Assinatura eletrônica: o que é, como fazer e qual a validade?

Dentre todas as inovações tecnológicas que podem ajudar sua organização a obter os melhores resultados, uma das mais importantes é optar pelos documentos digitais em detrimento dos físicos.

Porém, como você vai ver neste texto, fazer todo o processo de criação e aprovação dos documentos na versão digital, mas ainda assim imprimir o arquivo na hora de assinar faz com que a sua empresa perca oportunidades e, pior, assuma riscos desnecessariamente.

Por isso, a assinatura digital eletrônica é uma ferramenta que se popularizou ao redor do mundo. Tão grande quanto o entusiasmo pela nova tecnologia foram as dúvidas que surgiram ao redor dela:

O que é uma assinatura eletrônica? Qual a diferença entre assinatura digital e eletrônica? Qual o passo a passo para ter uma assinatura eletrônica com certificado digital? Ela tem validade jurídica? Essa validade está restrita apenas à América Latina? Quem pode fazer uma assinatura eletrônica?

Esse cenário fica ainda mais complexo quando as empresas têm operações internacionais. Se nem sempre é fácil conhecer todos os detalhes da legislação nacional, que dirá ter visibilidade e domínio do idioma para se posicionar com segurança em relação a regras de outro ordenamento jurídico.

Ao longo deste texto, você vai ver as respostas para as suas principais dúvidas sobre validade das assinaturas eletrônicas. Confira!

O que é a assinatura eletrônica?

A assinatura eletrônica é utilizada para assinar documentos enviados digitalmente, eliminando a necessidade de assinaturas manuscritas em papel. Esse recurso pode ser aplicado em contratos, acordos legais, faturas, documentos financeiros e diversas outras finalidades.

Ela é uma versão digitalizada da assinatura de uma pessoa e serve como prova de que o signatário concorda com o conteúdo do documento. Além de ser uma solução legalmente reconhecida, a assinatura eletrônica garante segurança e praticidade, permitindo a formalização de vários documentos de forma digital.

Por que utilizar esse tipo de assinatura?

A assinatura eletrônica não é apenas uma alternativa digital à assinatura manuscrita—ela é a melhor opção para negócios que buscam eficiência, segurança e conformidade em seus processos documentais.

Em um ambiente corporativo dinâmico, onde tempo e rastreabilidade são essenciais, recorrer a métodos tradicionais significa atrasos operacionais, custos desnecessários e maior exposição a riscos jurídicos.

Qual é a diferença entre assinatura digitalizada, eletrônica e digital?

Agora que você já conhece algumas das principais vantagens do uso de assinaturas eletrônicas, vamos colocar foco sobre a terminologia para explicar a diferença entre “assinatura digitalizada”, “assinatura eletrônica” e “assinatura digital”.

1. Assinatura digitalizada

É a conversão do traço da assinatura física em uma imagem, por meio da digitalização.

Embora possa ser considerada válida em alguns países latino-americanos, não é o meio mais seguro para concluir um acordo, na medida em que a obtenção de garantias sobre a identidade do signatário é bem mais complexa. Em última análise, assim como na assinatura física, em caso de dúvida ainda seria necessária a identificação de marcadores grafotécnicos, por exemplo.

2. Assinatura eletrônica simples

Assinatura eletrônica simples é aquela que usa dados eletrônicos para confirmar a identidade do signatário.

Esses dados podem envolver, por exemplo, uma senha pessoal, biometria, envio de códigos por telefone, captura de imagem, IP do computador entre outros. As partes do contrato podem optar por indicar quais meios eletrônicos serão usados para confirmar a identidade dos envolvidos, ou o próprio provedor de assinatura eletrônica pode disponibilizar uma ou mais dessas opções para verificação dos signatários.

Aqui vale a ressalva: é comum se referir a todos os tipos de assinatura expostos neste texto como “assinaturas eletrônicas” de forma genérica. Para evitar confusões, pode-se indicar que o tipo específico de assinatura descrito neste tópico seria a assinatura eletrônica “simples”.

