O CLM no consultivo: ajudando o Jurídico a ser um parceiro de negócios efetivo

É natural que os colaboradores de diversos setores da empresa tenham dúvidas jurídicas no dia a dia. Essas questões podem ir desde uma cláusula em uma minuta de fornecedor, que parece excessivamente onerosa, até a incerteza sobre a legalidade de coletar algumas informações à luz das leis de proteção de dados.

A companhia, por sua vez, tem interesse em mapear e mitigar os riscos jurídicos aos quais está exposta. É muito comum que a adoção de uma rotina irregular fique acobertada em um dos setores da corporação, até emergir na forma de grandes litígios ou prejuízo reputacional. Nesse ponto, há pouco o que fazer além de enfrentar as consequências adversas.

Por isso, a função consultiva é absorvida pelos departamentos jurídicos de forma bastante espontânea e necessária. Basta que a empresa tenha um advogado interno ou um escritório contratado para que surja a expectativa de que esses profissionais esclareçam dúvidas e supervisionem procedimentos em geral.

Executar essa tarefa nem sempre é tão simples quanto parece, e gerir esse fluxo de forma ineficiente pode prejudicar uma atribuição essencial para a segurança jurídica e para o bom funcionamento da empresa.

Três ineficiências mais comuns na Consulta ao Jurídico

É possível que a simples ideia de consultar o departamento Jurídico dê espaço a sentimentos conflitantes. Quando uma resposta é bem apresentada e gera valor para a empresa, a Diretoria, o departamento solicitante e os próprios advogados ficam satisfeitos e têm uma sensação de dever cumprido. Quase faz esquecer como muitas vezes é difícil chegar até esse desenlace positivo.

Algumas das ineficiências mais comuns já começam na linha de largada:

Assimetria informacional

O setor demandante tem alguma noção do problema que deseja resolver, mas não sabe quais as informações que o departamento Jurídico precisará para compreender a situação e oferecer uma solução. Então, pecam pelo excesso ou pela falta.

No primeiro cenário, fica difícil entender a história e detalhes importantes podem passar despercebidos nos longos e-mails trocados. No segundo, será necessário devolver a solicitação, pedindo mais informações, aumentando o tempo da consulta.

Há também elementos do cotidiano que o solicitante pressuponha serem de conhecimento do time do Jurídico, quando na verdade não são. Esses pontos podem englobar, por exemplo, particularidades do produto ou serviço comercializado pela empresa, sobre as quais os advogados têm apenas uma vaga noção, mas que são essenciais para compreender a demanda.

Essas situações traduzem assimetrias informacionais que tornam difícil a consulta ao Jurídico.

Falta de visibilidade

Uma vez enviado o e-mail, ou solicitada a complementação de informações, a demanda se torna praticamente irrastreável. A área solicitante não sabe quando pode esperar a resposta, e o Jurídico, se pede mais detalhes, também não tem previsibilidade sobre quando vai recebê-los.

Além disso, é raro que as áreas demandada e demandante mantenham registros confiáveis de todas as consultas requeridas e cumpridas.

Essa incerteza e falta de confiabilidade dos dados é provocada pela ausência de visibilidade sobre o fluxo da consulta. Como resultado, os colaboradores ficam mais ansiosos, o que se transforma em uma potencial fonte de atrito entre os setores da empresa.

Há a impressão generalizada de que uma área não entende a urgência da outra, ou que suas prioridades não estão alinhadas com as da corporação. Cada um atribui ao outro a pecha de “lento”, “gargalo das operações” e “fonte de riscos”, deteriorando a dinâmica da companhia como um todo.

Alocação ineficiente de trabalho

Dentro do departamento Jurídico, uma alocação eficiente de consultas levará em consideração a especialização dos advogados, o grau de complexidade da demanda, a relação daquele ponto com alguma outra questão anteriormente enfrentada, e outros.

