou que o foco em dados era essencial para o sucesso. Outros pontos ressaltados foram a própria escolha de tecnologias adequadas e a retenção de talentos.
Algumas das principais fontes de dados para gestão estão disponíveis nos contratos que regem o relacionamento entre empresa e fornecedores, como:
Esses dados são preciosos para os gestores da área de compras, na medida em que permitem que tomem decisões estratégicas sobre os fornecedores da companhia e a sua abordagem no mercado.
Porém, na prática, obter esses dados é muito difícil. Os desafios começam já na localização dos documentos que, muitas vezes estão perdidos em:
Ainda que os arquivos sejam localizados, há um segundo empecilho: será necessário extrair manualmente de cada documento os dados necessários para a elaboração da estratégia. Entretanto, atribuir a um colaborador a tarefa de compilar essas informações é entregar-lhe uma função tediosa, lenta, marcada pelo retrabalho e pelo desestímulo.
Se o seu objetivo como gestor é pensar e agir de forma mais estratégica, otimizando o desempenho e, porque não, a felicidade do seu time, é essencial reunir os contratos em um só lugar e automatizar a extração dos seus dados.
Armazenar contratos em um repositório centralizado e em formato digital permite que as empresas acessem com facilidade informações importantes sobre a aquisição de suprimentos.
Isso é possível usando soluções inteligentes de gerenciamento do ciclo de vida dos contratos, como o netLex. A plataforma possui tecnologia para otimizar cada etapa dos seus acordos, desde a negociação, passando pela elaboração e assinatura, até o arquivamento, gestão de obrigações e extração de dados para inteligência.
Algumas das funcionalidades da plataforma, que ajudam a reduzir custos e apoiam a equipe de compras na construção de relacionamentos de qualidade com os fornecedores, são:
Para mais informações sobre gestão de contratos e fornecedores, não deixe de ler:
O objetivo de toda essa transformação digital é tornar mais simples e segura a gestão dos seus contratos com fornecedores, equipando seu time de compras com a tecnologia necessária para lidar com os desafios da profissão.
A digitalização de contratos pode ajudar os gerentes de compras a adotar uma abordagem mais estratégica. Assim, é possível expandir seu foco para além da redução de custos, focando na otimização de todo o processo de compra e tomada de decisões.
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