3. Assinatura digital

A assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica no qual a verificação da identidade do signatário é feita a partir de um certificado digital. Em alguns países da América Latina esse tipo de assinatura também costuma ser chamada de “Assinatura Eletrônica Avançada”.

Este instrumento funciona como um documento eletrônico de identificação pessoal do seu portador, cujos dados estão protegidos por criptografia e senha.

Esse certificado é emitido por uma entidade certificadora, que valida a identidade do titular. Cada país da América Latina tem sua própria autoridade certificadora, mas existem regras que reconhecem a validade de autoridades certificadoras estrangeiras.

Quais são as vantagens da assinatura eletrônica

À medida em que a validade das assinaturas eletrônicas vem sendo amplamente reconhecida e aceita ao redor do mundo, as vantagens desse tipo de tecnologia ficam cada vez mais evidentes.

Veja agora alguns desses benefícios:

1. Segurança na assinatura eletrônica e auditabilidade

Suponha que você assine um contrato físico e, depois de enviado, alguém altera uma cláusula sem que você perceba. Com a assinatura eletrônica, isso não acontece. Qualquer modificação no documento após a assinatura invalida o arquivo automaticamente.

A tecnologia por trás desse processo inclui criptografia avançada, autenticação multifator (como códigos enviados por SMS ou biometria) e certificados digitais. Isso significa que apenas as pessoas autorizadas podem assinar e qualquer tentativa de fraude pode ser rastreada. Empresas que lidam com dados sensíveis, como bancos e seguradoras, já utilizam esse sistema para garantir integridade e conformidade.

2. Redução de tempo nas negociações

Quanto mais distantes as partes estiverem entre si, mais demorada será a fase de assinatura de documentos físicos. Isso pode atrasar em semanas ou até meses a conclusão do acordo. Além do mais, isso cria também o risco de início da execução sem a apropriada formalização do compromisso.

Com as assinaturas eletrônicas, um contrato pode ser concluído em instantes por pessoas fisicamente localizadas em qualquer parte do mundo sem necessidade de deslocamento. Isso significa uma enorme redução no tempo das negociações e um ganho de praticidade para todos os envolvidos.

3. Redução de custos com assinatura digital

Os custos ocultos da assinatura manual incluem papel, impressão, envio, armazenamento e tempo administrativo. Um estudo da Electronic Signature and Records Association mostrou que empresas podem economizar entre 55% e 78,2% ao adotar assinaturas eletrônicas, eliminando gastos com logística e administração de documentos físicos.

Por exemplo, uma imobiliária que antes precisava imprimir contratos para cada locação agora pode gerenciar tudo digitalmente. Além de economizar com impressões e transporte, reduz riscos de extravio e necessidade de reimpressões.

4. Conformidade

Diferente da assinatura manuscrita, que pode gerar dúvidas sobre sua autenticidade, a assinatura eletrônica cria um rastro digital detalhado, registrando quem assinou, quando, onde e até o IP do dispositivo utilizado. Isso garante transparência e auditabilidade, reduzindo riscos de disputas legais.

Além disso, o uso da assinatura eletrônica já é regulamentado em diversas legislações globais, como a LGPD (Brasil), eIDAS (União Europeia) e ESIGN Act (EUA), assegurando sua validade jurídica em contratos comerciais, financeiros e administrativos.

5. Escalabilidade e integração

Empresas que lidam com grande volume de contratos, como seguradoras, bancos e corporações multinacionais, não podem depender de processos manuais demorados. A assinatura eletrônica se integra diretamente a sistemas de gestão (como CLM, CRM e ERP), automatizando fluxos de trabalho e permitindo um gerenciamento mais eficiente.

Por exemplo, em um departamento de RH que precisa formalizar centenas de contratos de trabalho, a assinatura eletrônica permite que documentos sejam enviados, assinados e arquivados automaticamente, sem necessidade de interação manual. Isso reduz falhas operacionais e melhora a experiência do usuário.

6. Maior eficiência e produtividade na gestão de contratos

A gestão de contratos pode ser um gargalo operacional para muitas empresas, especialmente quando envolve diversas partes, aprovações em múltiplos níveis e prazos rigorosos. O uso da assinatura eletrônica transforma esse processo, reduzindo o tempo gasto em tarefas burocráticas e melhorando a rastreabilidade dos documentos.