Porém, essa reflexão é difícil de alcançar quando se recebe demandas via e-mail individual dos colaboradores, por exemplo. Ou, ainda que as demandas sejam centralizadas em um distribuidor, é possível que ele se torne um gargalo no fluxo se o trabalho não for otimizado.

A consequência desse arranjo improdutivo é o baixo aproveitamento das expertises dos juristas, a concentração de demandas e o sobrecarregamento dos funcionários.

Por esses e outros motivos, o fluxo de consulta ao Jurídico muitas vezes traduz uma relação de amor e ódio. O departamento demandante fica contente com as respostas que resolvem suas dúvidas, mas tem que atravessar um caminho pavimentado de ineficiências para chegar até essas soluções.

Mais eficiência no que está sob seu controle

Alguns fatores objetivos influenciam a complexidade do fluxo de consulta ao Jurídico. Eles envolvem, por exemplo:

Tamanho da empresa;
Número de possíveis áreas solicitantes;
Variedade das matérias da consulta;
Urgência das demandas

Esses pontos estarão presentes invariavelmente em qualquer fluxo de trabalho que estabeleça uma conexão entre o setor Jurídico e as demais áreas da empresa.

Não há muito o que o gestor possa fazer para mitigá-los e interferências neste sentido podem ser contraproducentes. Limitar o número de departamentos que podem apresentar demandas, por exemplo, vai reduzir a quantidade de questões levantadas, mas acabará por deixar desassistidas algumas áreas da empresa. Não é, portanto, uma boa solução a longo prazo.

Porém, nem todos os problemas são inerentes ao tamanho da empresa ou à natureza das consultas. As situações como assimetria informacional, falta de visibilidade e alocação ineficiente de trabalho podem ser solucionadas e até antecipadas a partir de softwares de CLM como o netLex.

A lógica do CLM, ou Contract Lifecycle Management, é administrar os fluxos de vida de documentos em perspectiva integral. No caso da consulta ao Jurídico, isso significa que o software coordena todas as partes do processo, desde a solicitação até a resposta, passando pela análise, eventual revisão ou até aprovação da posição pela Diretoria.

Um bom software de CLM, como o netLex, contém funcionalidades como:

Questionários intuitivos e simplificados, a partir dos quais quais é possível elaborar as consultas, assegurando que todas as informações necessárias à compreensão e resposta estarão disponíveis de antemão;
Workflows automatizados, que encaminham a demanda ao advogado especializado na área via plataforma e, caso seja necessário, ao supervisor para conferência;
Visibilidade e registro integral de todas as etapas do processo de consulta, inclusive quanto à prazos e usuários responsáveis pela análise;
Extração de dados para geração de inteligência, de forma a orientar a gestão sobre quantidade de demandas recebidas, área que solicita mais consultas, temáticas mais frequentes e outros.

O primeiro passo, então, é enfrentar os problemas que efetivamente estão sob o controle do gestor, e escolher um bom software de CLM para ajudar nessa tarefa. Isso liberta todo o potencial dos advogados da sua empresa, permitindo que gerem mais valor com atuação planejada e estratégica.

Para entender outros pontos que podem estar tensionando a relação do Jurídico com outros departamentos da sua empresa, leia mais em:

Departamento Jurídico: seu grande parceiro de negócios

Imagine se todas as áreas da sua empresa tivessem um canal rápido, simples e seguro de comunicação com profissionais do Direito. E que todas as questões apresentadas ali fossem recebidas, estudadas e respondidas de forma tempestiva, coerente e completa.

Esse cenário não só é possível, mas também traduz a verdadeira vocação dos advogados corporativos. Porém, a relação de amor e ódio que se forma ao redor da gestão ineficiente das consultas oculta esse potencial e faz com que seu Jurídico não seja visto como o parceiro de negócios que ele é.

São funcionalidades como as do netLex que ajudam a alcançar todo esse potencial, enfrentando com eficiência as principais causas do insucesso na gestão do fluxo de consulta ao Jurídico.

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