Com a assinatura eletrônica, os contratos podem ser gerados automaticamente dentro de um sistema de CLM (Contract Lifecycle Management), enviados para assinatura e arquivados de forma digital, eliminando a necessidade de processos manuais. Isso reduz falhas humanas, evita a necessidade de reenviar documentos por erros e garante que todas as partes envolvidas assinem na ordem correta.

Outro ponto importante é que com a assinatura eletrônica, é possível configurar lembretes automáticos para signatários e garantir que todos os prazos sejam cumpridos sem necessidade de cobranças manuais. Além disso, todas as versões do contrato são armazenadas digitalmente, evitando perdas de documentos e garantindo conformidade com auditorias e regulamentações.

Assinaturas eletrônicas na América Latina

Como você já pode imaginar, cada país da América Latina tem suas próprias regras em relação à validade jurídica de assinaturas eletrônicas.

Embora, em geral, todos eles reconheçam validade a esta nova forma de assinar documentos, entender, mesmo que em linhas gerais, algumas das principais diferenças é especialmente relevante para empresas com relações comerciais internacionais.

Veja abaixo algumas informações sobre a validade jurídica das assinaturas eletrônicas na Argentina, no Chile, na Colômbia, no México e no Peru.

Como funciona a assinatura eletrônica no Brasil

Passo a passo para criar uma assinatura com certificado digital válida no Brasil

1. Escolha um tipo de certificado digital

No Brasil, os certificados digitais são emitidos por Autoridades Certificadoras (ACs) credenciadas pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Os principais tipos de certificados para assinatura são:

A1 – Arquivo digital instalado no computador, com validade de 1 ano.
A3 – Dispositivo físico (cartão ou token USB), com validade de até 5 anos.
RemoteID – Certificado na nuvem, acessado por login e senha com autenticação de dois fatores.

2. Obtenha um certificado digital

Para adquirir um certificado digital:

Escolha uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada pela ICP-Brasil.
Agende um atendimento para validação presencial ou por videoconferência.
Apresente os documentos exigidos (CPF, RG, comprovante de residência, entre outros).
Após a validação, baixe e instale o certificado no seu computador ou dispositivo.

3. Escolha uma plataforma ou software para assinatura digital

Para assinar documentos digitalmente, você pode usar:

Soluções gratuitas: Assinador do ITI (https://assinador.iti.gov.br/), e-notariado (para cartórios), Gov.br (para assinaturas qualificadas).
Sistemas pagos: netLex e outros.
Softwares de assinatura PDF: Adobe Acrobat Reader, assinadores próprios das ACs.

4. Prepare o documento para assinatura

Converta o documento para PDF (formatos comuns para assinatura digital). Verifique se o documento está correto antes da assinatura, pois uma vez assinado, qualquer alteração invalidará a assinatura.

5. Assine digitalmente o documento

No computador: abra o software de assinatura, selecione o documento e escolha o certificado digital para assinar.
Na nuvem: acesse a plataforma escolhida, faça upload do documento e assine digitalmente.
No mobile: algumas soluções permitem assinatura diretamente pelo celular com autenticação via aplicativo.

6. Verifique a validade da assinatura digital

Use ferramentas como o Validar do ITI (https://validar.iti.gov.br/) para conferir se a assinatura está correta e vinculada à ICP-Brasil. O próprio Adobe Acrobat Reader exibe se a assinatura é válida e confiável.

7. Compartilhe o documento assinado

Após a assinatura, o documento pode ser enviado por e-mail ou armazenado em plataformas seguras para compartilhamento. Ele terá validade jurídica equivalente à assinatura manuscrita, conforme a MP 2.200-2/2001.

Como criar uma assinatura eletrônica simples

Aqui está um passo a passo de como fazer a assinatura digital no portal do Governo Federal.

Acessar o Portal de Assinatura Eletrônica usando a sua conta gov.br. Caso queira, você pode baixar o aplicativo gov.br.
É importante certificar-se de que a sua conta gov.br está validada para realizar a assinatura digital.
Caso você não possua uma conta gov.br, é necessário acessar o portal gov.br e criar uma conta “prata” ou “ouro”.
Depois de feito esse processo, realize o login na sua conta gov.br usando seu CPF e senha
Caso você tenha habilitado o código de verificação em duas etapas, insira o código recebido. Após o login feito, você será direcionado para a tela de "Assinatura de documento"
Em seguida, faça a adição do arquivo a ser assinado. Para isso, clique em “Escolher arquivo” e selecione um arquivo do computador, celular ou tablet.
Feito isso, clique no documento para definir onde a assinatura será posicionada. Em seguida, clique em “Assinar digitalmente” para validá-la.
Assine o documento e finalize o processo, baixe-o.

Como funciona a assinatura eletrônica na Argentina

Neste país, documentos firmados com assinatura eletrônica (simples) ou assinatura digital têm a mesma validade jurídica que os assinados à mão, ou seja: este método é 100% reconhecido pela Ley de Firma Digital 25.506. A terminologia adotada pela legislação é “Firma electrónica” e “Firma Digital”.

Uma distinção importante é a feita entre assinatura digital e assinatura eletrônica (simples) em relação ao ônus da prova sobre sua validade:

Assinatura digital: a assinatura digital presume-se válida na Argentina, salvo prova em contrário.
Assinatura eletrônica (simples): caso exista dúvida sobre a identidade do signatário, a prova caberá a quem invocar sua validade.

Ao longo dos anos, a norma foi sendo atualizada para acompanhar o desenvolvimento de diferentes tecnologias aplicáveis ao tema. Algumas outras normas relevantes, além da Ley de Firma Digital 25.506 são:

Código Civil e Comercial (CCC);
Decreto nº 182/2019 conforme suas alterações, que regulamenta a Ley de Firma Digital 25.506;
Decreto nº 892/2017, que regulamenta as assinaturas digitais;
Resolução 946-E/21, que regulamenta os aspectos técnicos relacionados aos prestadores autorizados de serviços de certificação.

Como funciona a assinatura eletrônica no Chile

Desde 2002, as assinaturas eletrônicas são legais no Chile. O uso e suas boas práticas foram aprovados pela Lei nº 19.799, ou Lei de Assinatura Eletrônica (LFE). Esta norma regula o uso de documentos eletrônicos, assinaturas eletrônicas e de qualquer mecanismo responsável por sua certificação.

Em aplicação ao princípio da equivalência dos meios (físicos e eletrônicos), a LFE confere aos acordos celebrados por assinatura eletrônica a mesma validade dos celebrados com assinatura manuscrita.

Além da LFE, outras normas também se aplicam à assinatura eletrônica no Chile, como:

Decreto Supremo nº 181 que aprova o Regulamento da Lei 19.799.
Decreto Supremo nº 83, que aprova regras envolvendo o uso de assinaturas eletrônicas na Administração Pública.
Lei nº 20.217, que altera o Código de Processo Civil e a Lei nº 19.799 sobre documentos eletrônicos, assinatura eletrônica e serviços de certificação dessa assinatura, etc.

A legislação de assinatura eletrônica chilena reconhece os seguintes tipos:

Firma Electrónica Simples (FES): assinatura feita por qualquer processo eletrônico que permita a identificação do titular, como: imagem escaneada da assinatura escrita (assinatura digitalizada); nome do titular ao final do documento de e-mail; impressões digitais e outros;
Firma Electrónica Avanzada (FEA): assinatura validada com certificado digital emitido por prestador de serviços vinculado à Subsecretaria de Economia e Pequenas Empresas.

Apesar da diferenciação, no Chile presume-se válido qualquer um dos dois tipos, salvo em caso de prova em contrário. Como visto no caso argentino, isso não ocorre expressamente em todos os países latino-americanos.

Colômbia

Em 1999, a Lei 527, regulou no contexto colombiano o acesso e utilização de mensagens de dados, o comércio eletrônico e as assinaturas digitais, instituindo também os organismos emissores de certificados e dando outras providências.

Além da Lei 527, algumas outras normas relevantes para compreender a validade jurídica de assinaturas eletrônicas na Colômbia são:

Lei 2069, de 2021
Decreto nº 1789, de 2021, que regulamenta a Lei 2069.

Os requisitos mínimos estabelecidos por estas regras para que a assinatura eletrônica tenha o mesmo efeito da manuscrita são:

Seja de uso exclusivo, e esteja sob controle exclusivo, da pessoa titular
Seja passível de verificação
Esteja vinculado à informação ou à mensagem, de forma que se estas forem alteradas, a assinatura seja invalidada.
Esteja de acordo com as regras das autoridades certificadoras (no caso das assinaturas digitais)

Na Colômbia, são permitidos dois tipos de assinatura eletrônica:

Assinatura Eletrônica Simples: qualquer meio que permita a identificação e associação de uma pessoa como signatária de um documento. Alguns dos meios mais comuns incluem: e-mail; clicar para aceitar termos e condições em páginas de internet, códigos transmitidos por aplicativos de mensagens e outros;
Assinatura Eletrônica Avançada: nesse caso, a assinatura eletrônica é feita com certificado (digital), e o Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (ONAC) é a responsável pela validação dos referidos certificados.

México

Seguindo a tendência dos demais países latino americanos, a legislação mexicana se parece muito com as que você viu até agora quando o assunto é assinatura eletrônica.

Uma das referências normativas do tema é a Lei de Assinatura Eletrônica Avançada, de 2012, mas outras regras aplicáveis estão previstas:

Código Civil Federal;
Código de Comércio;
Norma Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2016, sobre requisitos que devem ser observados para a conservação de mensagens de dados e digitação de documentos.

Já os tipos de assinaturas eletrônicas válidas no México são:

Assinatura Eletrônica Simples: feita a partir do cadastro do signatário por meio de usuário e senha, assim como pelo envio de códigos por SMS ou e-mail, por exemplo.
Assinatura Eletrônica Avançada (digital): é feita usando um certificado digital emitido por autoridade certificadora, devidamente registrada pela Secretaría de Economía y el Banco de México

Peru

No Peru, a Lei de Assinaturas e Certificados Digitais, n º 27.269 confere à assinatura digital a mesma validade da assinatura manuscrita.

Outras regras aplicáveis à assinatura eletrônica no Peru incluem:

Lei 27.291
Decreto Legislativo nº 1.412, Lei do Governo Digital.
Decreto Supremo nº 052-2008-PCM, Regulamento da Lei de Assinaturas e Certificados Digitais.
Decreto Supremo nº 029-2021-PCM, Regulamento da Lei do Governo Digital

Os tipos de assinatura eletrônica válidos no Peru são:

Assinatura Eletrônica (simples): definida pela lei como qualquer símbolo baseado em meios eletrônicos que possa ser utilizado pelas partes como manifestação da intenção de se vincular.
Assinatura Digital: é definida como um tipo de assinatura eletrônica que usa criptografia e um par de chaves únicas e matematicamente correlacionadas para identificar o signatário. Essas chaves estão contidas no certificado digital emitido de acordo com a Infraestrutura Oficial de Firma Electrónica e nos termos indicados pelo Instituto de Defesa da Concorrência e Proteção à Propriedade Intelectual (INDECOPI).

Por fim, no caso da Assinatura Digital, ela deve ainda ter algumas características específicas, como os dados de criação do certificado, além de estar associada ao documento na qual foi inserida de forma que, em caso de modificação posterior, essa alteração seja identificável.

Como implementar a assinatura eletrônica na sua empresa?

1. Mapeie os processos que exigem assinaturas

Antes de escolher uma ferramenta, identifique quais documentos e fluxos de trabalho dependem de assinaturas em seu Departamento jurídico. Esse mapeamento ajuda a definir requisitos e prever ganhos de eficiência.

Para tornar mais fácil o processo, avalie:

Quais contratos e formulários são assinados regularmente?
Quem são os signatários internos e externos?
Como esses documentos são armazenados e gerenciados atualmente?

2. Escolha uma plataforma compatível com suas necessidades

Nem todas as soluções de assinatura eletrônica oferecem o mesmo nível de segurança, conformidade regulatória e integração. Avalie os seguintes critérios ao selecionar uma ferramenta:

Compatibilidade com normas como LGPD, eIDAS, ESIGN Act.
Métodos de autenticação disponíveis (token, biometria, certificado digital).
Integração com os sistemas corporativos já utilizados (CLM, CRM, ERP).
Suporte a diferentes tipos de assinaturas (simples, avançada e qualificada).

3. Integre a assinatura eletrônica aos fluxos de trabalho

A implementação será mais eficiente se a assinatura for incorporada aos processos já existentes. Configure a ferramenta para que os documentos sejam gerados, assinados e arquivados automaticamente, eliminando a necessidade de manuseio manual. Isso reduz erros, acelera a execução de contratos e melhora a rastreabilidade.

4. Treine a equipe

Mudanças tecnológicas enfrentam resistência se não forem bem comunicadas. Por isso, é importante que a equipe e os parceiros estejam preparados e saibam como utilizar a nova ferramenta, conheçam quais os benefícios para a operação, quais as boas práticas e também como acessar e recuperar documentos assinados. Usuários bem treinados reduzem falhas operacionais e aceleram a adoção.

5. Monitore e otimize continuamente

Após a implementação, acompanhe métricas como tempo médio de assinatura, taxa de adesão e eventuais gargalos. Faça ajustes conforme necessário para maximizar a eficiência e garantir que a assinatura eletrônica continue agregando valor ao negócio.

Implementar a assinatura eletrônica de forma estruturada não só reduz burocracia, mas também fortalece governança, segurança jurídica e escalabilidade nos processos documentais da empresa.

Toda a praticidade das assinaturas eletrônicas com o netLex

Como pudemos ver, as assinaturas eletrônicas são meios válidos para firmar acordos em vários países da América Latina. Embora existam algumas diferenças pontuais, a lógica geral dos tipos de assinaturas eletrônicas se mantém nos mencionados ordenamentos jurídicos.

Assinaturas eletrônicas estão inseridas na série de novidades que a transformação digital trouxe para o ciclo de vida dos contratos das empresas. Porém, ao invés de concentrar a inovação só no final deste fluxo, é possível trazer mais tecnologia para toda a gestão dos acordos de uma organização usando um software como o netLex!

netLex Sign: segurança e agilidade em uma jornada unificada na gestão de contratos

O netLex Sign é a assinatura nativa do netLex. Ele nasceu com a proposta de tornar o netLex um CLM que entrega uma jornada de ponta a ponta para o usuário, não sendo necessário contratar um provedor de assinatura externo, possibilitando criar, gerenciar e assinar, de maneira simples e intuitiva, documentos inteiramente pela plataforma.

O nosso objetivo é trazer processos automatizados, para que alguns documentos possam seguir o fluxo sem tanta interferência manual, otimizando a operação dos clientes. Entre os nossos principais diferenciais e vantagens da assinatura eletrônica temos:

Certificado internacional amplamente reconhecido: contamos com uma assinatura eletrônica simples com o mais alto nível de segurança, selando os documentos com uma das melhores certificadoras do mercado e com validade global: Entrust, que conta com padrões mundialmente reconhecidos, incluindo assinatura remota CSC, PKCS 11, e alinhadas com as normas ETSI e CEN para garantir nível muito alto de confiança e ampla interoperabilidade.
Integração com o CLM, você não precisa sair do netLex para outra ferramenta a fim de executar o processo de assinatura de documentos.
Segurança: são usadas camadas de proteção e verificação de identidade que envolvem, por exemplo, IP e geolocalização da assinatura, garantindo a integridade das informações e a sua segurança. Possuímos diversas camadas de proteção e verificação de identidade seguindo o FIPS 140-2, Common Criteria, CAB/Forum e outros padrões internacionais.

Além de automatizar a elaboração dos contratos e construir workflows programados no sistema, o netLex tem integrações nativas com os principais provedores de assinatura eletrônica do mercado e conta com a sua própria funcionalidade nativa de assinatura.

Agora que você já viu que esse é um meio válido para concluir acordos com as empresas parceiras da América Latina, entre em contato com nossos especialistas para entender melhor como trazer todo o poder da tecnologia para a gestão dos seus contratos.